Tutte le suite per ufficio includono un foglio di calcolo, ma deve essere una delle applicazioni meno utilizzate di tutte, anche perché è tutt’altro che ovvio cosa puoi fare con esso. Ecco quindi una guida introduttiva per chiunque desideri utilizzare il proprio foglio di lavoro.
Stiamo creando un semplice budget familiare che puoi utilizzare per tenere traccia delle entrate e delle uscite mensili. Puoi utilizzare questo tipo di foglio come base per calcolare quanto puoi risparmiare per un acquisto costoso, ad esempio, e introdurrà alcuni concetti di base del foglio di lavoro che puoi applicare ad altre cose.
Abbiamo utilizzato Excel qui, ma i passaggi dovrebbero essere più o meno gli stessi in qualsiasi applicazione per fogli di calcolo.
Passaggio 1: crea qualche riga intestazioni
Avvia l’applicazione per fogli di lavoro e crea un nuovo foglio bianco. Inizieremo elencando i tipi di uscita nelle colonne A e B. Digita quanto segue nelle celle corrispondenti:
A2: USCITE
A3: Fatture
A8: Auto
A11: Intrattenimento
A13: Cibo & bevande
A15: Varie
A16: TOTALE
A18: REDDITO
A20: NETTO
Passaggio 2: creare alcune categorie
Ora spostati nella cella B3 e digita quanto segue nelle celle corrispondenti:
B3: Affitto
B4: Gas
B5: Elettricità
B6: Tariffe dell’acqua
B7: Tasse comunali
B8: Benzina
B9: assicurazione
B10: tassa di circolazione
B11: licenza TV
B12: banda larga
B13: generi alimentari
B14: Takeaway
B15: ATM
B18: Stipendio
B20: NET
Questo ha creato un semplice elenco di spese e reddito, organizzati in categorie: sentiti libero di modificarli se non si adattano alle tue circostanze particolari.
Passaggio 3: crea intestazioni di colonna per mesi
Infine, digita Jan nella cella C2 e poi continua con Feb, Mar e così via per il resto della riga fino ad arrivare a N2 per creare intestazioni di colonna per 12 mesi.
Passaggio 4: inserisci le cifre per un mese
Ora inseriamo alcune cifre per le uscite mensili e il reddito, iniziando dalla colonna gennaio. Anche in questo caso, è più semplice copiare le nostre cifre qui, ma sentiti libero di usare le tue, soprattutto se hai modificato le categorie nelle colonne A e B.
Passaggio 5: somma le spese totali
Ora per calcolare la spesa totale. Seleziona la cella C16 e digita:
= SUM (C3: C15)
… e premi il tasto Invio. Questa è nota come “formula” nel gergo dei fogli di calcolo e il segno di apertura = indica a Excel che deve eseguire un calcolo utilizzando quanto segue. sum è la formula effettiva e somma l’intervallo di celle tra parentesi: da C3 a C15, inclusi, in questo caso.
Passaggio 6: Calcola il reddito meno le uscite
Inserisci il tuo reddito nella cella C18 e ora possiamo calcolare quanti soldi sono rimasti alla fine del mese. Questa è una formula molto più semplice che sottrae semplicemente le uscite totali dal reddito, quindi digita quanto segue nella cella C20:
= C18-C16
Passaggio 7: copia le cifre di un mese
Invece di digitare più cifre nelle colonne da febbraio (D) a dicembre (N), è più semplice copiare e incollare il Colonna Jan (C). Fare clic sulla cella C3 e trascinare il mouse verso il basso sulla cella C20 per selezionare tutte le figure. Premi la scorciatoia da tastiera Ctrl + C per Copia. L’intervallo di celle selezionato verrà ora evidenziato con un contorno tratteggiato lampeggiante.
Passaggio 8: incolla le cifre sul resto del foglio
Ora per selezionare l’intervallo di celle in cui incollare la colonna Jan. Seleziona la cella D3 e, proprio come prima, trascina il mouse sulla cella N20. Ora premi la scorciatoia da tastiera + per incollare le celle copiate nel passaggio 7.
Excel applicherà un po ‘di intelligenza qui per incollare le celle e aggiornare eventuali formule per mantenerle coerenti. Nel nostro esempio, abbiamo quindi aggiunto i pagamenti trimestrali di gas ed elettricità nelle colonne di marzo, giugno, settembre e dicembre.
Passaggio 9 : Modifica la formula NET mensile
L’unico problema ora è che le formule nella riga 20 (NET) non accettano tenendo conto del saldo del mese precedente, quindi dovremo apportare una piccola modifica. Seleziona la cella D20 e digita:
= D18-D16 + C20
Questo sostituirà il contenuto esistente della cella e aggiungerà la cifra NET per gennaio alla cifra NET per febbraio. Ora puoi copiare la cella D20 e incollarla nelle celle da E20 a N20, utilizzando la stessa tecnica del passaggio 8.
Passaggio 10: formatta il foglio
Il passaggio finale è formattare il foglio di lavoro per renderlo più comprensibile. Nel nostro esempio, abbiamo reso in grassetto le intestazioni di riga (Riga 2) e colonna (A e B), insieme alle righe per TOTALE, REDDITO e NETTO. Abbiamo anche applicato un po ‘di colore e allineamento e formattato tutte le cifre come Valuta (£ Inglese).
Ti lasceremo a capire come farlo: devi solo selezionare gli intervalli di celle si desidera formattare e utilizzare le opzioni di formattazione nella scheda Home, se si utilizza Excel. Potrebbe anche essere necessario regolare la larghezza delle colonne in modo che i contenuti si adattino: basta trascinare la linea di divisione tra ciascuna intestazione di colonna (A, B e così via) per farlo.
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