Alle kantoorsuites bevatten een spreadsheet, maar het moet een van de minst gebruikte applicaties zijn – niet in de laatste plaats omdat het verre van voor de hand liggend is wat je ermee kunt doen. Hier is dus een handleiding om aan de slag te gaan voor iedereen die zijn spreadsheet wil gebruiken.

We maken een eenvoudig huishoudbudget dat u kunt gebruiken om het maandelijks inkomen en de uitgaven bij te houden. U kunt dit soort blad gebruiken als basis om uit te rekenen hoeveel u bijvoorbeeld kunt besparen op een dure aankoop, en het zal enkele basisconcepten voor spreadsheets introduceren die u op andere dingen kunt toepassen.

We hebben Excel hier gebruikt, maar de stappen zouden min of meer hetzelfde moeten zijn in elke spreadsheet-applicatie.

Stap 1: Maak een rij headings

Start uw spreadsheet-applicatie en maak een nieuw, leeg blad. We beginnen met een opsomming van soorten uitgaande berichten in de kolommen A en B. Typ het volgende in de overeenkomstige cellen:

A2: UITGAVEN

A3: Facturen

A8: auto

A11: entertainment

A13: eten & drankje

A15: diversen

A16: TOTAAL

A18: INKOMEN

A20: NET

Stap 2: Maak een aantal categorieën

Ga nu naar cel B3 en typ het volgende in de corresponderende cellen:

B3: Huur

B4: Gas

B5: elektriciteit

B6: watertarieven

B7: gemeentebelasting

B8: benzine

B9: verzekering

B10: wegenbelasting

B11: tv-vergunning

B12: breedband

B13: boodschappen

B14: Afhaalrestaurants

B15: Geldautomaat

B18: Salaris

B20: NET

Hierdoor is een eenvoudige lijst van uitgaven ontstaan en inkomen, ingedeeld in categorieën – voel je vrij om ze aan te passen als ze niet passen bij jouw specifieke omstandigheden.

Stap 3: maak kolomkoppen voor maanden

Typ tenslotte Jan in cel C2 en ga dan verder met Feb, Mar enzovoort in de rest van die rij totdat je bij N2 komt om 12 maanden kolomkoppen te maken.

Stap 4: Voer de cijfers voor een maand in

Voer nu enkele cijfers in voor maandelijkse uitgaven en inkomsten, te beginnen met de kolom Jan. Nogmaals, het is eenvoudiger om onze cijfers hier te kopiëren, maar voel je vrij om je eigen cijfers te gebruiken, vooral als je de categorieën in de kolommen A en B hebt aangepast.

Stap 5: tel de totale uitgaven bij elkaar

Nu om de totale uitgaven te berekenen. Selecteer cel C16 en typ:

= SUM (C3: C15)

… en druk op de Return-toets. Dit staat bekend als een ‘formule’ in spreadsheet-taalgebruik en het opening = -teken vertelt Excel dat het een berekening moet uitvoeren met behulp van het volgende. som is de eigenlijke formule en het telt het celbereik tussen haakjes op – in dit geval C3 tot en met C15.

Stap 6: Bereken inkomen minus uitgaven

Voer uw inkomen in cel C18 in en nu kunnen we berekenen hoeveel geld er nog over is aan het einde van de maand. Dit is een veel eenvoudigere formule die alleen de totale uitgaven aftrekt van het inkomen, dus typ het volgende in cel C20:

= C18-C16

Stap 7: Kopieer de cijfers van een maand

In plaats van meer cijfers in de kolommen Feb (D) tot Dec (N) te typen, is het eenvoudiger om de Jan (C) kolom. Klik op cel C3 en sleep de muis naar cel C20 om alle cijfers te selecteren. Druk op de sneltoets Ctrl + C voor kopiëren. Het geselecteerde celbereik wordt nu gemarkeerd met een knipperende stippellijn.

Stap 8: plak de figuren op de rest van het blad

Selecteer nu het celbereik waarin u de kolom Jan wilt plakken. Selecteer cel D3 en sleep, net als voorheen, de muis naar cel N20. Druk nu op de sneltoets + om de cellen te plakken die in stap 7 zijn gekopieerd.

Excel zal hier een beetje intelligentie toepassen om de cellen te plakken en eventuele formules bij te werken om ze consistent te houden. In ons voorbeeld hebben we vervolgens driemaandelijkse gas- en elektriciteitsbetalingen toegevoegd in de kolommen maart, juni, september en december.

Stap 9 : Wijzig de maandelijkse NET-formule

Het enige probleem is nu dat de formules in rij 20 (NET) niet rekening houden met het saldo van de vorige maand, dus we moeten een kleine wijziging aanbrengen. Selecteer cel D20 en typ:

= D18-D16 + C20

Dit vervangt de bestaande inhoud van de cel en voegt het NET-cijfer voor Jan toe aan het NET-cijfer voor februari. U kunt nu cel D20 kopiëren en in de cellen E20 tot N20 plakken, met dezelfde techniek als in stap 8.

Stap 10: Formatteer het blad

De laatste stap is het formatteren van het spreadsheet om het te maken begrijpelijker. In ons voorbeeld hebben we de rij- (rij 2) en kolomkoppen (A en B) vetgedrukt gemaakt, samen met de rijen voor TOTAL, INCOME en NET. We hebben ook wat kleur en uitlijning toegepast, en alle cijfers opgemaakt als valuta (£ Engels).

We laten je uitzoeken hoe je dit moet doen – je hoeft alleen maar het celbereik te selecteren u de opmaakopties op het tabblad Start wilt opmaken en gebruiken als u Excel gebruikt. Mogelijk moet u ook de kolombreedte aanpassen zodat de inhoud past – sleep hiervoor gewoon de scheidingslijn tussen elke kolomkop (A, B enzovoort).

Blijf online veilig met onze breedband-extra’s : Bescherm uw computer tegen virussen en bewaar uw bestanden en foto’s veilig

Niet bij ons? Bekijk onze breedbandaanbiedingen