¿Qué es una aplicación de colaboración?

Las aplicaciones de colaboración están cambiando la forma en que las personas trabajan, y ya es hora. Una aplicación de colaboración es cualquier software que ayude a las personas a trabajar juntas. Estas aplicaciones nos evitan tener que enviarnos correos electrónicos, tocar puertas y dejar mensajes de voz cada vez que terminamos un trabajo y se lo pasamos a la siguiente persona. las personas conocen la actividad en el trabajo que les pertenece. Se aseguran de que las personas adecuadas tengan acceso a los activos que necesitan. Estas aplicaciones de productividad enfatizan y permiten el trabajo en equipo y, especialmente, el trabajo en equipo remoto, una función de vital importancia ahora que muchos de nosotros estamos trabajando desde en casa y no poder simplemente hablar con nuestros compañeros de trabajo en persona.

La tendencia actual en las aplicaciones de colaboración es utilizar software basado en la nube al que varias personas acceden a través de sus propios inicios de sesión, similar a cualquier aplicación de redes sociales que pueda usar . Demonios, incluso Facebook podría considerarse un aplicación de colaboración si la usa con otras personas para lograr algo, como planificar una fiesta o recopilar fotos para un álbum de recortes. De hecho, existe una versión de Facebook específica para el trabajo llamada Workplace by Facebook.

Unas palabras sobre categorías superpuestas

«Software de colaboración» no es exactamente una categoría clara porque también se superpone con muchas otras categorías de software, desde aplicaciones de mensajería para equipos como Slack hasta servicios de videoconferencia como Zoom.

Para el propósito de este artículo, incluimos aplicaciones de categorías muy superpuestas, como project software de gestión, aplicaciones de lista de tareas pendientes (siempre que tengan amplias funciones para compartir y colaborar) y aplicaciones kanban.

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para la colaboración

De esas categorías superpuestas, El software de gestión de proyectos es el más competitivo. PCMag tiene tres opciones de editores en esa categoría, todas las cuales han llegado a esta lista de las mejores aplicaciones de colaboración. Son:

• LiquidPlanner para organizaciones muy grandes que necesitan administrar proyectos y recursos,

• Zoho Projects para empresas pequeñas y en crecimiento con un presupuesto limitado, y

• Trabajo en equipo (anteriormente, Proyectos de trabajo en equipo ) para pequeñas y medianas empresas que necesitan comenzar con la administración de proyectos rápidamente.

Sin embargo, varios de los de alto desempeño en la categoría de administración de proyectos fueron superados por poco y merecen honores mencionar. Son: Wrike, ProofHub, Celoxis, TeamGantt y GanttPRO.

Las mejores aplicaciones multipropósito

Algunas de las entradas de esta lista no encajan perfectamente en ninguna categoría . En cierto modo, eso es lo que los hace especiales. Son herramientas flexibles, personalizables y multipropósito.

Podio es una. Es un centro en línea donde cualquier organización o equipo puede obtener cualquier tipo de trabajo y comunicación hecha. Cuando crea una cuenta, elige qué tipo de aplicaciones desea tener en una variedad de propósitos comerciales, como RR.HH., administración, ventas, TI, etc. Si no hay una aplicación que se adapte a sus necesidades, puede crearla o simplemente usar una de las aplicaciones existentes como punto de partida y cambiar partes de ella.

Otro ejemplo es Asana. Asana comenzó como una herramienta de administración de tareas, pero ha crecido para incluir excelentes opciones para administrar flujos de trabajo, ideas, proyectos y más.

Basecamp también pertenece a las mejores aplicaciones multipropósito. Es una de las aplicaciones más sólidas cuando se trata de equilibrar la gestión del trabajo y la comunicación. Además, hay mucha flexibilidad sobre para qué utiliza Basecamp. Puede gestionar proyectos o trabajos ajenos al proyecto. También es un gran lugar para tener discusiones asincrónicas con colegas internos y socios externos, como contratistas y clientes. Todo depende de lo que necesite que haga la herramienta.

Mejor Lista colaborativa de tareas pendientes

Todoist es el ganador de la elección de PCMag Editors para aplicaciones de lista de tareas pendientes, pero también es una herramienta de colaboración muy valiosa si su equipo necesita una herramienta económica que ayude a un grupo de personas anote, priorice y administre todo lo que necesitan hacer.

¿Qué hace que Todoist sea mejor que otras aplicaciones colaborativas de tareas pendientes? Para empezar, tiene aplicaciones para todas las plataformas principales que funcionan de manera confiable y se sincronizan sin esfuerzo. Además, Todoist te brinda un montón de herramientas para organizar tareas, como calificaciones y etiquetas de prioridad, sin crear una interfaz desordenada. Eso mantiene la aplicación fácil de usar y altamente accesible para los recién llegados.

Lo mejor para trabajar con Bases de datos

Dos aplicaciones de esta lista se especializan en cambiar la forma en que administra e interactúa con h Bases de datos relacionales. Son Airtable y Smartsheet.

Antes de que la palabra «base de datos» lo rechace, sepa que Airtable es una herramienta de colaboración completamente accesible con una variedad de usos. Puede configurarlo para administrar información, como un calendario editorial, o cualquier tipo de colección, como inventario o una colección personal de discos de vinilo.Puede usarlo para rastrear y monitorear el trabajo a medida que pasa por un proceso o flujo de trabajo, donde una pieza de trabajo se mueve de una persona a otra para ediciones o aprobaciones, etc. Es sorprendentemente fácil de usar, altamente personalizable y francamente versátil.

Smartsheet es otra aplicación que le permite trabajar con bases de datos relacionales, aunque es un poco más robusta que Airtable. En PCMag, en realidad incluimos a Smartsheet en el software de gestión de proyectos porque también puede hacerlo. Sin embargo, lo que hace poderoso a Smartsheet es su soporte para automatizaciones, algo como «cuando ocurra X, haga Y». Por ejemplo, «cuando ingrese nueva información a través de un formulario de admisión de clientes, avise al gerente del equipo y asigne automáticamente al miembro del equipo junior una tarea para hacer un seguimiento con el nuevo cliente dentro de tres días». Con este ejemplo, puede configurar una regla en Smartsheet para que, tan pronto como llegue un formulario de admisión de cliente, el resto ocurra automáticamente. Cuando automatiza tareas de memoria, todo el equipo ahorra tiempo que pueden dedicar a trabajos más importantes.

Lo mejor para Kanban

Kanban es un sistema para trabajar que se utiliza en una variedad de campos , aunque es especialmente popular entre los desarrolladores de software y otros tipos de trabajadores técnicos. Sin explicar kanban demasiado en profundidad, utiliza un tablero y tarjetas en ese tablero para representar tareas o ideas. El tablero contiene columnas y cada columna es (generalmente) una etapa o paso en el proceso de trabajo. Por lo tanto, puede tener un tablero con las columnas Tareas pendientes, Tareas pendientes, Listo. Escriba todas las tareas que deben realizarse y colóquelas en la columna Tareas pendientes. Cuando comience una tarea (simbolizado por una tarjeta que contiene el nombre de la tarea y otros detalles sobre ella), mueves su tarjeta a la columna Haciendo. Cuando termines, colocas la tarjeta en la columna Listo.

Trello es uno de los las herramientas kanban más amigables del mercado. Cualquiera puede registrarse para obtener una cuenta y comenzar a usarla rápidamente. No es especialmente rica en funciones. t de la caja, pero con una cuenta de pago puede elegir Powerups, o funciones complementarias, para hacerlo más poderoso.

Muchas aplicaciones de colaboración han comenzado a agregar vistas kanban para que siempre tenga la opción de trabaja en kanban si quieres. Asana, Zoho Projects, Teamwork e incluso Todoist tienen ahora algún tipo de función de tablero.

La cultura es clave

Un punto importante sobre todas las herramientas de colaboración y comunicación es que deben tener una cultura empresarial detrás de ellos. Lanzar una nueva herramienta a un grupo de personas y decirles que la usen en lugar del correo electrónico no funciona. Para comenzar a usar una herramienta de colaboración con éxito, todos los jugadores clave del equipo deben aceptarla. Tiene que convertirse en parte de la cultura.

Cuando esté en funcionamiento con una aplicación de colaboración que se adapte a sus necesidades y todo comience a hacer clic, es posible que se sorprenda de lo productivo y organizado que se ha vuelto su equipo.