Todas las suites de oficina incluyen una hoja de cálculo, pero debe ser una de las aplicaciones menos utilizadas de todas, sobre todo porque está lejos de ser obvia qué puedes hacer con él. A continuación, presentamos una guía de introducción para cualquier persona que desee utilizar su hoja de cálculo.
Estamos creando un presupuesto familiar sencillo que puede utilizar para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos mensuales. Puede usar este tipo de hoja como base para calcular cuánto puede ahorrar en una compra costosa, por ejemplo, y le presentará algunos conceptos básicos de hoja de cálculo que puede aplicar a otras cosas.
Hemos usado Excel aquí, pero los pasos deberían ser más o menos los mismos en cualquier aplicación de hoja de cálculo.
Paso 1: Cree una fila encabezados
Inicie su aplicación de hoja de cálculo y cree una nueva hoja en blanco. Comenzaremos por enumerar los tipos de salidas en las columnas A y B. Escriba lo siguiente en las celdas correspondientes:
A2: SALIDAS
A3: Facturas
A8: Coche
A11: Entretenimiento
A13: Comida & bebida
A15: Varios
A16: TOTAL
A18: INGRESOS
A20: NET
Paso 2: Cree algunas categorías
Ahora vaya a la celda B3 y escriba lo siguiente en las celdas correspondientes:
B3: Rent
B4: Gas
B5: Electricidad
B6: Tarifas de agua
B7: Impuesto municipal
B8: Gasolina
B9: Seguro
B10: Impuesto de circulación
B11: Licencia de televisión
B12: Banda ancha
B13: Comestibles
B14: Para llevar
B15: ATM
B18: Salario
B20: NET
Esto ha creado una lista simple de gastos e ingresos, organizados en categorías. Siéntase libre de modificarlos si no se adaptan a sus circunstancias particulares.
Paso 3: cree encabezados de columna durante meses
Por último, escriba Jan en la celda C2 y luego continúe con Feb, Mar y así sucesivamente en el resto de esa fila hasta llegar a N2 para crear encabezados de columna durante 12 meses.
Paso 4: Ingrese las cifras para un mes
Ahora ingrese algunas cifras de gastos e ingresos mensuales, comenzando con la columna de enero. Nuevamente, es más sencillo copiar nuestras cifras aquí, pero siéntase libre de usar las suyas propias, especialmente si ha modificado las categorías en las columnas A y B.
Paso 5: Sume los gastos totales
Ahora calculamos el gasto total. Seleccione la celda C16 y escriba:
= SUM (C3: C15)
… y presione la tecla Retorno. Esto se conoce como una «fórmula» en el lenguaje de la hoja de cálculo y el signo = de apertura le dice a Excel que necesita realizar un cálculo usando lo que sigue. sum es la fórmula real y suma el rango de celdas entre corchetes – C3 a C15, inclusive, en este caso.
Paso 6: Calcule los ingresos menos los gastos
Ingrese sus ingresos en la celda C18 y ahora podemos calcular cuánto dinero queda al final del mes. Esta es una fórmula mucho más simple que simplemente resta los gastos totales de los ingresos, así que escriba lo siguiente en la celda C20:
= C18-C16
Paso 7: Copie las cifras de un mes
En lugar de escribir más cifras en las columnas Feb (D) a Dec (N), es más sencillo copiar y pegar Columna de enero (C). Haga clic en la celda C3 y arrastre el mouse hacia abajo hasta la celda C20 para seleccionar todas las figuras. Presione el atajo de teclado Ctrl + C para Copiar. El rango de celdas seleccionado ahora se resaltará con un contorno punteado intermitente.
Paso 8: Pegue las figuras en el resto de la hoja
Ahora para seleccionar el rango de celdas para pegar la columna de enero. Seleccione la celda D3 y, como antes, arrastre el mouse a la celda N20. Ahora presione el atajo de teclado + para pegar las celdas copiadas en el Paso 7.
Excel aplicará un poco de inteligencia aquí para pegar las celdas y actualizar las fórmulas para mantenerlas consistentes. En nuestro ejemplo, agregamos los pagos trimestrales de gas y electricidad en las columnas de marzo, junio, septiembre y diciembre.
Paso 9 : Modifique la fórmula NET mensual
El único problema ahora es que las fórmulas en la fila 20 (NET) no aceptan en cuenta el saldo del mes anterior, por lo que tendremos que hacer un pequeño cambio. Seleccione la celda D20 y escriba:
= D18-D16 + C20
Esto reemplazará el contenido existente de la celda y agregará la cifra NET de Jan a la cifra NET de Feb. Ahora puede copiar la celda D20 y pegarla en las celdas E20 a N20, utilizando la misma técnica que en el Paso 8.
Paso 10: Formatee la hoja
El último paso es formatear la hoja de cálculo para que sea más comprensible. En nuestro ejemplo, hemos puesto en negrita los encabezados de las filas (Fila 2) y las columnas (A y B), junto con las filas para TOTAL, INGRESO y NETO. También aplicamos algo de color y alineación, y formateamos todas las cifras como Moneda (£ en inglés).
Lo dejaremos para que descubra cómo hacer esto; solo necesita seleccionar los rangos de celdas desea formatear y usar las opciones de formato en la pestaña Inicio, si está usando Excel. Es posible que también deba ajustar el ancho de las columnas para que el contenido se ajuste; simplemente arrastre la línea divisoria entre el encabezado de cada columna (A, B, etc.) para hacerlo.
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