Vamos enfrentá-lo: todos cometem erros. Portanto, se você cometer um erro no Formulário W-2 de um funcionário, não entre em pânico. Em vez disso, aprenda como corrigir um formulário W-2 e agir.
Você pode corrigir o Formulário W-2 mesmo depois de registrá-lo na Administração da Previdência Social (SSA). Continue lendo para aprender os tipos de erros comuns W-2 e como corrigir um W-2 com base no tipo de erro.
Quando você precisa de um formulário W-2 corrigido?
Você precisa criar um formulário W-2 corrigido se cometer um erro no Formulário W-2, como incluir nomes, números de seguro social ou valores incorretos.
Os empregadores podem fazer correções no Formulário W-2 nos formulários enviados aos funcionários, bem como nos formulários arquivados no SSA.
Possíveis penalidades por preencher um W-2 incorreto
Infelizmente, preencher um formulário corrigido não garante que você ficará livre de penalidades. Você pode estar sujeito a penalidades se não preencher o Formulário W-2 com as informações corretas até 31 de janeiro.
Os valores das penalidades dependem de quando você preenche o formulário W-2 corrigido. O IRS pode isentá-lo de penalidades se você puder mostrar uma causa razoável para os erros.
Para evitar ou reduzir as penalidades, envie um formulário corrigido assim que possível após descobrir o erro no Formulário W-2.
Então, qual é a forma corrigida de que você precisa? Formulário W-2c.
Como corrigir um formulário W-2: formulário W-2c
Para criar um W-2 corrigido após o arquivamento, use o formulário W-2c, declaração de salário e imposto corrigida. Os empregadores usam o Formulário W-2c para corrigir erros nos Formulários W-2 arquivados na Administração da Previdência Social. Às vezes, você pode enviar o Formulário W-2c para seu funcionário, mas não o SSA (explicado abaixo).
Use o Formulário W-2c para corrigir os erros que você cometeu no Formulário W-2, como incorretos:
- Nomes de funcionários ou números do seguro social
- Endereço do funcionário (opcional para usar o Formulário W-2c)
- Ano fiscal
- Número de identificação do empregador federal (FEIN)
- Rendimentos do funcionário ou retenções de impostos
Você também pode precisar usar o Formulário W-2c se preencheu dois formulários para um funcionário sob o seu EIN, quando você deveria ter preenchido apenas um. Se você preencheu dois formulários para um funcionário de acordo com o seu EIN e os salários de um estavam incorretos, você também precisará usar o formulário W-2c.
Preenchendo o W-2c
Quando se trata de preencher o Formulário W-2c, seu primeiro passo é comprar cópias do formulário. Há uma versão do formulário no site do IRS, mas é apenas para fins informativos. Não baixe e imprima o formulário. Em vez disso, compre o formulário de correção W-2 do IRS ou de um vendedor autorizado (por exemplo, loja de materiais de escritório).
Use tinta preta em fonte Courier de 12 pontos, se possível, ao preencher o Formulário W-2c. A maneira como você preenche o Formulário W-2c depende de qual erro você precisa corrigir no Formulário W-2.
O formulário W-2c inclui as mesmas caixas do formulário W-2. Ele pede coisas como nome do empregador e EIN, nome do funcionário e SSN e informações fiscais federais, estaduais e locais. Mas, ao contrário do Formulário W-2, existem duas colunas para informações fiscais e salariais federais, estaduais e locais. Uma coluna é para informações “relatadas anteriormente” e a outra é para “informações corretas”.
Você pode estar se perguntando como corrigir W-2 com o número do Seguro Social errado. Para corrigir um Formulário W-2 com um SSN incorreto (e / ou nome do funcionário), basta preencher as caixas d – i no Formulário W-2c. Essas caixas mostram o que você relatou anteriormente para o nome do funcionário e o SSN, bem como as correções. Você não precisa tocar nas caixas de salários e impostos federais, estaduais ou locais.
Para encontrar instruções específicas do Formulário W-2c, consulte as instruções corrigidas do W-2 nas Instruções Gerais para os Formulários W-2 e W-3.
Formulário W-2c
Novamente, preencha o Formulário W-2c assim que perceber que há um erro.
Você pode enviar os Formulários W-2c ou e-File impressos para a Administração do Seguro Social. Geralmente, você pode escolher o método de sua preferência. No entanto, o SSA exige que você envie formulários eletrônicos, caso seja necessário enviar 250 ou mais formulários W-2c.
Ao preencher o Formulário W-2c com o SSA, você também precisa enviar o Formulário W-3c, Transmissão de Declarações de Salários e Impostos corrigidos.
O formulário W-3c é a forma de transmissão do formulário W-2c, assim como o formulário W-3 é a forma de transmissão do formulário W-2. Você deve enviar um único formulário W-3c para cada grupo de formulários W-2c que enviar.
Sempre preencha o formulário W-3c ao preencher um ou mais formulários W-2c (cópia A) com o SSA.
Quando você não precisa enviar o Formulário W-2c para o SSA
Você pode não ter que enviar o Formulário W-2c para o SSA se cometer um erro no Formulário W -2. Não envie o formulário W-2c para a Administração da Previdência Social se você:
- Colocar o endereço incorreto de um funcionário no formulário W-2
- Identificar um erro após enviar o formulário W -2 para o funcionário, mas antes de enviar para o SSA
Você pode ter situações menos comuns que não exigem que você envie o Formulário W-2c para o SSA também.
Endereço de funcionário incorreto
Você preencheu um Formulário W-2 mostrando um endereço de funcionário incorreto com o SSA? Todas as outras informações estavam corretas? Se você respondeu “sim” a ambas as perguntas, não preencha o Formulário W-2c com o SSA.
Se você colocou o endereço errado nas cópias do Formulário W-2 distribuídas ao seu funcionário, você precisará fazer o seguinte (novamente, não envie o Formulário W-2c com o SSA):
- Emita um novo Formulário W-2 contendo o endereço correto. Escreva “REISSUED DECLARAÇÃO ”nas cópias do novo funcionário
- Emita um formulário W-2c para o funcionário mostrando o endereço correto na caixa b
- Reemite o formulário W-2 com o endereço incorreto para o funcionário em um envelope que diz o endereço correto
Detectando um erro antes de enviar o Formulário W-2 para o SSA
Se você detectar o erro após enviar o Formulário W-2 para o funcionário, mas antes de enviar para o SSA, o processo de correção é diferente. Não envolve o Formulário W-2c.
Em vez disso, marque “void” na cópia A do formulário W-2 incorreto (a cópia para o SSA). Em seguida, prepare um novo formulário W-2 com as informações corretas. Escreva “CORRIGIDO” em o funcionário as copia e distribui aos funcionários. Envie a versão correta da Cópia A para o SSA (mas não escreva “CORRIGIDO” nesta cópia).
Situações menos comuns
Não use o Formulário W-2c para relatar correções de pagamento atrasado ou para corrigir o Formulário W-2G, Certos Ganhos de Jogo.
Como apresentar um W-2 corrigido: Fatos rápidos
Se você quiser informações rápidas sobre como fazer um Correção do formulário W-2, observe o seguinte para se manter em mente:
- Use o formulário W-2c para corrigir (a maioria) dos erros cometidos no formulário W-2
- Não preencha o Formulário W-2c com o SSA se o seu único erro for um endereço de funcionário incorreto ou se detectar um erro depois de enviar para o seu funcionário, mas antes de enviá-lo para o SSA
- Formulário de Arquivo W- 3c ao enviar o formulário W-2c para o SSA
- Envie um formulário W-2c assim que perceber que cometeu um erro
- Você pode incorrer em penalidades ao apresentar um Formulário W-2 incorreto
Se você usar o software Full Service Payroll da Patriot Software, nossos serviços de folha de pagamento preencherão os Formulários W-2 para você. Você só precisa imprimir as cópias dos funcionários e entregá-las a eles. Obtenha uma avaliação gratuita agora!
Este artigo foi atualizado a partir da data de publicação original de 2/8/2011.
Este não é um conselho jurídico; para obter mais informações, clique aqui.
