Je hebt het verpest. Nu is het tijd om het te bezitten. Weten hoe je je moet verontschuldigen is een cruciale vaardigheid in het leven en in je carrière. Maar als je een verontschuldigingsbrief schrijft en een permanent verslag maakt van een gebeurtenis en je reactie erop, is het des te belangrijker dat je het goed doet.
Waarom is het zo moeilijk om een verontschuldigingsbrief te schrijven?
Excuses aanbieden is een kunstvorm die weinigen van ons lijken te beheersen. We willen onze fouten niet toegeven, omdat we denken dat het maken van fouten een slechte weerslag heeft op ons karakter. Maar de waarheid is dat het niet erg is om je niet te verontschuldigen of een zwakke niet-verontschuldiging aan te bieden.
Er zijn een paar redenen waarom je met verontschuldigingen worstelt:
- Je gaat ervan uit dat fouten maken betekent dat je een slecht persoon bent. Als je je schaamt, vind je het moeilijk om te erkennen dat de ene fout niet reflecteert op je karakter als geheel.
- Je wordt defensief. Niemand wil zich schamen. Maar een verdediging is geen verontschuldiging.
- Je maakt je zorgen dat je alle verantwoordelijkheid moet dragen, of dat je de sluisdeur opent voor meer beschuldigingen. Het kan natuurlijk gebeuren. Maar als je je niet verontschuldigt, ontstaat er na verloop van tijd wrok en dat is giftig voor persoonlijke en werkomgevingen.
Het goede nieuws is dat wanneer je je excuses op schrift stelt, je de luxe hebt om je gedachten bij te werken en te wijzigen, zodat ze precies zeggen wat je wilt overbrengen.
De elementen van een goede verontschuldigingsbrief
Sorry lijkt het moeilijkste woord, maar als je deze stappen in het verontschuldigingsproces onder de knie kunt krijgen, zul je zeker een goede indruk maken. Deze richtlijnen zijn van toepassing, ongeacht of je je excuses aanbiedt voor een persoonlijke fout, of je excuses aanbiedt namens een team of bedrijf.
- Zeg dat het je spijt. Niet: “Het spijt me, maar ….” Gewoon ol ’” Het spijt me. “
- Wees zelf de fout. Het is belangrijk om de benadeelde persoon te laten zien dat u bereid bent de verantwoordelijkheid voor uw daden te nemen.
- Beschrijf wat er is gebeurd. De benadeelde persoon moet weten dat u begrijpt wat er is gebeurd en waarom het hen pijn deed. Zorg ervoor dat u gefocust blijft op uw rol in plaats van de schuld af te wenden.
- Maak een plan. Laat de benadeelde persoon weten hoe u van plan bent de situatie op te lossen.
- Geef toe dat u ongelijk had. Er is een groot persoon voor nodig om te erkennen dat hij ongelijk heeft. Maar je hebt jezelf er al aan herinnerd dat je een groot persoon bent. Je hebt dit.
- Vraag om vergeving. Een beetje kwetsbaarheid bewijst in grote mate dat je meent wat je zegt.
– Als je wilt weten hoe je je moet verontschuldigen, doe dit dan eerst …
Het is zo gemakkelijk (en zo moeilijk) als dat. Geen minimalisering, geen verschuivende schuld, geen verdediging. Laten we nu eens kijken naar enkele voorbeelden van verontschuldigingsbrieven die deze indeling volgen.
Voorbeelden van verontschuldigingsbrieven
Voordat u begint met schrijven, zijn er een paar tips die u in gedachten moet houden. Houd eerst uw brief kort en bondig. Loop niet verder over wat er is gebeurd – distilleer het tot de essentie. Overdrijf ook niet. Het is niet nodig om op je zwaard te vallen. Maar houd uw taalgebruik respectvol, oprecht en professioneel.
De verontschuldiging van derden
Als u leiding geeft aan een werknemer die een fout heeft gemaakt en merkt dat u zich verontschuldigt bij een klant of cliënt, het is belangrijk dat u de verantwoordelijkheid neemt zonder alle schuld op de werknemer te schuiven. Wat uw medewerkers doen, weerspiegelt tenslotte uw leiderschap.
Namens ABC Office Equipment bied ik onze oprechte excuses aan voor de slechte ervaring die u had met onze verkoop medewerker, James. Ik begrijp dat James onprofessionele opmerkingen maakte toen je onze winkel bezocht om te informeren naar een nieuw kopieerapparaat. U kwam bij ons op zoek naar informatie en werd in plaats daarvan onderworpen aan een opdringerige verkoper.
Bij ABC is het ons doel u te helpen een weloverwogen aankoopbeslissing te nemen zonder agressieve verkooptactieken. James is een nieuwe werknemer die ik heb getraind. Ik neem de volledige verantwoordelijkheid voor zijn gedrag. Hij heeft een schriftelijke berisping ontvangen en zal een van onze senior verkoopmedewerkers volgen totdat hij een beter begrip heeft van de benadering van de klantenservice van ABC Office Equipment.
Ik ben dankbaar dat u dit probleem aan mij hebt voorgelegd. aandacht en ik vraag uw vergeving. We willen graag uw bedrijf verdienen. Ik heb een tegoedbon bijgevoegd voor 20 procent korting op je volgende aankoop in onze winkel als bedankje, mocht je besluiten ons een tweede kans te geven. We hopen je snel weer te zien!
Met vriendelijke groet,
Jennifer Smith Equipment Sales Manager
The Personal Apology Letter
Soms moet je iets toegeven dat je hebt gedaan waardoor een ander gekwetst of ongemakkelijk is. We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Hou het simpel. Verzin geen excuses.Laat zien dat je probeert te verbeteren.
Het spijt me dat ik gistermiddag niet op tijd arriveerde om je op te halen van het vliegveld. Ik heb geen excuus om je te laten wachten en me af te vragen wanneer je rit zou komen.
Het is belangrijk voor mij om mensen niet in de steek te laten als ze afhankelijk zijn van mij. De volgende keer zal ik beter gebruik maken van agendameldingen, dus ik zal er zeker van zijn dat ik ruim op tijd vertrek om aan te komen zoals gepland, of zelfs eerder dan gepland.
Ik vraag u nederig om vergeving. Ik hoop dat mijn fout u er niet van weerhoudt om in de toekomst mijn hulp in te roepen. Ik ben altijd graag van dienst.
Met vriendelijke groet,
Jillian
The Mass Apology
Het is gruwelijk om over na te denken, maar soms maak je een groep mensen van streek in plaats van slechts één persoon. Zoals bij alle verontschuldigingsbrieven, is het belangrijk om niet te zeggen: “Het spijt me als iemand zich beledigd voelt.” (Dat is hetzelfde als zeggen: “Het is jammer dat sommigen van jullie niet weten hoe ze met mijn persoonlijkheid moeten omgaan.”) Zeg in plaats daarvan: “Het spijt me dat ik iemand heb beledigd.”
Ik ben jullie allemaal een verontschuldiging verschuldigd. Toen ik mijn kostuum plande voor onze jaarlijkse Halloween-bash van ons bedrijf, dacht ik duidelijk niet na. Ik realiseer me nu dat wat ik droeg aanstootgevend was voor sommigen van jullie, evenals voor jullie gezinnen.
Het was nooit mijn bedoeling om iemand leed te bezorgen. Als ik terugkijk, kan ik echter duidelijk zien dat ik niet goed heb nagedacht voordat ik besloot wat ik aan zou trekken. De volgende keer zal ik weeg mijn verwrongen gevoel voor humor af tegen mijn gevoel voor fatsoen en kies iets dat niet controversieel is.
Ik hoop dat je me vergeeft dat ik je ongemakkelijk heb gemaakt. Accepteer de cupcakes in de kantine als een oprecht vredesaanbod.
Met vriendelijke groet,
Jamie
