Vad är en samarbetsapp?

Samarbetsappar förändrar sättet människor arbetar på – och det är på tiden. En samarbetsapp är programvara som hjälper människor att få jobbet tillsammans. Dessa appar sparar oss från att behöva skicka e-post till varandra, knacka på dörrar och lämna röstmeddelanden varje gång vi avslutar en del arbete och skickar det vidare till nästa person. De låter människor känner till aktiviteter på arbetet som berör dem. De ser till att rätt personer har tillgång till de tillgångar de behöver. Dessa produktivitetsappar betonar och möjliggör lagarbete och särskilt fjärrlagarbete – en kritiskt viktig funktion nu när så många av oss arbetar från hemma och kan inte helt enkelt prata med våra medarbetare personligen.

Den nuvarande trenden i samarbetsappar är att använda molnbaserad programvara som flera personer får tillgång till via sina egna inloggningar, liknar alla sociala medier som du kan använda Heck, även Facebook kan betraktas som en samarbetsapp om du använder den med andra människor för att åstadkomma något, till exempel att planera en fest eller samla foton till en klippbok. I själva verket finns det en arbetsspecifik version av Facebook som heter Workplace by Facebook.

Ett ord om överlappande kategorier

”Samarbetsprogram” är inte exakt en tydlig kategori eftersom den också överlappar med så många andra programvarukategorier, från teammeddelandeprogram som Slack till videokonferenstjänster som Zoom.

I den här artikeln inkluderar vi appar från nära överlappande kategorier, till exempel projekt hanteringsprogramvara, att göra-lista-appar (så länge de har gott om delnings- och samarbetsfunktioner) och kanban-appar.

Bästa projekthanteringsappar för samarbete

Av de överlappande kategorierna, projektledningsprogram är den mest konkurrenskraftiga. PCMag har tre redaktörsval i den kategorin, som alla har nått den här listan över de bästa samarbetsapparna. De är:

• LiquidPlanner för mycket stora organisationer som behöver hantera både projekt och resurser,

• Zoho-projekt för små och växande företag med en budget och

• Teamwork (tidigare Teamwork-projekt ) för små och medelstora företag som behöver komma igång med projektledning snabbt.

Flera högpresterande inom projektledningskategorin kantades dock snävt ut och förtjänar hedervärda De är: Wrike, ProofHub, Celoxis, TeamGantt och GanttPRO.

Bästa flerfunktionsappar

Några av posterna i den här listan passar inte snyggt i någon kategori . På ett sätt är det det som gör dem speciella. De är flexibla, anpassningsbara, multifunktionella verktyg.

Podio är ett. Det är ett online-nav där alla organisationer eller team kan få alla typer av arbete och kommunikation gjort. När du skapar ett konto väljer du vilka typer av appar du vill ha från olika affärsändamål, till exempel HR, management, försäljning, IT och så vidare. Om det inte finns en app som passar dina behov kan du bygga den eller helt enkelt använda en av de befintliga apparna som utgångspunkt och ändra delar av den.

Ett annat exempel är Asana. Asana började som ett uppgiftshanteringsverktyg men har vuxit till att inkludera utmärkta alternativ för att hantera arbetsflöden, idéer, projekt och mer.

Basecamp tillhör också de bästa multifunktionsapparna. Det är en av de starkare apparna när det gäller balansera arbetshantering och kommunikation. Dessutom är det mycket flexibilitet över vad du använder Basecamp för. Du kan hantera projekt eller icke-projektarbete. Det är också ett utmärkt ställe att ha asynkrona diskussioner med interna kollegor såväl som partners på utsidan, som entreprenörer och kunder. Allt beror på vad du behöver verktyget att göra.

Bäst Collaborative To-Do List

Todoist är PCMag Editors ”Choice vinnare för att göra-lista-appar, men det är också ett mycket värdefullt samarbetsverktyg om ditt team behöver ett billigt verktyg som hjälper en grupp människor skriva ner, prioritera och hantera allt de behöver göra.

Vad gör Todoist bättre än andra samarbetsuppgifter? Till att börja med har det appar för alla större plattformar som alla fungerar pålitligt och synkroniseras utan problem. Dessutom ger Todoist dig massor av verktyg för att organisera uppgifter, som prioritetsbetyg och etiketter, utan att skapa ett rörigt gränssnitt. Det gör appen enkel att använda och mycket tillgänglig för nykomlingar.

Bäst för att arbeta med Databaser

Två appar i den här listan är specialiserade på att ändra sättet du hanterar och interagerar med h relationsdatabaser. De är Airtable och Smartsheet.

Innan ordet ”databas” vänder dig bort, vet du bara att Airtable är ett helt tillgängligt samarbetsverktyg med en mängd olika användningsområden. Du kan ställa in den för att hantera information, till exempel en redaktionell kalender, eller vilken typ av samling som helst, som inventering eller en personlig vinylskivsamling.Du kan använda den för att spåra och övervaka arbete när det går igenom en process eller ett arbetsflöde, där ett arbete flyttas från en person till en annan för redigering eller godkännande och så vidare. Det är förvånansvärt enkelt att använda, mycket anpassningsbart och rent mångsidigt.

Smartsheet är en annan app som låter dig arbeta med relationsdatabaser, även om det är lite djupare än Airtable. På PCMag korsar vi faktiskt Smartsheet under projektledningsprogram eftersom det också kan göra det. Det som gör Smartsheet kraftfullt är dock dess stöd för automatiseringar, något som ”när X inträffar, gör Y.” Till exempel ”när ny information kommer in via ett klientintagningsformulär, varna teamchefen och tilldela juniorteamet automatiskt en uppgift att följa upp med den nya klienten inom tre dagar.” Med hjälp av detta exempel kan du ställa in en regel i Smartsheet så att så fort ett klientintagningsformulär anländer, sker resten automatiskt. När du automatiserar rote-uppgifter sparar det hela teamets tid som de kan spendera på viktigare arbete.

Bäst för Kanban

Kanban är ett system för arbete som används inom en mängd olika fält , även om det är särskilt populärt bland mjukvaruutvecklare och andra typer av tekniska medarbetare. Utan att förklara kanban för djupt använder det ett kort och kort på det kortet för att representera uppgifter eller idéer. Tavlan innehåller kolumner och varje kolumn är (vanligtvis) ett steg eller steg i arbetsprocessen. Så du kan ha en tavla med kolumnerna Att göra, Göra, Klar. Du skriver ner alla uppgifter som behöver göras och lägger dem i kolumnen Att göra. När du startar en uppgift (symboliserat av ett kort som innehåller uppgiftsnamnet och andra detaljer om det), flyttar du kortet till kolumnen Gör. När du är klar lägger du kortet i kolumnen Klar.

Trello är en av de vänligaste kanbanverktygen på marknaden. Alla kan registrera sig för ett konto och börja använda det snabbt. Det är inte särskilt funktionsrikt av rutan, men med ett betalt konto kan du välja Powerups eller tilläggsfunktioner för att göra det mer kraftfullt.

Många samarbetsappar har börjat lägga till kanban-vyer så att du alltid har möjlighet att arbeta i kanban om du vill. Asana, Zoho Projects, Teamwork och till och med Todoist har alla någon form av styrfunktion nu.

Culture Is Key

En viktig punkt för alla samarbets- och kommunikationsverktyg är att de måste ha en företagskultur bakom dem. Att kasta ett nytt verktyg på en massa människor och berätta för dem att använda det istället för e-post fungerar inte. För att börja använda ett samarbetsverktyg framgångsrikt måste alla nyckelaktörer i laget köpa in det. Det måste bli en del av kulturen.

När du startar med en samarbetsapp som passar dina behov och allt börjar klicka kan du bli förvånad över hur mycket mer produktivt och organiserat ditt team har blivit.