Av Tyler Snyggt den 17 januari 2020
I den här artikeln:
- Vad är ett hyreskvitto?
- Varför ska du använda ett hyreskvitto?
- Hur man skriver ett hyreskvitto
- Hur man skickar ett hyreskvitto
- Hyreskvitton för elektroniska betalningar
Om dina hyresgäster betalar sin hyra genom att skicka en check via posten eller leverera den direkt till dig, kan de be om ett hyreskvitto. En hyrabetalning är densamma som alla andra finansiella transaktioner eller detaljhandelstransaktioner, och att tillhandahålla kvitton är en bra affärsmetod. Hälften (50%) av hyresgästerna levererar sin hyra personligen * – så att ha en skriftlig bokföring av varje betalning hjälper dig och din hyresgäst att hålla reda på din ekonomi. Du kan skapa en hyremottagningsmall själv eller ladda ner vår kostnadsfria mall.
Vad är ett hyremottagande?
Ett hyrakvitto är ett dokument som visar att en hyresvärd eller fastighetsförvaltare fått en hyresgästs hyrabetalning. Ett månatligt hyrakvitto ska skickas ut efter att en hyresgäst betalat sin hyresfaktura.
Ett hyreskvitto används oftast för:
- Kontantbetalningar
- Kontrollera betalningar
- Postanvisningar
Så här fungerar ett hyreskvitto
Här är stegen för att utfärda månatliga eller engångsbetalningar för hyresgäster:
- Hyresvärden hämtar betalningen.
- Hyresvärden skriver och undertecknar kvittot.
- Både hyresvärden och hyresgästen behåller en kopia på hyreskvitto för deras register.
Ska du ge kvitton till hyresgäster för deposition eller husdjursuthyrning?
Som hyresvärd ska du dokumentera bevis på alla hyresgästbetalningar. När ett hyresavtal undertecknas och husdjurs- eller säkerhetsdepositioner betalas, bör ett kvitto utfärdas. Om du tar ut husdjurshyror eller andra månadsavgifter kan de tas med på ditt hyreskvitto, så länge de alla betalas samtidigt. För alla icke-månatliga betalningar använder du ett annat format på hyreskvittot, till exempel ett depositionskvitto.
Varför ska du använda ett hyreskvitto?
Ett hyrakvitto ska användas av hyresvärden eller fastighetsförvaltaren för att effektivisera hur betalningar spåras när de kommer in. Hyresintäkter ger också hyresgästen bevis för betalning så att de kan hålla reda på sin ekonomi .
Här är några anledningar till att du alltid ska utfärda ett hyreskvitto:
1. Hyreskvitton skapar ett pappersspår för kontantbetalningar
Du kanske inte accepterar kontanter, och det är bra, bara inkludera bestämmelsen i ditt hyresavtal. Men om du gör det visar ett hyrakvitto bevis på betalning för medel som annars inte kan spåras. Om du någonsin granskas behöver du ett sätt att dokumentera dina hyresdepositioner. Detsamma gäller betalningar som görs via postanvisning, som fler hyresvärdar är villiga att acceptera.
2. Hyresintäkter kan krävas av staden eller staten
Flera stater kräver att hyresvärdar tillhandahåller ett kvitto på begäran, så kontrollera dina lokala lagar. Stadgarna varierar, med vissa stater som föreskriver ett kvitto för alla betalningsformer och andra kräver endast kvitton för kontanter eller postanvisningar. Men även om du inte har någon rättslig skyldighet är det en bra affärsmetod att tillhandahålla ett hyreskvitto på begäran.
3. Hyreskvitton förenklar din bokföring
Din hyresvärdsverksamhet är just det – ett företag. Och redovisning är en viktig del av alla företag, särskilt när finansiella transaktioner är lika stora som månatliga hyresbetalningar. Oavsett om du gör din bokföring med hyresspecifik programvara, ett kalkylark för hyresintäkter och utgifter eller pappersfiler, måste du behålla en hyresvärdes kopia i papper eller digital form för varje betalning som hyresgästen gör.
4. Hyreskvitton hjälper till att minimera tvister
Om en hyresgäst påstår sig ha gjort en hyresbetalning som du aldrig fått, kommer ett hyreskvitto – eller brist på en – att berätta historien. Om några hyresrelaterade problem eskalerar, kan du ha en tydlig rekord av mottagna betalningar också öka din trovärdighet och stödja ditt fall. när en check studsar, oroa dig inte:
- Hyresintäkter skyddar inte checker.
- Den returnerade kontrollen är ett gott bevis på att betalningen inte var giltig.
Som hyresvärd ska du förvara en kopia av hyreskvittot för dina register och dokumentera information i ett betalningsspårningssystem. Detta hjälper dig att hålla reda på sena betalningar, avvisade checkar, missade betalningar och andra problem.
Hur man skriver ett hyreskvitto
Vår lättanvända hyremottagningsmall innehåller alla du måste skapa kvitton för hyresgästbetalningar.När du skriver ett hyreskvitto bör du inkludera:
- Datumet för betalningen mottagits
- Hyresgästens fullständiga namn
- Det fullständiga namnet på någon annan som gjorde betalningen på hyresgästens vägnar
- Namnet på hyresvärden eller fastighetsförvaltaren som tar emot betalningen
- Hyresfastighetens adress och enhetsnummer
- Hyran betalningsbelopp och andra betalningar som verktyg eller husdjursuthyrning
- Betalningsmetod
- Hyresbetalningsperioden (t.ex. 1-31 maj 2019)
- Återstående månatssaldo och eventuella sena avgifter, om tillämpligt
När en betalning har bearbetats, ska du skriva och datera det utskrivbara hyreskvittot.
Här är ett exempel på hyreskvitto :
Detta kostnadsfria provkvitto (som du kan ladda ner via den gröna knappen högst upp i artikeln) är ett anpassningsbart dokument, så du kan skriva in informationen istället för att behöva skriva ut den och skriva detaljerna. Detta gör det enkelt att undvika fel och du kan till och med skicka det ifyllda kvittot för hyresbetalning via e-post till din hyresgäst för att säkerställa leverans.
Hur man skickar ett hyreskvitto
Det finns några sätt att skicka ett hyreskvitto:
- Skriv ut och leverera det personligen till hyresgästen.
- Skriv ut och maila kvittot till hyresgästen.
- E-post hyran betalat kvitto till hyresgästen i PDF-format.
Hyresintäkter för elektroniska betalningar
Medan hyresintäkter traditionellt används för kontanter, checkar eller postanvisningar föredrar 57% av hyresgästerna att betala online * – och skapa hyreskvitton är fortfarande viktigt för bokföring och din hyresgästs register. Om hyresgästen betalar hyra online kan du skicka ett traditionellt kvitto eller ett elektroniskt kvitto. Med Zillow Rental Manager kan du:
- Enkelt och säkert samla in hyra med ACH, debet eller kredit – det är gratis för dig och gratis för din hyresgäst om de väljer att betala med ACH.
- Ställ in automatiska betalningar och automatiska påminnelser för din hyresgäst.
- Få meddelanden när en hyresgäst initierar en betalning.
