Du har gjort det. Nu är det dags att äga det. Att veta hur man ber om ursäkt är en viktig livs- och karriärfärdighet. Men när du skriver ett ursäktsbrev, skapar en permanent registrering av ett evenemang och ditt svar på det, är det desto viktigare att du får det rätt.
Varför är det så svårt att skriva ett ursäkta brev?
Att be om ursäkt är en konstform som få av oss tycks bemästra. Vi vill inte erkänna våra misstag eftersom vi tror att att göra misstag speglar vår karaktär dåligt. Men sanningen är att det inte är värre att inte be om ursäkt eller göra en svag icke-ursäkt.
Det finns några anledningar till att du kan kämpa med ursäkter:
- Du antar att göra misstag betyder att du är en dålig person. När du skäms har du svårt att inse att en sak inte återspeglar din karaktär som helhet.
- Du blir defensiv. Ingen vill skämmas. Men ett försvar är inte en ursäkt.
- Du är orolig att du måste äga allt ansvar, eller att du öppnar översvämningsgrinden för fler anklagelser. Det kan säkert hända. Men att inte be om ursäkt skapar ilska över tiden, och det är giftigt för personliga miljöer och arbetsplatser.
Den goda nyheten är att när du skriver din ursäkt skriftligen har du lyxen att polera och redigera dina tankar så att de säger exakt vad du menar att förmedla.
Elementen i ett bra ursäktsbrev
Ledsen verkar vara det svåraste ordet, men om du kan bemästra dessa steg i ursäktsprocessen kommer du säkert att göra ett bra intryck. Dessa riktlinjer gäller oavsett om du ber om ursäkt för ett personligt fel eller om du skriver en ursäkt på uppdrag av ett team eller företag.
- Säg att du är ledsen. Inte, ”Jag är ledsen, men …” Bara helt enkelt ”Jag är ledsen.”
- Äg misstaget. Det är viktigt att visa den felande personen att du är villig att ta ansvar för dina handlingar.
- Beskriv vad som hände. Den felaktiga personen måste veta att du förstår vad som hände och varför det skadade dem. Se till att du förblir fokuserad på din roll snarare än att avleda skulden.
- Ha en plan. Låt den felaktiga personen veta hur du tänker åtgärda situationen.
- Medge att du hade fel. Det tar en stor person att äga upp till att ha fel. Men du har redan påminde dig själv om att du är en stor person. Du har det här.
- Be om förlåtelse. En liten sårbarhet går långt mot att bevisa att du menar vad du säger.
—Om du vill veta hur man ber om ursäkt, gör först det här …
Det är som lätt (och lika svårt) som det. Ingen minimering, inget skiftande skuld, inget försvar. Låt oss nu titta på några exempel på ursäktsbrev som följer detta format.
Exempel på brev om ursäkt
Innan du börjar skriva finns det några tips att tänka på. Först hålla ditt brev kort och till sak. Gå inte vidare om vad som hände – destillera det till det väsentliga. Överdriv inte heller. Du behöver inte falla på ditt svärd. Men håll ditt språk respektfullt, uppriktigt och professionellt.
Tredjeparts ursäkt
Om du övervakar en anställd som gjorde ett misstag och befinner dig ber om ursäkt till en kund eller klient, det är viktigt att du tar ansvar utan att tappa all skuld på den anställde. När allt kommer omkring reflekterar vad dina anställda gör ditt ledarskap.
På uppdrag av ABC Office Equipment ber jag vår uppriktiga ursäkt för den dåliga upplevelsen du hade med vår försäljning medarbetare, James. Jag förstår att James gjorde oprofessionella kommentarer när du besökte vår butik för att fråga om en ny kopiator. Du kom till oss på jakt efter information och utsattes istället för en påträngande säljare.
På ABC är det vårt mål att hjälpa dig att fatta ett välgrundat köpbeslut utan att behöva ta itu med aggressiv försäljningstaktik. James är en ny medarbetare som jag har utbildat. Jag tar fullt ansvar för hans beteende. Han har fått en skriftlig påminnelse och kommer att skugga en av våra ledande säljare tills han har en bättre förståelse för ABC-kontorsutrustningens syn på kundtjänst.
Jag är tacksam för att du tog detta nummer till min uppmärksamhet och jag ber om förlåtelse. Vi skulle gärna tjäna ditt företag. Jag har tagit med en kupong på 20 procent av ditt nästa köp i vår butik som tack, om du bestämmer dig för att ge oss en andra chans. Vi hoppas att vi ses snart igen!
Vänliga hälsningar,
Jennifer SmithEquipment Sales Manager
The Personal Apology Letter
Ibland måste du äga upp till något du gjorde som skadar eller besvärar en annan person. Vi har alla varit där. Håll det enkelt. Gör inte ursäkter.Visa att du försöker förbättra.
Jag ber om ursäkt för att jag inte kom i tid för att hämta dig från flygplatsen igår eftermiddag. Jag har ingen ursäkt för att låta dig vänta och undra när din resa skulle dyka upp.
Det är viktigt för mig att inte svika människor när de är beroende av mig. Nästa gång kommer jag att använda kalendervarningar bättre så att jag kommer att lämna mycket tid för att komma fram enligt plan eller till och med före schemat.
Jag ber ödmjukt om förlåtelse. Jag hoppas att mitt misstag inte hindrar dig från att söka min hjälp i framtiden. Jag är alltid glad att vara till tjänst.
All the best,
Jillian
The Mass Apology
Det är skrämmande att tänka på, men ibland hamnar du i en grupp människor snarare än bara en person. Som med alla ursäktsbrev är det viktigt att inte säga ”Jag är ledsen om någon kände sig kränkt.” (Det är som att säga ”Det är synd att en del av er inte vet hur man ska hantera min personlighet.”) Säg istället ”Jag är ledsen att jag förolämpade någon.”
Jag är skyldig er alla en ursäkt. När jag planerade min dräkt för vårt årliga företag Halloween bash tänkte jag uppenbarligen inte. Jag inser nu att det jag bar var stötande för vissa av er, liksom för er familjer.
Det var aldrig min avsikt att orsaka någon ångest. Men när jag ser tillbaka ser jag tydligt att jag inte tänkt igenom saker innan jag bestämde mig för vad jag skulle ha på mig. var noga med att väga min förvrängda humor mot min känsla av anständighet och välj något som inte är kontroversiellt.
Jag hoppas att du ska förlåta mig för att göra dig obekväm. ett uppriktigt fredsoffer.
All the best,
Jamie
