Alle kontorsuiter inkluderer et regneark, men det må være en av de minst brukte applikasjonene av dem alle – ikke minst siden det er langt fra åpenbart hva du kan gjøre med det. Her er altså en startveiledning for alle som ønsker å bruke regnearket til litt bruk.

Vi lager et enkelt husholdningsbudsjett som du kan bruke til å holde oversikt over månedlige inntekter og utgifter. Du kan bruke denne typen ark som grunnlag for å finne ut hvor mye du kan spare på et dyrt kjøp, for eksempel, og det vil introdusere noen grunnleggende regnearkbegreper som du kan bruke på andre ting.

Vi har brukt Excel her, men trinnene skal være mer eller mindre de samme i alle regnearkapplikasjoner.

Trinn 1: Opprett en rad overskrifter

Start regnearkprogrammet og opprett et nytt, tomt ark. Vi begynner med å liste opp typer utgående i kolonnene A og B. Skriv inn følgende i de tilsvarende cellene:

A2: OUTGOINGS

A3: Bills

A8: Bil

A11: Underholdning

A13: Mat & drikke

A15: Diverse

A16: TOTAL

A18: INNTEKT

A20: NET

Trinn 2: Opprett noen kategorier

Gå nå til celle B3 og skriv inn følgende i de tilsvarende cellene:

B3: Lei

B4: Bensin

B5: Elektrisitet

B6: Vannhastigheter

B7: Rådsskatt

B8: Bensin

B9: Forsikring

B10: Veiavgift

B11: TV-lisens

B12: Bredbånd

B13: Dagligvarer

B14: Takeaways

B15: ATM

B18: Lønn

B20: NET

Dette har skapt en enkel liste over utgifter og inntekt, organisert i kategorier – modifiser dem gjerne hvis de ikke passer til dine spesielle forhold.

Trinn 3: Lag kolonneoverskrifter i flere måneder

Til slutt skriver du Jan i celle C2 og fortsetter deretter med Feb, Mar og så videre over resten av den raden til du kommer til N2 for å lage kolonneoverskrifter i 12 måneder.

Trinn 4: Skriv inn tallene i en måned

Nå skal du legge inn noen tall for månedlige utgifter og inntekt, fra og med Jan-kolonnen. Igjen, det er enklere å kopiere tallene våre her, men bruk gjerne dine egne, spesielt hvis du har endret kategoriene i kolonne A og B.

Trinn 5: Legg sammen de totale utgiftene

Nå for å beregne de totale utgiftene. Velg celle C16 og skriv:

= SUM (C3: C15)

… og trykk på returtasten. Dette er kjent som en ‘formel’ i regnearkspråket, og åpningstegnet forteller Excel at det må utføre en beregning ved hjelp av det som følger. sum er den faktiske formelen, og den legger sammen celleområdet i parentes – inkludert C3 til C15, i dette tilfellet.

Trinn 6: Tren ut inntekt minus utgifter

Skriv inn inntekten din i celle C18, og nå kan vi finne ut hvor mye penger som er igjen på slutten av måneden. Dette er en mye enklere formel som bare trekker de totale utgiftene fra inntekten, så skriv følgende inn i celle C20:

= C18-C16

Trinn 7: Kopier en måneds tall

I stedet for å skrive inn flere figurer i kolonnene Feb (D) til Dec (N), er det enklere å kopiere og lime inn Jan (C) kolonne. Klikk celle C3 og dra musen ned til celle C20 for å velge alle figurene. Trykk på Ctrl + C hurtigtast for Kopi. Det valgte celleområdet vil nå bli uthevet med en blinkende prikket disposisjon.

Trinn 8: Lim inn figurene til resten av arket

Nå for å velge celleområdet du vil lime Jan-kolonnen til. Velg celle D3, og dra, som før, musen til celle N20. Trykk nå på hurtigtasten + for å lime inn cellene som ble kopiert i trinn 7.

Excel vil bruke litt intelligens her for å lime inn cellene og oppdatere eventuelle formler for å holde dem konsistente. I vårt eksempel har vi deretter lagt til kvartalsvise gass- og strømbetalinger i kolonnene Mar, Jun, Sep og Dec.

Trinn 9 : Endre den månedlige NET-formelen

Det eneste problemet nå er at formlene i rad 20 (NET) ikke tar i forhold til forrige måneds saldo, så vi må gjøre en mindre endring. Velg celle D20 og skriv:

= D18-D16 + C20

Dette vil erstatte det eksisterende innholdet i cellen og vil legge til NET-tallet for Jan til NET-tallet for februar. Du kan nå kopiere celle D20 og lime den inn i celler E20 til N20, ved å bruke samme teknikk som trinn 8.

Trinn 10: Formater arket

Det siste trinnet er å formatere regnearket for å gjøre det mer forståelig. I eksemplet vårt har vi gjort rad (rad 2) og kolonne (A og B) overskrift fet, sammen med radene for TOTAL, INNTEKST og NETT. Vi har også brukt litt farge og justering, og formatert alle figurene som valuta (£ engelsk).

Vi lar deg finne ut hvordan du gjør dette – du trenger bare å velge celleområdet du vil formatere og bruke formateringsalternativene i kategorien Hjem, hvis du bruker Excel. Du må kanskje også justere kolonnebreddene slik at innholdet passer – bare dra skillelinjen mellom hver kolonneoverskrift (A, B og så videre) for å gjøre dette.

Hold deg trygg online med våre bredbåndsutstyr : Beskytt datamaskinen mot virus og hold filene og bildene dine trygge

Ikke hos oss? Sjekk ut våre bredbåndstilbud