Laten we eerlijk zijn: iedereen maakt fouten. Dus als u een fout maakt op het formulier W-2 van een werknemer, raak dan niet in paniek. Leer in plaats daarvan hoe u een W-2-formulier corrigeert en actie onderneemt.
U kunt Form W-2 zelfs corrigeren nadat u het bij de Social Security Administration (SSA) heeft ingediend. Lees verder om soorten veelvoorkomende W-2-fouten te leren kennen en hoe u een W-2 kunt wijzigen op basis van het type fout.
Wanneer heb je een gecorrigeerd W-2-formulier nodig?
U moet een gewijzigd W-2-formulier maken als u een fout maakt op formulier W-2, zoals het opnemen van onjuiste namen, burgerservicenummers of bedragen.
Werkgevers kunnen Form W-2-correcties aanbrengen op formulieren die naar werknemers worden gestuurd en op formulieren die zijn ingediend bij de SSA.
Mogelijke sancties voor het indienen van een onjuiste W-2
Helaas garandeert het indienen van een gewijzigd formulier niet dat u foutloos wegloopt. U kunt worden bestraft als u niet voor 31 januari een W-2-formulier met de juiste informatie indient.
De boetebedragen zijn afhankelijk van wanneer u een gecorrigeerd W-2-formulier indient. De IRS kan u vrijstellen van sancties als u een redelijke oorzaak voor de fouten kunt aantonen.
Om boetes te vermijden of te verminderen, dient u een gecorrigeerd formulier zo snel mogelijk in nadat u de fout op formulier W-2 ontdekt heeft.
Dus, wat is het gecorrigeerde formulier dat u nodig heeft? Formulier W-2c.
Hoe een W-2-formulier te corrigeren: W-2c-formulier
Om een gecorrigeerde W-2 na indiening te maken, gebruikt u formulier W-2c, gecorrigeerde loon- en belastingverklaring. Werkgevers gebruiken formulier W-2c om fouten te corrigeren op formulieren W-2 die zijn ingediend bij de socialezekerheidsadministratie. Soms stuurt u formulier W-2c naar uw werknemer, maar niet naar de SSA (hieronder uitgelegd).
Gebruik formulier W-2c om fouten te corrigeren die u maakt op formulier W-2, zoals onjuist:
- Werknemersnamen of burgerservicenummers
- Werknemeradres (optioneel om formulier W-2c te gebruiken)
- Belastingjaar
- Federaal werkgeversidentificatienummer (FEIN)
- Werknemersinkomsten of belastinginhoudingen
Mogelijk moet u ook formulier W-2c gebruiken als u twee formulieren voor een werknemer hebt ingediend onder uw EIN, terwijl u er maar één had moeten indienen. Als u twee formulieren voor een werknemer onder uw EIN heeft ingediend en het loon op één niet klopte, moet u ook het W-2c-formulier gebruiken.
Het invullen van de W-2c
Als het gaat om het invullen van formulier W-2c, uw eerste stap is om exemplaren van het formulier te kopen. Er is een versie van het formulier op de IRS-website, maar deze is alleen voor informatieve doeleinden. Download en print het formulier niet. Koop in plaats daarvan het W-2-correctieformulier van de IRS of een geautoriseerde verkoper (bijvoorbeeld een kantoorwinkel).
Gebruik indien mogelijk zwarte inkt in het 12-punts Courier-lettertype bij het invullen van formulier W-2c. De manier waarop u formulier W-2c invult, hangt af van de fout die u op formulier W-2 moet corrigeren.
Formulier W-2c bevat dezelfde vakken als formulier W-2. Het vraagt om zaken als de naam van de werkgever en EIN, de naam van de werknemer en SSN, en federale, staats- en lokale belastinginformatie. Maar in tegenstelling tot formulier W-2 zijn er twee kolommen voor federale, staats- en lokale loon- en belastinginformatie. De ene kolom is voor “eerder gerapporteerde” informatie en de andere is voor “correcte informatie”.
U vraagt zich misschien af hoe u W-2 corrigeert met een verkeerd burgerservicenummer. Om een formulier W-2 met een onjuiste SSN (en / of naam van de werknemer) te corrigeren, vult u de vakjes d – i op formulier W-2c in. Deze vakken tonen wat u eerder heeft gerapporteerd voor de naam en SSN van de werknemer, evenals de correcties. U hoeft de vakjes voor federaal, staats- of lokaal loon en belasting niet aan te raken.
Om specifieke instructies voor formulier W-2c te vinden, raadpleegt u de gecorrigeerde instructies voor W-2 in de algemene instructies voor formulieren W-2 en W-3.
Indieningsformulier W-2c
Nogmaals, dien Form W-2c in zodra u zich realiseert dat er een fout is.
U kunt papieren W-2c-formulieren of e-File opsturen naar de socialezekerheidsadministratie. Over het algemeen kunt u elke gewenste methode kiezen. De SSA vereist echter dat u formulieren e-File indient als u 250 of meer Forms W-2c moet indienen.
Wanneer u formulier W-2c indient bij de SSA, moet u ook formulier W-3c, verzending van gecorrigeerde loon- en belastingaangiften, verzenden.
Formulier W-3c is het verzendformulier voor Form W-2c, net zoals Form W-3 het verzendformulier is voor Form W-2. U moet één formulier W-3c indienen voor elke groep Formulieren W-2c die u verzendt.
Dien altijd formulier W-3c in als u een of meer formulieren W-2c (kopie A) indient bij de SSA.
Als u formulier W-2c niet naar de SSA hoeft te sturen
U hoeft mogelijk geen formulier W-2c in te dienen bij de SSA als u een fout maakt op formulier W -2. Stuur het W-2c-formulier niet naar de socialezekerheidsadministratie als u:
- het onjuiste adres van een werknemer op formulier W-2 plaatst
- een fout opmerkt na het verzenden van formulier W -2 aan de werknemer, maar voordat u het naar de SSA stuurt.
Het kan zijn dat u minder vaak voorkomende situaties heeft waarbij u formulier W-2c ook naar de SSA hoeft te sturen.
Onjuist werknemersadres
Heeft u een formulier W-2 ingediend met een onjuist werknemersadres bij de SSA? Was alle andere informatie correct? Als u beide vragen met “ja” hebt beantwoord, dient u formulier W-2c niet in bij de SSA.
Als u het verkeerde adres invoert op de exemplaren van formulier W-2 die u aan uw werknemer hebt uitgedeeld, je moet een van de volgende dingen doen (nogmaals, dien formulier W-2c niet in bij de SSA):
- Geef een nieuw formulier W-2 op met het juiste adres. Schrijf “REISSUED VERKLARING ”op de nieuwe werknemerskopieën
- Verstrek een formulier W-2c aan de werknemer met het juiste adres in vak b
- Geef formulier W-2 opnieuw uit met het onjuiste adres aan de werknemer in een envelop met het juiste adres
Een fout opvangen voordat Form W-2 naar de SSA wordt gestuurd
Als u de fout opmerkt nadat u Form W-2 naar de werknemer, maar voordat het naar de SSA wordt gestuurd, is het correctieproces anders. Formulier W-2c is er niet bij betrokken.
Markeer in plaats daarvan “ongeldig” op kopie A van het onjuiste formulier W-2 (de kopie voor de SSA). Maak vervolgens een nieuw formulier W-2 met de juiste informatie. Schrijf “GECORRIGEERD” op de werknemer kopieert en verspreidt deze onder de werknemers. Stuur de juiste versie van kopie A naar de SSA (maar schrijf niet “CORRECTED” op deze kopie).
Minder voorkomende situaties
Gebruik formulier W-2c niet om te rapporteren achterstallige looncorrecties of om formulier W-2G, bepaalde kansspelwinsten te corrigeren.
Hoe een gecorrigeerde W-2 indienen: snelle feiten
Als u snelle informatie wilt over hoe u een Formulier W-2-correctie, bekijk de volgende dingen om in gedachten te houden:
- Gebruik formulier W-2c om (de meeste) fouten op formulier W-2 te corrigeren
- Dien formulier W-2c niet in bij de SSA als uw enige fout een onjuist werknemersadres is of als u een fout opmerkt nadat u het naar uw werknemer hebt gestuurd, maar voordat u het naar de SSA stuurt.
- Dien Formulier W- 3c wanneer u formulier W-2c naar de SSA verzendt
- Dien een W-2c-formulier in zodra u zich realiseert dat u een fout heeft gemaakt
- U kunt sancties oplopen wanneer u een onjuist Form W-2
Als u de Full Service Payroll-software van Patriot Software gebruikt, zullen onze payroll-services Forms W-2 voor u indienen. U hoeft alleen de werknemerskopieën af te drukken en aan uw werknemers te geven. Download nu een gratis proefversie!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 8-2-2011.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; klik hier voor meer informatie.
