Olit sekaisin. Nyt on aika omistaa se. Tieto anteeksipyynnöstä on elintärkeää elämää ja uraa koskevaa taitoa. Mutta kun kirjoitat anteeksipyyntökirjeen, luot pysyvän tietueen tapahtumasta ja vastauksestasi siihen, on sitäkin tärkeämpää, että saat sen oikein.

Miksi anteeksipyyntökirjeen kirjoittaminen on niin vaikeaa?

Anteeksi pyytäminen on taidemuoto, jota harvat meistä näyttävät hallitsevan. Emme halua myöntää virheitämme, koska mielestämme virheiden tekeminen heijastaa huonosti luonnettamme. Mutta totuus on, että pyytämättä anteeksipyyntöä tai tekemällä heikkoa anteeksipyyntöä, on usein pahempaa.

Voi olla vaikeuksia anteeksipyyntöjen kanssa:

• Oletat että virheiden tekeminen tarkoittaa, että olet huono ihminen. Kun tunnet häpeää, sinulla on vaikea ymmärtää, että yksi hölynpöly ei heijasta hahmosi kokonaisuutta.
• Sinusta tulee puolustava. Kukaan ei halua häpeää. Puolustus ei kuitenkaan ole anteeksipyyntö.
• Huolet siitä, että joudut omistamaan kaiken vastuun, tai että avaat portin lisää syytöksiä varten. Se voi tapahtua, varmasti. Mutta anteeksipyynnön antaminen ei aiheuta kaunaa ajan myötä, ja se on myrkyllistä henkilökohtaisille ja työpaikkaympäristöille.

Hyvä uutinen on, että kun kirjoitat anteeksipyyntönne kirjallisesti, sinulla on ylellisyyttä hioa ja muokata ajatuksiasi niin, että ne sanovat tarkalleen, mitä haluat välittää.

Hyvän anteeksipyyntökirjeen elementit

Anteeksi näyttää olevan vaikein sana, mutta jos pystyt hallitsemaan nämä vaiheet anteeksipyynnön yhteydessä, jätät varmasti hyvän vaikutelman. Nämä ohjeet pätevät riippumatta siitä, pyydätkö anteeksi henkilökohtaista virhettä vai kirjoitatko anteeksipyynnön ryhmän tai yrityksen puolesta.

• Sano, että olet pahoillasi. Ei, ”anteeksi, mutta …” Pelkkä ol ’”Olen pahoillani.”
• Omista virhe. On tärkeää osoittaa väärinkäyttäjälle, että olet valmis ottamaan vastuun teoistasi.
• Kuvaile mitä tapahtui. Luvatun henkilön on tiedettävä, että ymmärrät mitä tapahtui ja miksi se oli hänelle vahingollista. Varmista, että keskityt edelleen roolisi syyn estämisen sijasta.
• Pidä suunnitelma. Kerro vääryydelle henkilölle, kuinka aiot korjata tilanteen.
• Tunnusta, että olit väärässä. Suuren ihmisen omistaminen väärään suuntaan vaatii. Mutta olet jo muistuttanut itsellesi, että olet iso ihminen. Sinulla on tämä.
• Pyydä anteeksi. Pieni haavoittuvuus vie pitkälle sen osoittamiseksi, että tarkoitat sanojasi.

—Jos haluat tietää, miten anteeksi, tee ensin …

Se on kuin helppoa (ja yhtä vaikeaa). Ei minimointia, ei syytteen vaihtamista, ei puolustuksia. Katsotaanpa nyt joitain tämän muodon mukaisia anteeksipyyntökirjeitä.

Esimerkkejä anteeksipyyntökirjeistä

Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, on pidettävä mielessä muutama viite. Pidä ensin kirjeesi lyhyt ja täsmällinen. Älä käsittele tapahtumia – tislaa se välttämättömiin. Älä liioittele. Miekallesi ei tarvitse pudota. Mutta pidä kielesi kunnioittavana, vilpittömänä ja ammattitaitoisena.

Kolmannen osapuolen anteeksipyyntö

Jos valvot virheen tehneitä työntekijöitä ja huomaat, että pyydät anteeksi asiakasta, on tärkeää, että otat vastuun ottamatta kaikki syytteet työntekijälle. Loppujen lopuksi se, mitä työntekijäsi tekevät, heijastaa johtajuuttasi.

Henkilökohtainen anteeksipyyntökirje

Joskus sinun on omistettava jotain tekemäsi, mikä satuttaa toista ihmistä tai haittaa sitä. Olemme kaikki olleet siellä. Pidä se yksinkertaisena. Älä tekosyytä.Osoita, että yrität parantaa.

Joukkopahoittelut

Ajatteleminen on kauhistuttavaa, mutta joskus päätät järkyttää joukko ihmisiä eikä vain yhtä ihmistä. Kuten kaikkien anteeksipyyntökirjeiden kohdalla, on tärkeää olla sanomatta: ”Olen pahoillani, jos joku tunsi olevansa loukkaantunut.” (Se on kuin sanoa: ”On liian huono, että jotkut teistä eivät osaa käsitellä persoonallisuuttani.”) Sen sijaan sanokaa: ”Olen pahoillani, että loukasin ketään.”