Toutes les suites bureautiques incluent une feuille de calcul, mais ce doit être l’une des applications les moins utilisées de toutes, d’autant plus que c’est loin d’être évident ce que vous pouvez en faire. Voici donc un guide de démarrage destiné à tous ceux qui souhaitent utiliser leur feuille de calcul.

Nous créons un budget familial simple que vous pouvez utiliser pour suivre les revenus mensuels et les dépenses. Vous pouvez utiliser ce type de feuille comme base pour déterminer combien vous pouvez économiser pour un achat coûteux, par exemple, et cela introduira quelques concepts de base de feuille de calcul que vous pouvez appliquer à d’autres choses.

Nous avons utilisé Excel ici, mais les étapes devraient être plus ou moins les mêmes dans n’importe quelle application de feuille de calcul.

Étape 1: Créer une ligne headings

Lancez votre application de feuille de calcul et créez une nouvelle feuille vierge. Nous allons commencer par lister les types de sorties dans les colonnes A et B. Tapez ce qui suit dans les cellules correspondantes:

A2: OUTGOINGS

A3: Bills

A8: Voiture

A11: Divertissement

A13: Nourriture & boisson

A15: Divers

A16: TOTAL

A18: REVENUS

A20: NET

Étape 2: Créer des catégories

Passez maintenant à la cellule B3 et tapez ce qui suit dans les cellules correspondantes:

B3: Louer

B4: Gaz

B5: Électricité

B6: Tarifs de l’eau

B7: Taxe d’habitation

B8: Essence

B9: Assurances

B10: Taxe routière

B11: Licence TV

B12: Haut débit

B13: Epicerie

B14: À emporter

B15: ATM

B18: Salaire

B20: NET

Cela a créé une simple liste de sorties et revenus, organisés en catégories – n’hésitez pas à les modifier s’ils ne correspondent pas à votre situation particulière.

Étape 3: Créez des en-têtes de colonne pour les mois

Enfin, saisissez Jan dans la cellule C2, puis continuez avec février, mars et ainsi de suite sur le reste de cette ligne jusqu’à ce que vous arriviez à N2 pour créer des en-têtes de colonne pendant 12 mois.

Étape 4: Saisissez les chiffres pour un mois

Maintenant, pour saisir quelques chiffres pour les dépenses mensuelles et les revenus, en commençant par la colonne Jan. Encore une fois, il est plus simple de copier nos chiffres ici, mais n’hésitez pas à utiliser les vôtres, en particulier si vous avez modifié les catégories des colonnes A et B.

Étape 5: Additionnez le total des dépenses

Maintenant, pour calculer les dépenses totales. Sélectionnez la cellule C16 et tapez:

= SUM (C3: C15)

… et appuyez sur la touche Retour. C’est ce qu’on appelle une «formule» dans le langage des feuilles de calcul et le signe d’ouverture = indique à Excel qu’il doit effectuer un calcul en utilisant ce qui suit. sum est la formule réelle et ajoute la plage de cellules entre crochets – C3 à C15, inclus, dans ce cas.

Étape 6: Calculez le revenu moins les dépenses

Entrez votre revenu dans la cellule C18 et nous pouvons maintenant calculer le montant restant à la fin du mois. Il s’agit d’une formule beaucoup plus simple qui soustrait simplement les dépenses totales du revenu, alors tapez ce qui suit dans la cellule C20:

= C18-C16

Étape 7: Copiez les chiffres d’un mois

Plutôt que de taper plus de chiffres dans les colonnes de février (D) à décembre (N), il est plus simple de copier et coller le Colonne Jan (C). Cliquez sur la cellule C3 et faites glisser la souris vers la cellule C20 pour sélectionner toutes les figures. Appuyez sur le raccourci clavier Ctrl + C pour Copier. La plage de cellules sélectionnée sera maintenant mise en surbrillance avec un contour en pointillé clignotant.

Étape 8: Collez les chiffres sur le reste de la feuille

Sélectionnez maintenant la plage de cellules dans laquelle coller la colonne Jan. Sélectionnez la cellule D3 et, comme précédemment, faites glisser la souris vers la cellule N20. Maintenant, appuyez sur le raccourci clavier + pour coller les cellules copiées à l’étape 7.

Excel appliquera un peu d’intelligence ici pour coller les cellules et mettre à jour toutes les formules pour les garder cohérentes. Dans notre exemple, nous avons ensuite ajouté les paiements trimestriels de gaz et d’électricité dans les colonnes de mars, juin, septembre et décembre.

Étape 9 : Modifiez la formule NET mensuelle

Le seul problème maintenant est que les formules de la ligne 20 (NET) ne prennent pas en tenant compte du solde du mois précédent, nous devrons donc apporter une modification mineure. Sélectionnez la cellule D20 et tapez:

= D18-D16 + C20

Cela remplacera le contenu existant de la cellule et ajoutera le chiffre NET pour janvier au chiffre NET pour février. Vous pouvez maintenant copier la cellule D20 et la coller dans les cellules E20 à N20, en utilisant la même technique qu’à l’étape 8.

Étape 10: Formater la feuille

La dernière étape consiste à formater la feuille de calcul pour la faire plus compréhensible. Dans notre exemple, nous avons mis en gras les en-têtes de ligne (ligne 2) et de colonne (A et B), ainsi que les lignes pour TOTAL, INCOME et NET. Nous avons également appliqué de la couleur et de l’alignement, et formaté tous les chiffres en devise (£ anglais).

Nous vous laisserons le soin de déterminer comment procéder – il vous suffit de sélectionner les plages de cellules vous souhaitez mettre en forme et utiliser les options de mise en forme de l’onglet Accueil, si vous utilisez Excel. Vous devrez peut-être également ajuster la largeur des colonnes afin que le contenu s’adapte – faites simplement glisser la ligne de séparation entre chaque en-tête de colonne (A, B et ainsi de suite) pour ce faire.

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