Să recunoaștem: toată lumea face greșeli. Deci, dacă faceți o greșeală în formularul W-2 al unui angajat, nu vă panicați. În schimb, aflați cum să corectați un formular W-2 și să luați măsuri.
Puteți corecta formularul W-2 chiar și după depunerea acestuia la Administrația de securitate socială (SSA). Citiți mai departe pentru a afla tipuri de erori comune W-2 și cum să modificați un W-2 pe baza tipului de greșeală.
Când aveți nevoie de un formular W-2 corectat?
Trebuie să creați un formular W-2 modificat dacă faceți o eroare în formularul W-2, cum ar fi includerea unor nume incorecte, numere de securitate socială sau sume.
Angajatorii pot face corecții în formularul W-2 pe formularele trimise angajaților, precum și pe formularele depuse la SSA.
Sancțiuni posibile pentru depunerea unui W-2 incorect
Din păcate, depunerea unui formular modificat nu garantează că veți pleca fără penalități. Este posibil să fiți supus unor penalități dacă nu depuneți un formular W-2 cu informații corecte până la 31 ianuarie.
Sumele penalităților depind de momentul în care depuneți un formular W-2 corectat. IRS vă poate scuti de penalități dacă puteți arăta o cauză rezonabilă a greșelilor.
Pentru a evita sau a reduce penalitățile, trimiteți un formular corectat cât mai curând posibil după ce ați descoperit eroarea în Formularul W-2.
Deci, care este forma corectată de care aveți nevoie? Formularul W-2c.
Cum să corectați un formular W-2: formular W-2c
Pentru a crea un W-2 corectat după depunere, utilizați formularul W-2c, Salariu corect și declarație fiscală. Angajatorii folosesc formularul W-2c pentru a corecta erorile din formularele W-2 depuse la Administrația de securitate socială. Uneori, puteți trimite formularul W-2c angajatului dvs., dar nu SSA (explicat mai jos).
Utilizați formularul W-2c pentru a corecta greșelile pe care le faceți în formularul W-2, cum ar fi incorect:
- Numele angajaților sau numerele de securitate socială
- Adresa angajatului (opțional pentru a utiliza formularul W-2c)
- Anul fiscal
- Numărul federal de identificare a angajatorului (FEIN)
- Câștigurile angajaților sau rețineri fiscale
Este posibil să fie necesar să utilizați Formularul W-2c dacă ați depus două formulare pentru un angajat sub EIN atunci când ar fi trebuit să depuneți unul. Dacă ați depus două formulare pentru un angajat sub EIN și salariile pe unul nu erau corecte, va trebui să utilizați și formularul W-2c.
Completarea W-2c
Când vine vorba de completarea formularului W-2c, primul dvs. pas este să cumpărați copii ale formularului. Există o versiune a formularului pe site-ul IRS, dar este doar în scop informativ. Nu descărcați și nu tipăriți formularul. În schimb, cumpărați formularul de corectare W-2 de la IRS sau de la un vânzător autorizat (de exemplu, magazin de articole de birou).
Utilizați cerneală neagră în font Courier în 12 puncte, dacă este posibil, atunci când completați formularul W-2c. Modul în care completați formularul W-2c depinde de ce eroare trebuie să corectați în formularul W-2.
Formularul W-2c include aceleași casete ca Formularul W-2. Solicită lucruri precum numele angajatorului și EIN, numele angajatului și SSN și informații fiscale federale, de stat și locale. Dar, spre deosebire de formularul W-2, există două coloane pentru informații despre salarii și impozite federale, de stat și locale. O coloană este pentru informațiile „raportate anterior”, iar cealaltă pentru „informații corecte”.
S-ar putea să vă întrebați cum să corectați W-2 cu un număr greșit de securitate socială. Pentru a corecta un formular W-2 cu un SSN incorect (și / sau numele angajatului), pur și simplu completați casetele d – i din formularul W-2c. Aceste casete arată ceea ce ați raportat anterior pentru numele și SSN-ul angajatului, precum și corecțiile. Nu este nevoie să atingeți cutiile de salarii și impozite federale, de stat sau locale.
Pentru a găsi instrucțiuni specifice formularului W-2c, consultați instrucțiunile W-2 corectate în Instrucțiunile generale pentru formularele W-2 și W-3.
Formularul de depunere W-2c
Din nou, înregistrați formularul W-2c imediat ce vă dați seama că există o eroare.
Puteți trimite formularele pe hârtie W-2c sau fișier electronic la Administrația de securitate socială. În general, puteți alege orice metodă preferați. Cu toate acestea, SSA vă solicită să e-fișați formulare dacă trebuie să depuneți 250 sau mai multe formulare W-2c.
Când depuneți formularul W-2c la SSA, trebuie să trimiteți și formularul W-3c, Transmiterea salariilor corectate și declarațiile fiscale.
Formularul W-3c este forma de transmisie pentru Formularul W-2c, la fel ca Formularul W-3 este forma de transmisie pentru Formularul W-2. Trebuie să trimiteți un singur formular W-3c pentru fiecare grup de formulare W-2c pe care le trimiteți.
Înregistrați întotdeauna formularul W-3c atunci când înregistrați unul sau mai multe formulare W-2c (copia A) cu SSA.
Când nu trebuie să trimiteți formularul W-2c către SSA
Este posibil să nu fiți nevoit să depuneți formularul W-2c la SSA dacă faceți o greșeală în formularul W -2. Nu trimiteți formularul W-2c către Administrația de securitate socială dacă:
- Puneți adresa incorectă a unui angajat în formularul W-2
- Prindeți o greșeală după trimiterea formularului W -2 către angajat, dar înainte de a trimite la SSA
Este posibil să aveți situații mai puțin frecvente, care nu necesită trimiterea Formularului W-2c și la SSA.
Adresa incorectă a angajatului
Ați depus la SSA un formular W-2 care arată o adresă incorectă a angajatului? Au fost corecte toate celelalte informații? Dacă ați răspuns „da” la ambele întrebări, nu depuneți formularul W-2c la SSA.
Dacă ați pus o adresă greșită pe copiile formularului W-2 pe care le-ați distribuit angajatului dvs., va trebui să faceți una dintre următoarele acțiuni (din nou, nu înregistrați formularul W-2c cu SSA):
- Emiteți un nou formular W-2 care conține adresa corectă. Scrieți „REEDITAT DECLARAȚIE ”de pe noul angajat copiază
- Emiteți un formular W-2c angajatului care afișează adresa corectă în caseta b
- Retrimiteți formularul W-2 cu adresa incorectă către angajat în un plic care spune adresa corectă
Preluarea unei greșeli înainte de trimiterea formularului W-2 către SSA
Dacă prindeți greșeala după trimiterea formularului W-2 la angajat, dar înainte de a-l trimite la SSA, procesul de corectare este diferit. Nu implică formularul W-2c.
În schimb, marcați „nul” pe copia A a formularului W-2 incorect (copia pentru SSA). Apoi, pregătiți un nou formular W-2 cu informațiile corecte. Scrieți „CORECTAT” pe angajatul copiază și le distribuie angajaților. Trimiteți versiunea corectă a Copiei A către SSA (dar nu scrieți „CORECTAT” pe această copie).
Situații mai puțin frecvente
Nu utilizați formularul W-2c pentru a raporta plătiți înapoi corecții sau pentru a corecta formularul W-2G, anumite câștiguri de jocuri de noroc.
Cum să depuneți un W-2 corectat: fapte rapide
Dacă doriți informații rapide despre cum să faceți un Corecția formularului W-2, aruncați o privire asupra următoarelor lucruri de reținut:
- Utilizați formularul W-2c pentru a corecta (majoritatea) greșelilor făcute în formularul W-2
- Nu depuneți formularul W-2c la SSA dacă singura dvs. greșeală este o adresă incorectă a angajatului sau dacă primiți o greșeală după trimiterea către angajatul dvs., dar înainte de a-l trimite la SSA
- Formularul W- 3c când trimiteți formularul W-2c către SSA
- Trimiteți un formular W-2c imediat ce vă dați seama că ați făcut o greșeală
- Este posibil să suportați penalități atunci când înregistrați un Formular W-2 incorect
Dacă utilizați software-ul Full Payroll de la Patriot Software, serviciile noastre de salarizare vor înregistra pentru dvs. Formularele W-2. Trebuie doar să imprimați copiile angajaților și să le dați angajaților dvs. Obțineți o perioadă de încercare gratuită acum!
Acest articol este actualizat de la data publicării sale inițiale din 08.02.2011.
Acest lucru nu este destinat consultanței juridice; pentru mai multe informații, faceți clic aici.
