Du kludde opp. Nå er det på tide å eie den. Å vite hvordan man kan be om unnskyldning er en viktig livs- og karriereferdighet. Men når du skriver et unnskyldningsbrev, og lager en permanent oversikt over en hendelse og svaret ditt på det, er det desto viktigere at du får det riktig.
Hvorfor er det så vanskelig å skrive et unnskyldningsbrev? h2>
Unnskyldning er en kunstform som få av oss ser ut til å mestre. Vi ønsker ikke å innrømme våre feil fordi vi tror at å gjøre feil gjenspeiler dårlig vår karakter. Men sannheten er at det ikke er verre å ikke beklage, eller gjøre en svak ikke-unnskyldning.
Det er noen få grunner til at du kan slite med unnskyldninger:
- Du antar at å gjøre feil betyr at du er en dårlig person. Når du føler deg skamfull, har du vanskelig for å gjenkjenne at en sak ikke reflekterer over karakteren din som en helhet.
- Du blir defensiv. Ingen vil skamme seg. Men et forsvar er ikke en unnskyldning.
- Du bekymrer deg for at du må eie alt ansvaret, eller at du åpner flomporten for flere beskyldninger. Det kan sikkert skje. Men ikke å be om unnskyldning, opprører harme over tid, og det er giftig for personlige og arbeidsmiljøer.
Den gode nyheten er at når du skriver unnskyldningen din skriftlig, har du den luksusen å polere og redigere tankene dine slik at de sier nøyaktig hva du mener å formidle. p>
Elementene til et godt unnskyldningsbrev
Beklager ser ut til å være det vanskeligste ordet, men hvis du kan mestre disse trinnene i unnskyldningsprosessen, er du sikker på å gjøre et godt inntrykk. Disse retningslinjene gjelder uansett om du beklager en personlig feil, eller hvis du skriver en unnskyldning på vegne av et team eller en bedrift.
- Si at du beklager. Ikke, «Jeg beklager, men …» Bare ren ol. «Jeg beklager.»
- Eier feilen. Det er viktig å vise den forurettede personen at du er villig til å ta ansvar for dine handlinger.
- Beskriv hva som skjedde. Den forurettede personen trenger å vite at du forstår hva som skjedde og hvorfor det var vondt for dem. Sørg for at du holder fokus på rollen din i stedet for å avvise skylden.
- Ha en plan. La den forurettede få vite hvordan du har tenkt å løse situasjonen.
- Innrøm at du tok feil. Det tar en stor person å eie opp til å ta feil. Men du har allerede minnet deg selv på at du er en stor person. Du har dette.
- Be om tilgivelse. En liten sårbarhet går langt i retning av å bevise at du mener det du sier.
—Hvis du vil vite hvordan du kan be om unnskyldning, må du først gjøre dette…
Det er som lett (og så vanskelig) som det. Ingen minimering, ingen skiftende skyld, ingen forsvar. La oss nå se på noen eksempler på unnskyldningsbrev som følger dette formatet.
Eksempler på unnskyldningsbrev
Før du begynner å skrive, er det noen få tips å huske på. Først må du holde brevet kort og til poenget. Ikke gå rundt om hva som skjedde – destillere det til det viktigste. Ikke overdriv heller. Det er ikke nødvendig å falle på sverdet ditt. Men hold språket ditt respektfullt, oppriktig og profesjonelt.
Tredjeparts unnskyldning
Hvis du fører tilsyn med en ansatt som har gjort en feil og finner deg selv unnskyld til en kunde eller klient, det er viktig at du tar ansvar uten å kaste all skylden på den ansatte. Når alt kommer til alt, gjenspeiler det de ansatte gjør lederskapet ditt.
På vegne av ABC Office Equipment, beklager jeg vår oppriktige unnskyldning for den dårlige opplevelsen du hadde med vårt salg medarbeider, James. Jeg forstår at James kom med uprofesjonelle kommentarer når du besøkte butikkfronten vår for å spørre om en ny kopimaskin. Du kom til oss på jakt etter informasjon, og ble i stedet utsatt for en påtrengende selger.
Hos ABC er det vårt mål å hjelpe deg med å ta en informert kjøpsbeslutning uten å måtte håndtere aggressiv salgstaktikk. James er en ny ansatt jeg har trent. Jeg tar fullt ansvar for oppførselen hans. Han har mottatt en skriftlig irettesettelse og vil skyggelegge for en av våre salgsselskaper til han har bedre forståelse av ABC Office Equipment-tilnærmingen til kundeservice.
Jeg er takknemlig for at du tok dette problemet til meg oppmerksomhet og jeg ber om tilgivelse. Vi vil gjerne tjene din bedrift. Jeg har tatt med en kupong på 20 prosent av ditt neste kjøp i butikken vår som takk, hvis du bestemmer deg for å gi oss en ny sjanse. Vi håper å se deg igjen snart!
Vennlig hilsen,
Jennifer SmithEquipment Sales Manager
The Personal Apology Letter
Noen ganger må du eie opp til noe du gjorde som skadet eller plaget en annen person. Vi har alle vært der. Hold det enkelt. Ikke gi unnskyldninger.Vis at du prøver å forbedre deg.
Jeg beklager at jeg ikke kom i tide til å hente deg fra flyplassen i går ettermiddag. Jeg har ingen unnskyldning for å la deg vente og lure på når turen din dukker opp.
Det er viktig for meg å ikke la folk svikte når de er avhengig av meg. Neste gang vil jeg bruke kalendervarsler bedre, så jeg vil sørge for å ha god tid til å komme som planlagt, eller til og med før planen.
Jeg ber deg ydmykt om tilgivelse. Jeg håper min feil ikke vil forhindre deg i å søke min hjelp i fremtiden. Jeg er alltid glad for å være til tjeneste.
All the best,
Jillian
The Mass Apology
Det er forferdelig å tenke på, men noen ganger ender du opp med å forstyrre en gruppe mennesker i stedet for bare én person. Som med alle unnskyldningsbrev, er det viktig å ikke si: «Jeg beklager hvis noen følte seg fornærmet.» (Det er som å si, «Det er synd at noen av dere ikke vet hvordan jeg skal håndtere personligheten min.») Si i stedet: «Jeg beklager at jeg fornærmet noen.»
Jeg skylder dere alle en unnskyldning. Da jeg planla kostymet mitt for vårt årlige selskap Halloween bash, tenkte jeg tydeligvis ikke. Jeg er nå klar over at det jeg hadde på meg var støtende for noen av dere, så vel som for deres familier.
Det var aldri min hensikt å forårsake noen nød. Når jeg ser tilbake, kan jeg tydelig se at jeg ikke tenkte gjennom ting før jeg bestemte meg for hva jeg skulle ha på meg. Neste gang sørg for å veie min forvrengte sans for humor mot min sans for anstendighet og velg noe som ikke er kontroversielt.
Jeg håper du tilgir meg for at du har gjort deg ukomfortabel. Vennligst godta cupcakes i pauserommet som et oppriktig fredsoffer.
Alt det beste,
Jamie
