Alla kontorssviter innehåller ett kalkylark, men det måste vara en av de minst använda applikationerna av dem alla – inte minst eftersom det är långt ifrån uppenbart vad du kan göra med det. Här är alltså en startguide för alla som vill använda sitt kalkylark.
Vi skapar en enkel hushållsbudget som du kan använda för att hålla reda på månadsinkomster och utgifter. Du kan använda denna typ av ark som bas för att ta reda på hur mycket du kan spara till ett dyrt köp, till exempel, och det kommer att introducera några grundläggande kalkylarkoncept som du kan använda på andra saker.
Vi har använt Excel här, men stegen ska vara mer eller mindre desamma i alla kalkylprogram.
Steg 1: Skapa en rad rubriker
Starta din kalkylapplikation och skapa ett nytt, tomt ark. Vi börjar med att lista typer av utgående i kolumnerna A och B. Skriv in följande i motsvarande celler:
A2: UTGÅNGAR
A3: Räkningar
A8: Bil
A11: Underhållning
A13: Mat & drink
A15: Diverse
A16: TOTAL
A18: INKOMST
A20: NET
Steg 2: Skapa några kategorier
Flytta nu till cell B3 och skriv följande i motsvarande celler:
B3: Hyra
B4: Gas
B5: El
B6: Vattenhastigheter
B7: Rådsskatt
B8: Bensin
B9: Försäkring
B10: Vägskatt
B11: TV-licens
B12: Bredband
B13: Livsmedel
B14: Takeaways
B15: ATM
B18: Lön
B20: NET
Detta har skapat en enkel lista över utgående och inkomster, organiserade i kategorier – ändra dem gärna om de inte passar dina speciella omständigheter.
Steg 3: Skapa kolumnrubriker i månader
Skriv slutligen Jan i cell C2 och fortsätt sedan med Feb, Mar och så vidare över resten av den raden tills du kommer till N2 för att skapa kolumnrubriker i 12 månader.
Steg 4: Ange siffrorna för en månad
För att ange några siffror för månatliga utgifter och inkomster, med början i kolumnen Jan. Återigen är det enklare att kopiera våra siffror här, men använd gärna dina egna, särskilt om du har ändrat kategorierna i kolumnerna A och B.
Steg 5: Lägg samman de totala utgifterna
Nu för att räkna ut de totala utgifterna. Välj cell C16 och skriv:
= SUM (C3: C15)
… och tryck på Retur-tangenten. Detta är känt som en ”formel” i kalkylbladsspråket och öppning = -tecknet säger till Excel att det måste göra en beräkning med hjälp av följande. summan är den faktiska formeln och den lägger samman cellintervallet inom parentes – C3 till C15 inklusive, i detta fall.
Steg 6: Träna inkomst minus utgifter
Ange din inkomst i cell C18 och nu kan vi räkna ut hur mycket pengar som finns kvar i slutet av månaden. Detta är en mycket enklare formel som bara subtraherar de totala utgifterna från inkomsten, så skriv följande i cell C20:
= C18-C16
Steg 7: Kopiera en månads siffror
I stället för att skriva fler siffror i kolumnerna Feb (D) till Dec (N) är det enklare att kopiera och klistra in Jan (C) kolumn. Klicka på cell C3 och dra ner musen till cell C20 för att markera alla siffror. Tryck på Ctrl + C-tangentbordsgenvägen för Copy. Det valda cellområdet markeras nu med en blinkande prickad kontur.
Steg 8: Klistra in siffrorna till resten av arket
Välj nu det cellintervall som du vill klistra in Jan-kolumnen till. Välj cell D3 och dra precis som tidigare musen till cell N20. Tryck nu på tangentbordsgenvägen + för att klistra in cellerna som kopierades i steg 7.
Excel tillämpar lite intelligens här för att klistra in cellerna och uppdatera alla formler för att hålla dem konsekventa. I vårt exempel har vi sedan lagt till kvartalsvisa gas- och elbetalningar i kolumnerna Mar, Jun, Sep och Dec.
Steg 9 : Ändra den månatliga NET-formeln
Det enda problemet nu är att formlerna i rad 20 (NET) inte tar med hänsyn till föregående månads saldo, så vi måste göra en mindre förändring. Välj cell D20 och skriv:
= D18-D16 + C20
Detta kommer att ersätta det befintliga innehållet i cellen och lägger till NET-siffran för Jan till NET-siffran för februari. Du kan nu kopiera cell D20 och klistra in den i cellerna E20 till N20 med samma teknik som steg 8.
Steg 10: Formatera arket
Det sista steget är att formatera kalkylarket så att det blir mer förståelig. I vårt exempel har vi gjort raden (rad 2) och kolumnen (A och B) fet, tillsammans med raderna för TOTALT, INKOMST och NETT. Vi har också använt lite färg och justering och formaterat alla siffror som valuta (£ engelska).
Vi låter dig ta reda på hur du gör detta – du behöver bara välja cellernas intervall du vill formatera och använda formateringsalternativen på fliken Hem om du använder Excel. Du kan också behöva justera kolumnbredden så att innehållet passar – dra bara skiljelinjen mellan varje kolumnrubrik (A, B och så vidare) för att göra detta.
Håll dig säker online med våra bredbandstillbehör : Skydda din dator från virus och håll dina filer och foton säkra
Inte hos oss? Kolla in våra bredbandsavtal
