Alle kontorpakker inkluderer et regneark, men det skal være en af de mindst anvendte applikationer af dem alle – ikke mindst da det langt fra er indlysende hvad du kan gøre med det. Her er altså en startvejledning til alle, der ønsker at bruge deres regneark til noget brug.

Vi opretter et simpelt husholdningsbudget, du kan bruge til at holde styr på den månedlige indkomst og udgifter. Du kan bruge denne slags ark som grundlag for at finde ud af, hvor meget du kan spare på et dyrt køb, for eksempel, og det vil introducere nogle grundlæggende regnearkbegreber, som du kan anvende på andre ting.

Vi har brugt Excel her, men trinene skal være mere eller mindre de samme i ethvert regnearksapplikation.

Trin 1: Opret en række overskrifter

Start din regnearksapplikation, og opret et nyt, tomt ark. Vi begynder med at liste typer udgående i kolonne A og B. Skriv følgende i de tilsvarende celler:

A2: UDGÅNGER

A3: Regninger

A8: Bil

A11: Underholdning

A13: Mad & drikke

A15: Diverse

A16: I ALT

A18: INKOMST

A20: NET

Trin 2: Opret nogle kategorier

Flyt nu til celle B3 og skriv følgende i de tilsvarende celler:

B3: Lej

B4: Gas

B5: Elektricitet

B6: Vandhastigheder

B7: Rådsafgift

B8: Benzin

B9: Forsikring

B10: Vejskat

B11: TV-licens

B12: Bredbånd

B13: Dagligvarer

B14: Takeaways

B15: ATM

B18: Løn

B20: NET

Dette har skabt en simpel liste over udgifter og indkomst, opdelt i kategorier – du er velkommen til at ændre dem, hvis de ikke passer til dine særlige omstændigheder.

Trin 3: Opret kolonneoverskrifter i flere måneder

Skriv endelig Jan i celle C2 og fortsæt derefter med Feb, Mar og så videre på resten af den række, indtil du kommer til N2 for at oprette kolonneoverskrifter i 12 måneder.

Trin 4: Indtast tallene i en måned

Nu skal du indtaste nogle tal for månedlige udgifter og indkomst startende med Jan-kolonnen. Igen er det nemmere at kopiere vores tal her, men du er velkommen til at bruge dine egne, især hvis du har ændret kategorierne i kolonne A og B.

Trin 5: Tilføj de samlede udgifter

Nu for at beregne de samlede udgifter. Vælg celle C16, og skriv:

= SUM (C3: C15)

… og tryk på Retur-tasten. Dette er kendt som en ‘formel’ i regnearksspråket, og åbning = -tegnet fortæller Excel, at det skal udføre en beregning ved hjælp af det følgende. sum er den faktiske formel, og den tilføjer rækkevidden af celler i parentes – C3 til C15 inklusive, i dette tilfælde.

Trin 6: Træn indkomst minus udgifter

Indtast din indkomst i celle C18, og nu kan vi finde ud af, hvor mange penge der er tilbage i slutningen af måneden. Dette er en meget enklere formel, der bare trækker de samlede udgifter fra indkomsten, så skriv følgende i celle C20:

= C18-C16

Trin 7: Kopier en måneds tal

I stedet for at skrive flere figurer i kolonnerne Feb (D) til Dec (N), er det nemmere at kopiere og indsætte Jan (C) kolonne. Klik på celle C3, og træk musen ned til celle C20 for at markere alle figurerne. Tryk på Ctrl + C tastaturgenvejen til Kopi. Det valgte celleområde vil nu blive fremhævet med en blinkende prikket omrids.

Trin 8: Indsæt figurerne i resten af arket

Nu for at vælge det celleområde, som Jan-kolonnen skal indsættes i. Vælg celle D3, og træk, som før, musen til celle N20. Tryk nu på + tastaturgenvejen for at indsætte de celler, der er kopieret i trin 7.

Excel anvender lidt intelligens her for at indsætte cellerne og opdatere eventuelle formler for at holde dem konsistente. I vores eksempel har vi derefter tilføjet kvartalsvise gas- og elbetalinger i kolonnerne Mar, Jun, Sep og Dec.

Trin 9 : Rediger den månedlige NET-formel

Det eneste problem nu er, at formlerne i række 20 (NET) ikke tager i forhold til den foregående måneds saldo, så vi bliver nødt til at foretage en mindre ændring. Vælg celle D20 og skriv:

= D18-D16 + C20

Dette vil erstatte det eksisterende indhold af cellen og tilføjer NET-tallet for Jan til NET-tallet for februar. Du kan nu kopiere celle D20 og indsætte den i cellerne E20 til N20 ved hjælp af samme teknik som trin 8.

Trin 10: Formater arket

Det sidste trin er at formatere regnearket for at gøre det mere forståelig. I vores eksempel har vi foretaget fed (række 2) og kolonne (A og B) overskrifter sammen med rækkerne i ALT, INDTÆGTE og NET. Vi har også anvendt lidt farve og justering og formateret alle figurer som valuta (£ engelsk).

Vi giver dig mulighed for at finde ud af, hvordan du gør dette – du skal bare vælge cellerne du vil formatere og bruge formateringsindstillingerne på fanen Hjem, hvis du bruger Excel. Det kan også være nødvendigt at justere kolonnebredderne, så indholdet passer – træk bare skillelinjen mellem hver kolonneoverskrift (A, B og så videre) for at gøre dette.

Bliv sikker online med vores bredbåndsekstra : Beskyt din computer mod vira, og hold dine filer og fotos sikre

Ikke hos os? Tjek vores bredbåndstilbud