La oss innse det: alle gjør feil. Så hvis du gjør feil på en ansattes skjema W-2, må du ikke få panikk. I stedet lær hvordan du korrigerer et W-2-skjema og iverksetter tiltak.
Du kan rette skjema W-2 selv etter at du har arkivert det til Social Security Administration (SSA). Les videre for å lære typer vanlige W-2-feil og hvordan du endrer en W-2 basert på typen feil.
Når trenger du et korrigert W-2-skjema?
Du må opprette et endret W-2-skjema hvis du gjør en feil på skjema W-2, for eksempel å inkludere feil navn, personnummer eller beløp.
Arbeidsgivere kan gjøre skjema W-2-rettelser på skjemaer som sendes til ansatte, samt skjemaer arkivert til SSA.
Mulige straffer for innlevering av feil W-2
Innlevering av et endret skjema garanterer dessverre ikke at du går bort strafffritt. Du kan bli straffet hvis du ikke sender inn et skjema W-2 med riktig informasjon innen 31. januar.
Straffebeløp avhenger av når du sender inn et korrigert W-2-skjema. Skattemyndighetene kan frita deg for straffer hvis du kan vise rimelig grunn til feilene.
For å unngå eller redusere straffer, send inn et korrigert skjema så snart som mulig etter at du har oppdaget feilen på skjema W-2.
Så, hva er det korrigerte skjemaet du trenger? Form W-2c.
Slik retter du et W-2-skjema: W-2c-skjema
For å lage en korrigert W-2 etter arkivering, bruk skjema W-2c, Korrigert lønn og skatteoppgave. Arbeidsgivere bruker skjema W-2c for å rette opp feil på skjema W-2 som er arkivert til Social Security Administration. Noen ganger kan du sende skjema W-2c til den ansatte, men ikke SSA (forklart nedenfor).
Bruk skjema W-2c til å rette feil du gjør på skjema W-2, for eksempel feil:
- Ansattes navn eller personnummer
- Arbeidstakeradresse (valgfritt å bruke skjema W-2c)
- Skatteår
- Føderalt arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (FEIN)
- Arbeidstakerinntekt eller skattetrekk
Du kan også trenge å bruke skjema W-2c hvis du arkiverte to skjemaer for en ansatt under EIN-en din, når du bare skulle ha arkivert en. Hvis du arkiverte to skjemaer for en ansatt under EIN-en, og lønnene på den ene var feil, må du også bruke W-2c-skjemaet.
Fyll ut W-2c
Når det gjelder å fylle ut skjema W-2c, ditt første skritt er å kjøpe kopier av skjemaet. Det er en versjon av skjemaet på IRS-nettstedet, men det er kun for informasjonsformål. Ikke last ned og skriv ut skjemaet. I stedet kjøper du W-2-korreksjonsskjemaet fra skattemyndighetene eller en autorisert selger (for eksempel kontorrekvisita).
Bruk svart blekk i 12-punkts Courier-skrift, hvis mulig, når du fyller ut skjema W-2c. Måten du fyller ut skjema W-2c avhenger av hvilken feil du trenger å rette på skjema W-2.
Skjema W-2c inneholder de samme boksene som skjema W-2. Den ber om ting som arbeidsgivernavn og EIN, ansattes navn og SSN, og føderal, statlig og lokal skatteinformasjon. Men i motsetning til skjema W-2, er det to kolonner for føderal, statlig og lokal lønns- og skatteinformasjon. En kolonne er for «tidligere rapportert» informasjon, og den andre er for «riktig informasjon.»
Du lurer kanskje på hvordan du kan rette W-2 med feil personnummer. For å korrigere et skjema W-2 med feil SSN (og / eller ansattens navn), fyll ut ganske enkelt boksene d – i på skjema W-2c. Disse boksene viser hva du tidligere rapporterte for den ansattes navn og SSN, samt korrigeringene. Du trenger ikke å berøre føderale, statlige eller lokale lønns- og skattebokser.
For å finne spesifikke skjema W-2c-instruksjoner, se de korrigerte W-2-instruksjonene i de generelle instruksjonene for skjema W-2 og W-3.
Arkiveringsskjema W-2c
Lag igjen skjema W-2c så snart du innser at det er en feil.
Du kan sende papirskjema W-2c eller e-fil med Social Security Administration. Generelt kan du velge hvilken metode du foretrekker. SSA krever imidlertid at du e-filskjemaer hvis du må arkivere 250 eller flere skjemaer W-2c.
Når du arkiverer skjema W-2c med SSA, må du også sende skjema W-3c, overføring av korrigert lønns- og skatteoppgave.
Form W-3c er den transmitterende formen for Form W-2c, akkurat som Form W-3 er den transmitterende formen for Form W-2. Du må sende inn ett enkelt skjema W-3c for hver gruppe skjemaer W-2c du sender.
Fil alltid skjema W-3c når du arkiverer ett eller flere skjemaer W-2c (kopi A) med SSA.
Når du ikke trenger å sende skjema W-2c til SSA
Du trenger kanskje ikke å sende skjema W-2c til SSA hvis du gjør en feil på skjema W -2. Ikke send W-2c-skjemaet til Social Security Administration hvis du:
- Legg en ansattes feil adresse på skjema W-2
- Fang en feil etter at du har sendt skjema W -2 til den ansatte, men før du sender til SSA
Du kan ha mindre vanlige situasjoner som ikke krever at du også sender skjema W-2c til SSA.
Feil ansattes adresse
Har du arkivert et skjema W-2 som viser feil ansatteadresse til SSA? Var all annen informasjon riktig? Hvis du svarte «ja» på begge disse spørsmålene, må du ikke sende skjema W-2c til SSA.
Hvis du legger feil adresse på kopiene av skjema W-2 du distribuerte til den ansatte, du må gjøre ett av følgende (igjen, ikke arkiv skjema W-2c med SSA):
- Utsted et nytt skjema W-2 som inneholder riktig adresse. Skriv «REISSUED UTTALELSE ”på den nye medarbeiderens kopier
- Utsted et skjema W-2c til den ansatte som viser riktig adresse i rute b
- Send ut skjema W-2 på nytt med feil adresse til den ansatte i en konvolutt som sier riktig adresse
Fang en feil før du sender skjema W-2 til SSA
Hvis du får feil etter å ha sendt skjema W-2 til arbeidstaker, men før den sendes til SSA, er korreksjonsprosessen en annen. Det involverer ikke skjema W-2c.
Merk i stedet «ugyldig» på kopi A av feil skjema W-2 (kopien for SSA). Forbered deretter et nytt skjema W-2 med riktig informasjon. Skriv «RETTET» på den ansatte kopierer og distribuerer dem til ansatte. Send riktig versjon av kopi A til SSA (men ikke skriv «RETTET» på denne kopien).
Mindre vanlige situasjoner
Ikke bruk skjema W-2c til å rapportere tilbakebetaling av lønninger eller for å korrigere skjema W-2G, visse gevinster for pengespill.
Hvordan arkivere en korrigert W-2: raske fakta
Hvis du vil ha rask informasjon om hvordan du lager en Form W-2-korreksjon, ta en titt på følgende ting å huske på:
- Bruk skjema W-2c til å rette opp (de fleste) feil som er gjort på skjema W-2
- Ikke arkiver skjema W-2c med SSA hvis den eneste feilen din er feil ansattes adresse, eller hvis du får feil etter å ha sendt til den ansatte, men før du sender den til SSA
- Filskjema W- 3c når du sender skjema W-2c til SSA
- Send inn et W-2c-skjema så snart du innser at du har gjort en feil
- Du kan få straffer når du sender inn en feil skjema W-2
Hvis du bruker Patriot Softwares Full Service-lønnsprogramvare, vil lønnstjenestene våre sende inn skjema W-2 for deg. Du trenger bare å skrive ut kopiene til de ansatte og gi dem til dine ansatte. Få en gratis prøveperiode nå!
Denne artikkelen er oppdatert fra den opprinnelige publiseringsdatoen den 8.08.2011.
Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke her.
