V-ați înșelat. Acum este timpul să îl dețineți. A ști cum să-ți ceri scuze este o abilitate crucială în viață și în carieră. Dar atunci când scrieți o scrisoare de scuze, creând o înregistrare permanentă a unui eveniment și răspunsul dvs. la acesta, este cu atât mai important să îl înțelegeți corect.
De ce este atât de greu să scrieți o scrisoare de scuze?
Cererea de scuze este o formă de artă pe care câțiva dintre noi pare să o stăpânească. Nu vrem să ne recunoaștem greșelile, deoarece credem că a greși reflectă rău caracterul nostru. Însă adevărul este că a nu-ți cere scuze sau a face o lipsă de scuze slabă este adesea mai rău.
Există câteva motive pentru care te poți lupta cu scuzele:
- Îți asumi că a greși înseamnă că ești o persoană rea. Când ți-e rușine, îți este greu să recunoști că un tâmpit nu se reflectă asupra caracterului tău în ansamblu.
- Devii defensiv. Nimeni nu vrea să se simtă rușinat. Însă apărarea nu este o scuză.
- Vă faceți griji că va trebui să dețineți toată responsabilitatea sau că veți deschide hayonul pentru mai multe acuzații. S-ar putea întâmpla, sigur. Dar a nu-ți cere scuze creează resentimente în timp și este toxic pentru mediile personale și de la locul de muncă.
Vestea bună este că atunci când îți scrii scuzele în scris, ai luxul de a-ți lustrui și edita gândurile, astfel încât să spună exact ceea ce vrei să transmiți.
Elementele unei scrisori bune de scuze
Ne pare rău, pare a fi cel mai greu cuvânt, dar dacă poți stăpâni acești pași în procesul de scuze, vei face cu siguranță o impresie bună. Aceste reguli se aplică indiferent dacă vă cereți scuze pentru o eroare personală sau dacă scrieți scuze în numele unei echipe sau al unei companii.
- Spuneți că vă pare rău. Nu, „Îmi pare rău, dar …” Pur și simplu „Îmi pare rău”.
- Dețineți greșeala. Este important să arătați persoanei nedreptățite că sunteți dispus să vă asumați responsabilitatea pentru acțiunile dvs.
- Descrieți ce s-a întâmplat. Persoana nedreptățită trebuie să știe că înțelegeți ce s-a întâmplat și de ce i-a fost rău. Asigurați-vă că rămâneți concentrat pe rolul dvs., mai degrabă decât să vă întoarceți vina.
- Aveți un plan. Anunțați persoana nedreptățită cum intenționați să remediați situația.
- Admiteți că ați greșit. Este nevoie de o persoană mare pentru a deține până să greșească. Dar ți-ai amintit deja că ești o persoană mare. Ai acest lucru.
- Solicită iertare. O mică vulnerabilitate merge mult spre a demonstra că vrei să spui ceea ce spui.
—Dacă vrei să știi cum să-ți ceri scuze, mai întâi fă asta …
Este la fel atât de ușor (și la fel de greu). Fără minimizare, fără vina schimbătoare, fără apărare. Acum, să aruncăm o privire la câteva exemple de scrisori de scuze care urmează acest format.
Exemple de scrisori de scuză
Înainte de a începe să scrieți, trebuie să țineți cont de câteva indicații. Mai întâi, păstrați scrisoarea pe scurt și la obiect. Nu vă plimbați cu privire la ceea ce s-a întâmplat – distilați-l la esențial. Nici nu exagerați. Nu este nevoie să cazi pe sabia ta. Dar păstrați-vă limbajul respectuos, sincer și profesionist.
Scuze de la terți
Dacă supravegheați un angajat care a făcut o greșeală și vă găsiți scuze față de un client sau client, este important să vă asumați responsabilitatea fără a arunca toată vina asupra angajatului. La urma urmei, ceea ce fac angajații dvs. reflectă conducerea dvs.
În numele ABC Office Equipment, îmi exprim cele mai sincere scuze pentru experiența proastă pe care ați avut-o cu vânzările noastre asociat, James. Înțeleg că James a făcut observații neprofesionale atunci când ați vizitat vitrina noastră pentru a întreba despre un nou copiator. Ați venit la noi în căutare de informații și, în schimb, ați fost supus unui agent de vânzări puternic.
La ABC, obiectivul nostru este să vă ajutăm să luați o decizie de cumpărare în cunoștință de cauză, fără a fi nevoie să vă ocupați de tactici agresive de vânzare. James este un nou angajat pe care l-am antrenat. Îmi asum întreaga responsabilitate pentru comportamentul lui. El a primit o mustrare scrisă și va ascunde unul dintre asociații noștri de vânzări de vârf până când va înțelege mai bine abordarea ABC Office Equipment în ceea ce privește serviciul pentru clienți.
Sunt recunoscător că mi-ați adus această problemă atenție și îți cer iertare. Ne-ar plăcea să câștigăm afacerea dvs. Am inclus un voucher cu 20% reducere la următoarea dvs. achiziție în magazinul nostru ca mulțumire, dacă decideți să ne acordați oa doua șansă. Sperăm să ne revedem în curând!
Salutări,
Jennifer SmithEquipment Sales Manager
Scrisoarea personală de scuze
Uneori, trebuie să dețineți ceva ce ați făcut, care a rănit sau a deranjat o altă persoană. Am fost cu toții acolo. Nu te complica. Nu vă scuzați.Arătați că încercați să vă îmbunătățiți.
Îmi cer scuze pentru că nu am sosit la timp să te iau de la aeroport ieri după-amiază. Nu am nicio scuză pentru a vă face să așteptați și pentru a mă întreba când va apărea călătoria dvs.
Este important pentru mine să nu dezamăgesc oamenii când depind de mine. Data viitoare, voi folosi mai bine alertele din calendar, așa că voi fi sigur că voi pleca destul de mult pentru a ajunge conform programării sau chiar înainte de termen.
Vă cer iertare cu umilință. Sper că greșeala mea nu vă va împiedica să căutați ajutorul meu în viitor. Sunt întotdeauna fericit că sunt de folos.
Tot ce e mai bun,
Jillian
Scuze de masă
Este oribil să te gândești, dar uneori ajungi să supărești mai degrabă un grup de oameni decât o singură persoană. La fel ca în cazul tuturor scrisorilor de scuză, este important să nu spunem „Îmi pare rău dacă cineva s-a simțit jignit”. (E ca și cum ai spune: „Păcat că unii dintre voi nu știu cum să mă descurc cu personalitatea mea”.) În schimb, spuneți: „Îmi pare rău că am jignit pe cineva”.
vă datorez tuturor scuze. Când mi-am planificat costumul pentru compania noastră anuală de Halloween, nu mă gândeam în mod clar. Acum îmi dau seama că ceea ce am purtat a fost jignitor pentru unii dintre voi, precum și pentru dvs. familii.
Nu a fost niciodată intenția mea de a provoca suferință cuiva. Cu toate acestea, uitându-mă înapoi, văd clar că nu m-am gândit la lucruri înainte să mă hotărăsc cu ce să mă îmbrac. Data viitoare, voi asigurați-vă că ați cântărit simțul umorului meu deformat față de bunul simț și a alege ceva care nu este controversat.
Sper că mă veți ierta că v-ați făcut inconfortabil. Vă rugăm să acceptați cupcakes-urile o ofertă de pace sinceră.
Toate cele bune,
Jamie
