Spieprzyłeś sprawę. Teraz nadszedł czas, aby go posiadać. Umiejętność przepraszania to kluczowa umiejętność życiowa i zawodowa. Ale kiedy piszesz list z przeprosinami, tworząc trwały zapis wydarzenia i swojej odpowiedzi, tym ważniejsze jest, abyś zrobił to dobrze.
Dlaczego pisanie listu z przeprosinami jest takie trudne?
Przepraszanie to forma sztuki, którą niewielu z nas zdaje się opanować. Nie chcemy przyznać się do naszych błędów, ponieważ uważamy, że popełnianie błędów źle wpływa na nasz charakter. Ale prawda jest taka, że nie przepraszanie lub słabe przepraszanie jest często gorsze.
Istnieje kilka powodów, dla których możesz zmagać się z przeprosinami:
- Zakładasz że popełnianie błędów oznacza, że jesteś złą osobą. Kiedy czujesz się zawstydzony, trudno ci rozpoznać, że jeden głupek nie odbija się na twojej postaci jako całości.
- Stajesz się defensywny. Nikt nie chce się wstydzić. Ale obrona to nie przeprosiny.
- Martwisz się, że będziesz musiał wziąć na siebie całą odpowiedzialność lub że otworzysz śluzę dla kolejnych oskarżeń. Oczywiście, to może się zdarzyć. Ale brak przeprosin z czasem buduje urazę, a to jest toksyczne dla środowiska osobistego i zawodowego.
Dobra wiadomość jest taka, że kiedy składasz przeprosiny na piśmie, masz luksus szlifowania i edytowania swoich myśli, tak aby mówiły dokładnie to, co chcesz przekazać.
Elementy dobrego listu z przeprosinami
Przepraszam wydaje się najtrudniejszym słowem, ale jeśli opanujesz te kroki w procesie przeprosin, z pewnością zrobisz dobre wrażenie. Te wytyczne mają zastosowanie niezależnie od tego, czy przepraszasz za osobisty błąd, czy piszesz przeprosiny w imieniu zespołu lub firmy.
- Przykro nam. Nie: „Przykro mi, ale…” Po prostu stary „Przepraszam”.
- Uznaj błąd. Ważne jest, aby pokazać pokrzywdzonemu, że jesteś gotów wziąć odpowiedzialność za swoje czyny.
- Opisz, co się stało. Poszkodowana osoba musi wiedzieć, że rozumiesz, co się stało i dlaczego ją zraniło. Upewnij się, że koncentrujesz się na swojej roli, zamiast odrzucać winy.
- Miej plan. Poinformuj poszkodowanego, jak zamierzasz naprawić sytuację.
- Przyznaj, że się myliłeś. Potrzeba dużej osoby, aby przyznać się do błędu. Ale już sobie przypomniałeś, że jesteś wielką osobą. Masz to.
- Poproś o przebaczenie. Mała luka w zabezpieczeniach znacznie ułatwia udowodnienie, że mówisz poważnie.
– Jeśli chcesz wiedzieć, jak przepraszać, najpierw zrób to…
Jest tak, jak łatwe (i tak trudne) jak to. Bez minimalizowania, bez przerzucania winy, bez obrony. Przyjrzyjmy się teraz przykładom listów z przeprosinami, które mają ten format.
Przykłady listów z przeprosinami
Zanim zaczniesz pisać, warto pamiętać o kilku wskazówkach. Po pierwsze, postaraj się, aby Twój list był krótki i na temat. Nie rozpaczaj o tym, co się stało – wydestyluj to, co najważniejsze. Nie przesadzaj też. Nie musisz padać na swój miecz. Ale staraj się, by język był pełen szacunku, szczery i profesjonalny.
Przeprosiny ze strony osób trzecich
Jeśli nadzorujesz pracownika, który popełnił błąd i stwierdzisz, że przepraszasz klienta lub klienta ważne jest, abyś wziął na siebie odpowiedzialność bez zrzucania całej winy na pracownika. W końcu to, co robią Twoi pracownicy, odzwierciedla Twoje przywództwo.
W imieniu ABC Office Equipment serdecznie przepraszamy za złe doświadczenia ze sprzedażą współpracownik, James. Rozumiem, że James poczynił nieprofesjonalne uwagi, kiedy odwiedziłeś nasz sklep, aby zapytać o nową kserokopiarkę. Przyszedłeś do nas w poszukiwaniu informacji, a zamiast tego zostałeś poddany natarczywemu sprzedawcy.
W ABC naszym celem jest pomóc Ci w podjęciu świadomej decyzji o zakupie bez konieczności stosowania agresywnych taktyk sprzedaży. James jest nowym pracownikiem, którego szkoliłem. Biorę pełną odpowiedzialność za jego zachowanie. Otrzymał pisemną naganę i będzie towarzyszył jednemu z naszych starszych współpracowników do czasu, aż lepiej zrozumie podejście ABC Office Equipment do obsługi klienta.
Jestem wdzięczny, że przekazałeś mi ten problem. uwaga i proszę o przebaczenie. Chętnie zarabiamy na Twojej firmie. Dołączyłem kupon na 20% zniżki na następne zakupy w naszym sklepie jako podziękowanie, jeśli zdecydujesz się dać nam drugą szansę. Mamy nadzieję, że wkrótce się zobaczymy!
Z poważaniem,
Jennifer SmithEquipment Manager ds. Sprzedaży
Osobisty list z przeprosinami
Czasami musisz przyznać się do czegoś, co zrobiłeś, co zraniło lub przeszkodziło innej osobie. Wszyscy tam byliśmy. Nie komplikuj. Nie usprawiedliwiaj się.Pokaż, że starasz się coś poprawić.
Przepraszam, że nie przyjechałem na czas, aby odebrać Cię z lotniska wczoraj po południu. Nie mam wymówki, by kazać ci czekać i zastanawiać się, kiedy pojawi się Twoja przejażdżka.
Ważne jest dla mnie, aby nie zawieść ludzi, kiedy na mnie polegają. Następnym razem lepiej wykorzystam alerty kalendarza, więc na pewno wyjadę przed planowanym czasem, a nawet przed terminem.
Pokornie proszę o wybaczenie. Mam nadzieję, że mój błąd nie przeszkodzi wam w szukaniu mojej pomocy w przyszłości. Zawsze jestem szczęśliwy, że mogę służyć.
Wszystkiego najlepszego,
Jillian
Masowe przeprosiny
Myślenie o tym jest przerażające, ale czasami w końcu denerwujesz grupę ludzi, a nie tylko jedną osobę. Podobnie jak w przypadku wszystkich listów z przeprosinami, ważne jest, aby nie mówić: „Przepraszam, jeśli ktoś poczuł się urażony”. (To tak, jakby powiedzieć: „Szkoda, że niektórzy z was nie wiedzą, jak sobie radzić z moją osobowością”). Zamiast tego powiedz: „Przykro mi, że kogoś uraziłem”.
Jestem wam winien przeprosiny. Kiedy planowałam swój kostium na naszą coroczną firmową imprezę Halloween, najwyraźniej nie myślałam. Teraz zdaję sobie sprawę, że to, co nosiłem, było obraźliwe dla niektórych z was, a także dla
Nigdy nie było moim zamiarem sprawianie komuś przykrości. Jednak patrząc wstecz, wyraźnie widzę, że nie przemyślałam wszystkiego, zanim zdecydowałam, w co się ubrać. Następnym razem pamiętaj, aby zważyć moje wypaczone poczucie humoru z moim poczuciem przyzwoitości i wybrać coś, co nie jest kontrowersyjne.
Mam nadzieję, że wybaczysz mi, że czujesz się niekomfortowo. Przyjmij babeczki w pokoju socjalnym jako szczera oferta pokojowa.
Wszystkiego najlepszego,
Jamie
