Você errou. Agora é hora de possuí-lo. Saber se desculpar é uma habilidade crucial na vida e na carreira. Mas quando você escreve uma carta de desculpas, criando um registro permanente de um evento e sua resposta a ele, é ainda mais importante que você acerte.
Por que escrever uma carta de desculpas é tão difícil?
Pedir desculpas é uma forma de arte que poucos de nós parecemos dominar. Não queremos admitir nossos erros porque pensamos que cometê-los reflete mal em nosso caráter. Mas a verdade é que não se desculpar ou fazer um débil não pedido de desculpas costuma ser pior.
Existem alguns motivos pelos quais você pode ter dificuldade em se desculpar:
- Você presume que cometer erros significa que você é uma pessoa má. Quando você se sente envergonhado, fica difícil reconhecer que um único idiota não reflete em seu caráter como um todo.
- Você fica na defensiva. Ninguém quer se sentir envergonhado. Mas uma defesa não é um pedido de desculpas.
- Você se preocupa em ter que assumir toda a responsabilidade ou em abrir a comporta para mais acusações. Isso poderia acontecer, com certeza. Mas não se desculpar cria ressentimento com o tempo, e isso é tóxico para os ambientes pessoais e de trabalho.
A boa notícia é que, quando você escreve seu pedido de desculpas, pode se dar ao luxo de polir e editar seus pensamentos para que digam exatamente o que você pretende transmitir.
Os elementos de uma boa carta de desculpas
Desculpe parece ser a palavra mais difícil, mas se você conseguir dominar essas etapas no processo de desculpas, com certeza causará uma boa impressão. Essas diretrizes se aplicam se você está se desculpando por um erro pessoal ou escrevendo um pedido de desculpas em nome de uma equipe ou empresa.
- Peça desculpas. Não, “Me desculpe, mas…” Simplesmente o velho “Sinto muito.”
- Reconheça o erro. É importante mostrar à pessoa injustiçada que você está disposto a assumir a responsabilidade por suas ações.
- Descreva o que aconteceu. A pessoa injustiçada precisa saber que você entendeu o que aconteceu e por que foi prejudicial para ela. Certifique-se de permanecer focado em sua função, em vez de desviar a culpa.
- Tenha um plano. Deixe a pessoa injustiçada saber como você pretende consertar a situação.
- Admita que você estava errado. É preciso ser uma pessoa grande para admitir que está errada. Mas você já se lembrou de que é uma pessoa grande. Você consegue.
- Peça perdão. Uma pequena vulnerabilidade ajuda muito a provar que você está falando sério.
—Se você quiser saber como se desculpar, primeiro faça isso …
É como fácil (e tão difícil) quanto isso. Sem minimizar, sem mudança de culpa, sem defesas. Agora, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de cartas de desculpas que seguem este formato.
Exemplos de cartas de desculpas
Antes de começar a escrever, há algumas dicas para manter em mente. Em primeiro lugar, mantenha sua carta breve e direta. Não divague sobre o que aconteceu – destile ao essencial. Não exagere também. Não há necessidade de cair sobre sua espada. Mas mantenha sua linguagem respeitosa, sincera e profissional.
As desculpas de terceiros
Se você supervisiona um funcionário que cometeu um erro e se pega se desculpando com um cliente ou cliente, é importante que você assuma a responsabilidade sem jogar toda a culpa no funcionário. Afinal, o que seus funcionários fazem reflete sua liderança.
Em nome da ABC Office Equipment, expresso nossas sinceras desculpas pela má experiência que você teve com nossas vendas associado, James. Eu entendo que James fez comentários pouco profissionais quando você visitou nossa loja para perguntar sobre uma nova copiadora. Você veio até nós em busca de informações e, em vez disso, foi submetido a um vendedor insistente.
Na ABC, nosso objetivo é ajudá-lo a tomar uma decisão de compra informada sem ter que lidar com táticas de vendas agressivas. James é um novo funcionário que estou treinando. Assumo total responsabilidade por seu comportamento. Ele recebeu uma reprimenda por escrito e acompanhará um de nossos associados de vendas sênior até compreender melhor a abordagem de equipamentos de escritório da ABC para o atendimento ao cliente.
Sou grato por você ter trazido esse problema para o meu atenção e peço seu perdão. Adoraríamos conquistar seu negócio. Incluí um voucher de 20 por cento de desconto em sua próxima compra em nossa loja como um agradecimento, caso você decida nos dar uma segunda chance. Esperamos vê-lo novamente em breve!
Atenciosamente,
Jennifer SmithEquipment Sales Manager
The Personal Apology Letter
Às vezes, você precisa confessar algo que fez que magoou ou incomodou outra pessoa. Todos nós já passamos por isso. Mantenha simples. Não dê desculpas.Mostre que você está tentando melhorar.
Peço desculpas por não chegar a tempo para buscá-lo no aeroporto ontem à tarde. Não tenho desculpa para deixá-lo esperando e me perguntando quando sua carona chegaria.
É importante para mim não decepcionar as pessoas quando elas dependem de mim. Da próxima vez, farei um uso melhor dos alertas da agenda, por isso, partirei com bastante antecedência para chegar conforme programado, ou até antes do previsto.
Humildemente, peço seu perdão. Espero que meu erro não o impeça de buscar minha ajuda no futuro. Estou sempre feliz em ajudar.
Atenciosamente,
Jillian
As desculpas em massa
É horrível pensar nisso, mas às vezes você acaba perturbando um grupo de pessoas em vez de apenas uma pessoa. Como acontece com todas as cartas de desculpas, é importante não dizer: “Lamento se alguém se sentiu ofendido.” (Isso é como dizer: “É uma pena que alguns de vocês não saibam como lidar com a minha personalidade.”) Em vez disso, diga: “Sinto muito ter ofendido alguém.” Pessoal,
Devo desculpas a todos vocês. Quando planejei minha fantasia para nossa festa anual de Halloween da empresa, claramente não estava pensando. Agora percebo que o que usei foi ofensivo para alguns de vocês, bem como para seus famílias.
Nunca tive a intenção de causar angústia a ninguém. Olhando para trás, posso ver claramente que não pensei muito sobre as coisas antes de decidir o que vestir. Da próxima vez, vou certifique-se de pesar meu senso de humor distorcido contra meu senso de propriedade e escolha algo que não seja polêmico.
Espero que você me perdoe por deixá-lo desconfortável. Por favor, aceite os cupcakes no breakroom como uma oferta de paz sincera.
Atenciosamente,
Jamie
