Pokazili jste to. Nyní je čas ji vlastnit. Vědět, jak se omluvit, je zásadní životní a kariérní dovednost. Ale když napíšete omluvný dopis a vytvoříte si permanentní záznam o události a své reakci na ni, je o to důležitější, abyste to napravili.
Proč je psaní omluvného dopisu tak těžké?
Ospravedlnění je umělecká forma, kterou málokdo z nás ovládá. Nechceme si přiznat své chyby, protože si myslíme, že to, že děláme chyby, se špatně odráží na naší povaze. Pravda je však taková, že neomlouvat se nebo dělat slabé neomluvení je často horší.
Existuje několik důvodů, proč můžete s omluvami bojovat:
- Předpokládáte že dělat chyby znamená, že jsi špatný člověk. Když se stydíte, těžko si uvědomujete, že jeden pitomec neodráží vaši postavu jako celek.
- Dostanete defenzivu. Nikdo se nechce stydět. Obrana však není omluvou.
- Bojíte se, že budete muset nést veškerou odpovědnost, nebo že otevřete stavidlo pro další obvinění. Mohlo by se to stát, jistě. Ale neomlouvám se, že v průběhu času vyvolávám odpor, a to je toxické pro osobní i pracovní prostředí.
Dobrou zprávou je, že když se omluvíte písemně, můžete přepracovat a upravit své myšlenky tak, aby přesně říkaly, co chcete sdělit.
Prvky dobrého dopisu o omluvě
Litujeme, zdá se, že je to nejtěžší slovo, ale pokud zvládneš tyto kroky v procesu omluvy, určitě uděláš dobrý dojem. Tyto pokyny platí, ať už se omlouváte za osobní chybu, nebo píšete omluvu jménem týmu nebo firmy.
- Řekněme, že se omlouváte. Ne, „omlouvám se, ale …“ Prostě ol “„ Je mi to líto. “
- Vlastní chybu. Je důležité ukázat poškozené osobě, že jste ochotni převzít odpovědnost za své činy.
- Popište, co se stalo. Ukrivdená osoba musí vědět, že rozumíte tomu, co se stalo a proč jí to ublížilo. Dbejte na to, abyste se soustředili spíše na svou roli než na odvrácení viny.
- Připravte si plán. Dejte poškozenému vědět, jak hodláte situaci napravit.
- Přiznejte, že jste se mýlili. K tomu, aby se mýlil, je zapotřebí velkého člověka. Ale už jste si připomněli, že jste velký člověk. Máte to.
- Požádejte o odpuštění. Trochu zranitelnosti vede dlouhou cestu k prokázání, že máte na mysli to, co říkáte.
– Pokud se chcete vědět omluvit, udělejte to nejprve …
Je to jako snadné (a tak těžké). Žádná minimalizace, žádná změna viny, žádná obrana. Nyní se podívejme na několik příkladů omluvných dopisů, které se řídí tímto formátem.
Příklady omluvných dopisů
Než začnete psát, je třeba mít na paměti několik ukazatelů. Nejprve nechejte svůj dopis stručný a věcný. Necitejte o tom, co se stalo – destilujte to podstatné. Nepřehánějte to. Není třeba padat na meč. Udržujte však svůj jazyk ohleduplný, upřímný a profesionální.
Omluva třetí strany
Pokud dohlížíte na zaměstnance, který udělal chybu, a omlouváte se zákazníkovi nebo klientovi, je důležité, abyste převzali odpovědnost, aniž byste zahodili veškerou vinu na zaměstnance. Koneckonců to, co dělají vaši zaměstnanci, odráží vaše vedení.
jménem společnosti ABC Office Equipment vyjadřuji naši upřímnou omluvu za špatné zkušenosti, které jste měli s našimi prodeji spolupracovník, Jamesi. Chápu, že James udělal neprofesionální poznámky, když jste navštívili naši prodejnu a informovali se o nové kopírce. Přišli jste k nám hledat informace a místo toho jste byli podrobeni dotěrnému prodejci.
Ve společnosti ABC je naším cílem pomoci vám učinit informované rozhodnutí o nákupu, aniž byste museli jednat s agresivní prodejní taktikou. James je nový zaměstnanec, kterého jsem trénoval. Beru plnou odpovědnost za jeho chování. Obdržel písemné napomenutí a bude zastínit jednoho z našich vedoucích prodejních spolupracovníků, dokud nebude lépe rozumět přístupu společnosti ABC Office Equipment k zákaznickému servisu.
Jsem vděčný, že jste mi tento problém přinesli pozornost a žádám vás o odpuštění. Rádi bychom získali vaše podnikání. Jako poděkování jsem zahrnul poukaz na 20 procent z vašeho dalšího nákupu v našem obchodě, pokud se rozhodnete dát nám druhou šanci. Doufáme, že se brzy opět uvidíme!
S pozdravem,
Manažer prodeje Jennifer SmithEquipment
Dopis o osobní omluvě
Někdy musíte vlastnit něco, co jste udělali a které jiné osobě ublížilo nebo obtěžovalo. Všichni jsme tam byli. Snažte se o to. Neomlouvejte se.Ukažte, že se snažíte zlepšit.
omlouvám se, že jsem včera odpoledne nepřijel včas a vyzvedl si vás z letiště. Nemám žádnou výmluvu, abych vás nechal čekat a přemýšlel, kdy se vaše jízda ukáže.
Je pro mě důležité, abych lidi nenechal zklamat, když jsou na mě závislí. Příště lépe využiji upozornění kalendáře, takže budu mít dostatek času, abych dorazil podle plánu, nebo dokonce v předstihu.
Pokorně vás žádám o odpuštění. Doufám, že vám moje chyba nezabrání v hledání mé pomoci v budoucnu. Jsem vždy rád, že vám mohu sloužit.
Všechno nejlepší,
Jillian
Hromadná omluva
Je to děsivé přemýšlet, ale někdy nakonec rozrušíte skupinu lidí, nikoli jen jednu osobu. Stejně jako u všech omluvných dopisů je důležité neříkat: „Je mi líto, pokud se někdo cítil uražen.“ (To je jako říct: „Je to škoda, někteří z vás neví, jak zacházet s mojí osobností.“) Místo toho řekněte: „Je mi líto, že jsem někoho urazil.“
dlužím vám všem omluvu. Když jsem plánoval svůj kostým pro naši každoroční společnost Halloween bash, zjevně jsem nemyslel. Nyní si uvědomuji, že to, co jsem nosil, bylo urážlivé pro některé z vás, stejně jako pro vaše rodiny.
Nikdy jsem neměl v úmyslu někomu způsobit utrpení. Při zpětném pohledu však jasně vidím, že jsem si věci nerozmyslel, než jsem se rozhodl, co si obléct. Příště budu ujistěte se, že vážíte můj pokřivený smysl pro humor s mým smyslem pro slušnost a vyberte něco, co není kontroverzní.
Doufám, že mi odpustíte, že jsem vám nepříjemný. Přijměte cupcakes v toaletě jako upřímná nabídka míru.
Všechno nejlepší,
Jamie
