Lad os indse det: alle laver fejl. Så hvis du laver en fejl på en medarbejders formular W-2, skal du ikke gå i panik. I stedet lær hvordan du retter en W-2-formular og tager handling.
Du kan rette formular W-2 selv efter at have indgivet den til Social Security Administration (SSA). Læs videre for at lære typer af almindelige W-2-fejl, og hvordan du ændrer en W-2 baseret på typen af fejl.
Hvornår har du brug for en rettet W-2-formular?
Du skal oprette en ændret W-2-formular, hvis du laver en fejl på formular W-2, f.eks. med forkerte navne, personnumre eller beløb.
Arbejdsgivere kan foretage form W-2-rettelser på formularer, der sendes til medarbejdere, samt formularer, der er arkiveret til SSA.
Mulige sanktioner for indgivelse af en forkert W-2
Desværre garanterer indgivelse af en ændret form ikke, at du går væk straffefri. Du kan blive straffet, hvis du undlader at indsende en formular W-2 med korrekte oplysninger inden 31. januar.
Sanktionsbeløb afhænger af, hvornår du indsender en korrigeret W-2-formular. IRS kan fritage dig for sanktioner, hvis du kan vise rimelig grund til fejlene.
For at undgå eller reducere sanktioner skal du indsende en korrigeret formular så hurtigt som muligt efter du har opdaget fejlen på Form W-2.
Så hvad er den rettede form, du har brug for? Form W-2c.
Sådan korrigeres en W-2-form: W-2c-form
For at oprette en korrigeret W-2 efter arkivering skal du bruge Form W-2c, Corrected Lage and Tax Statement. Arbejdsgivere bruger formular W-2c til at rette fejl på formularer W-2, der er indgivet til Social Security Administration. Nogle gange kan du sende formular W-2c til din medarbejder, men ikke SSA (forklaret nedenfor).
Brug formular W-2c til at rette fejl, du laver på formular W-2, f.eks. forkert:
- Medarbejdernavne eller personnummer
- Medarbejderadresse (valgfrit at bruge formular W-2c)
- Skatteår
- Føderalt identifikationsnummer (FEIN)
- Medarbejderindtjening eller skattefradrag
Det kan også være nødvendigt at bruge formular W-2c, hvis du indgav to formularer til en medarbejder under din EIN, når du kun skulle have indsendt en. Hvis du arkiverede to formularer til en medarbejder under din EIN, og lønnen på den ene var forkert, skal du også bruge W-2c-formularen.
Udfyldning af W-2c
Når det kommer til at udfylde formular W-2c, dit første skridt er at købe kopier af formularen. Der er en version af formularen på IRS-webstedet, men den er kun til informationsformål. Download og udskriv ikke formularen. I stedet skal du købe W-2-korrektionsformularen fra IRS eller en autoriseret sælger (f.eks. Kontorartikelforretning).
Brug sort blæk i 12-punkts Courier-skrifttype, hvis det er muligt, når du udfylder formular W-2c. Den måde, du udfylder formular W-2c på, afhænger af hvilken fejl du skal rette på formular W-2.
Form W-2c indeholder de samme felter som Form W-2. Det beder om ting som arbejdsgivernavn og EIN, medarbejdernavn og SSN samt føderale, statslige og lokale skatteoplysninger. Men i modsætning til Form W-2 er der to kolonner til føderal, statslig og lokal løn- og skatteinformation. Den ene kolonne er til “tidligere rapporterede” oplysninger, og den anden er til “korrekte oplysninger.”
Du undrer dig måske over, hvordan du retter W-2 med forkert CPR-nummer. For at rette en formular W-2 med et forkert SSN (og / eller medarbejdernavn) skal du blot udfylde felterne d – i på formularen W-2c. Disse felter viser, hvad du tidligere har rapporteret om medarbejderens navn og SSN samt rettelserne. Du behøver ikke røre de føderale, statslige eller lokale løn- og skattebokse.
For at finde specifikke formular W-2c-instruktioner, se de korrigerede W-2-instruktioner i de generelle instruktioner til formularer W-2 og W-3.
Arkiveringsformular W-2c
Igen skal du indsende formular W-2c, så snart du er klar over, at der er en fejl.
Du kan sende papirformularer W-2c eller e-fil med Social Security Administration. Generelt kan du vælge hvilken metode du foretrækker. SSA kræver dog, at du e-filer formularer, hvis du skal arkivere 250 eller flere formularer W-2c.
Når du arkiverer formular W-2c med SSA, skal du også sende formular W-3c, transmission af korrigeret løn- og skatteopgørelse.
Form W-3c er den transmitterende form for form W-2c, ligesom form W-3 er den transmitterende form for form W-2. Du skal indsende en enkelt formular W-3c for hver gruppe af formularer W-2c, du sender.
Fil altid formular W-3c, når du arkiverer en eller flere formularer W-2c (kopi A) med SSA.
Når du ikke behøver at sende formular W-2c til SSA
Du skal muligvis ikke arkivere formular W-2c med SSA, hvis du laver en fejl på formular W -2. Send ikke W-2c-formularen til Social Security Administration, hvis du:
- Sæt en medarbejders forkerte adresse på Form W-2
- Fang en fejl efter at have sendt Form W -2 til medarbejderen, men inden du sender til SSA
Du kan have mindre almindelige situationer, der ikke kræver, at du også sender formular W-2c til SSA.
Forkert medarbejderadresse
Har du indsendt en formular W-2, der viser en forkert medarbejderadresse til SSA? Var alle de andre oplysninger korrekte? Hvis du svarede “ja” på begge disse spørgsmål, skal du ikke indgive formular W-2c til SSA.
Hvis du anbringer den forkerte adresse på kopierne af formular W-2, du distribuerede til din medarbejder, skal du gøre et af følgende (igen, indsend ikke formular W-2c med SSA):
- Udsted en ny formular W-2, der indeholder den korrekte adresse. Skriv “REISSUED UDTALELSE ”på de nye medarbejderkopier
- Udsted en formular W-2c til medarbejderen, der viser den korrekte adresse i felt b
- Genudgiv formular W-2 med den forkerte adresse til medarbejderen i en konvolut, der siger den rigtige adresse
Fang en fejl, inden du sender formular W-2 til SSA
Hvis du får fejlen efter at have sendt formular W-2 til medarbejder, men inden det sendes til SSA, er korrektionsprocessen anderledes. Det involverer ikke form W-2c.
I stedet skal du markere “ugyldigt” på kopi A af den forkerte formular W-2 (kopien til SSA). Forbered derefter en ny formular W-2 med de korrekte oplysninger. Skriv “RETTET” på medarbejderen kopierer og distribuerer dem til medarbejderne. Send den korrekte version af kopi A til SSA (men skriv ikke “RETTET” på denne kopi).
Mindre almindelige situationer
Brug ikke formular W-2c til at rapportere tilbage lønkorrektioner eller for at rette form W-2G, visse gevinster for hasardspil.
Sådan arkiveres en korrigeret W-2: Hurtige fakta
Hvis du vil have hurtige oplysninger om, hvordan du laver en Form W-2-korrektion, se på følgende ting, du skal huske på:
- Brug Form W-2c til at rette (de fleste) fejl, der er foretaget på Form W-2
- Indsend ikke formular W-2c med SSA, hvis din eneste fejl er en forkert medarbejderadresse, eller hvis du får en fejl efter at have sendt til din medarbejder, men inden du sender den til SSA
- Filformular W- 3c, når du sender formular W-2c til SSA
- Indsend en W-2c-formular, så snart du er klar over, at du har lavet en fejl
- Du kan få sanktioner, når du indgiver en forkert formular W-2
Hvis du bruger Patriot Softwares fulde service-lønsoftware, vil vores løntjeneste indsende formularer W-2 til dig. Du skal bare udskrive medarbejderkopierne og give dem til dine medarbejdere. Få en gratis prøveperiode nu!
Denne artikel er opdateret fra den oprindelige offentliggørelsesdato den 2.8.2011.
Dette er ikke beregnet som juridisk rådgivning; Klik her for at få flere oplysninger.
