Hai sbagliato. Ora è il momento di possederlo. Sapere come chiedere scusa è un’abilità cruciale nella vita e nella carriera. Ma quando scrivi una lettera di scuse, creando una registrazione permanente di un evento e la tua risposta ad esso, è tanto più importante che tu lo faccia bene.
Perché scrivere una lettera di scuse è così difficile?
Chiedere scusa è una forma d’arte che pochi di noi sembrano padroneggiare. Non vogliamo ammettere i nostri errori perché pensiamo che commettere errori si rifletta negativamente sul nostro carattere. Ma la verità è che non chiedere scusa o fare una debole non-scusa è spesso peggio.
Ci sono alcuni motivi per cui potresti avere difficoltà con le scuse:
- Presumi che commettere errori significa che sei una persona cattiva. Quando ti vergogni, hai difficoltà a riconoscere che uno sciocco non si riflette sul tuo personaggio nel suo insieme.
- Ti metti sulla difensiva. Nessuno vuole vergognarsi. Ma una difesa non è una scusa.
- Ti preoccupi di dover assumerti tutte le responsabilità o di aprire la saracinesca per ulteriori accuse. Potrebbe succedere, certo. Ma non chiedere scusa crea risentimento nel tempo e questo è tossico per gli ambienti personali e di lavoro.
La buona notizia è che quando metti le tue scuse per iscritto, hai il lusso di rifinire e modificare i tuoi pensieri in modo che dicano esattamente ciò che intendi trasmettere.
Gli elementi di una buona lettera di scuse
Scusa sembra essere la parola più difficile, ma se riesci a padroneggiare questi passaggi nel processo di scuse, farai sicuramente una buona impressione. Queste linee guida si applicano sia che ti stia scusando per un errore personale, sia che tu stia scrivendo scuse per conto di un team o di un’azienda.
- Dì che ti dispiace. Non: “Mi dispiace, ma …” Semplicemente vecchio “Mi dispiace”.
- Accetta l’errore. È importante dimostrare alla persona offesa che sei disposto ad assumerti la responsabilità delle tue azioni.
- Descrivi cosa è successo. La persona offesa deve sapere che capisci cosa è successo e perché è stato doloroso per loro. Assicurati di rimanere concentrato sul tuo ruolo piuttosto che sviare la colpa.
- Prepara un piano. Fai sapere alla persona offesa come intendi risolvere la situazione.
- Ammetti di aver sbagliato. Ci vuole una persona grande per ammettere di avere torto. Ma ti sei già ricordato che sei una persona importante. Hai capito.
- Chiedi perdono. Un po ‘di vulnerabilità contribuisce notevolmente a dimostrare che intendi ciò che dici.
– Se vuoi sapere come scusarti, prima fallo …
È come facile (e difficile) come sembra. Nessuna riduzione al minimo, nessuna colpa spostata, nessuna difesa. Ora, diamo un’occhiata ad alcuni esempi di lettere di scuse che seguono questo formato.
Esempi di lettere di scuse
Prima di iniziare a scrivere, ci sono alcuni suggerimenti da tenere a mente. In primo luogo, mantieni la tua lettera breve e al punto. Non divagare su quello che è successo, distillalo all’essenziale. Non esagerare neanche. Non è necessario cadere sulla tua spada. Ma mantieni il tuo linguaggio rispettoso, sincero e professionale.
Le scuse di terze parti
Se supervisioni un dipendente che ha commesso un errore e ti ritrovi a chiedere scusa a un cliente o cliente, è importante che ti assumi la responsabilità senza scaricare tutta la colpa sul dipendente. Dopo tutto, ciò che fanno i tuoi dipendenti riflette la tua leadership.
A nome di ABC Office Equipment, le porgo le nostre più sincere scuse per la brutta esperienza che hai avuto con le nostre vendite socio, James. Mi risulta che James abbia fatto commenti poco professionali quando hai visitato il nostro negozio per chiedere informazioni su una nuova fotocopiatrice. Sei venuto da noi in cerca di informazioni e invece sei stato sottoposto a un venditore invadente.
In ABC, il nostro obiettivo è aiutarti a prendere una decisione di acquisto informata senza dover affrontare tattiche di vendita aggressive. James è un nuovo dipendente che ho formato. Mi assumo la piena responsabilità del suo comportamento. Ha ricevuto un rimprovero scritto e seguirà uno dei nostri addetti alle vendite senior fino a quando non avrà una migliore comprensione dell’approccio di ABC Office Equipment al servizio clienti.
Sono grato che tu abbia portato questo problema al mio attenzione e ti chiedo perdono. Ci piacerebbe guadagnare la tua attività. Ho incluso un buono per il 20% di sconto sul tuo prossimo acquisto nel nostro negozio come ringraziamento, se decidi di darci una seconda possibilità. Speriamo di rivedervi presto!
Cordiali saluti,
Jennifer Smith Responsabile vendite attrezzature
La lettera di scuse personali
A volte, devi riconoscere qualcosa che hai fatto che ha ferito o disturbato un’altra persona. Ci siamo passati tutti. Sii semplice. Non trovare scuse.Dimostra che stai cercando di migliorare.
mi scuso per non essere arrivato in tempo per venirti a prendere all’aeroporto ieri pomeriggio. Non ho scuse per farti aspettare e chiedermi quando si presenterà la tua corsa.
Per me è importante non deludere le persone quando dipendono da me. La prossima volta farò un uso migliore degli avvisi di calendario, quindi sarò sicuro di partire in tempo utile per arrivare come previsto, o addirittura prima del previsto.
Chiedo umilmente scusa. Spero che il mio errore non ti impedisca di cercare il mio aiuto in futuro. Sono sempre felice di essere al servizio.
Cordiali saluti,
Jillian
The Mass Apology
È orribile pensarci, ma a volte si finisce per sconvolgere un gruppo di persone piuttosto che una sola persona. Come per tutte le lettere di scuse, è importante non dire “Mi dispiace se qualcuno si è sentito offeso”. (È come dire: “È un peccato che alcuni di voi non sappiano come gestire la mia personalità”.) Invece dite: “Mi dispiace di aver offeso qualcuno”.
Vi devo delle scuse. Quando ho pianificato il mio costume per la nostra festa annuale di Halloween, chiaramente non stavo pensando. Ora mi rendo conto che quello che indossavo era offensivo per alcuni di voi, oltre che per i vostri famiglie.
Non è mai stata mia intenzione causare angoscia a nessuno. Guardando indietro, tuttavia, posso vedere chiaramente che non avevo riflettuto prima di decidere cosa indossare. La prossima volta, lo farò assicurati di soppesare il mio senso dell’umorismo distorto contro il mio senso di correttezza e scegli qualcosa che non sia controverso.
Spero che mi perdonerai per averti messo a disagio. Accetta i cupcakes nella sala relax una sincera offerta di pace.
I migliori auguri,
Jamie
