Ammettiamolo: tutti commettono errori. Quindi, se commetti un errore sul modulo W-2 di un dipendente, niente panico. Invece, impara a correggere un modulo W-2 e ad agire.
È possibile correggere il modulo W-2 anche dopo averlo presentato alla Social Security Administration (SSA). Continua a leggere per apprendere i tipi di errori W-2 comuni e come modificare un W-2 in base al tipo di errore.
Quando hai bisogno di un modulo W-2 corretto?
È necessario creare un modulo W-2 modificato se si commette un errore nel modulo W-2, come l’inclusione di nomi, numeri di previdenza sociale o importi errati.
I datori di lavoro possono apportare correzioni al modulo W-2 sui moduli inviati ai dipendenti, nonché sui moduli archiviati presso la SSA.
Possibili sanzioni per la presentazione di un W-2 errato
Sfortunatamente, la presentazione di un modulo modificato non garantisce che andrai via senza penalità. Potresti essere soggetto a sanzioni se non presenti un modulo W-2 con le informazioni corrette entro il 31 gennaio.
Gli importi delle penalità dipendono da quando presenti un modulo W-2 corretto. L’IRS può esonerarti dalle sanzioni se puoi dimostrare una ragione ragionevole per gli errori.
Per evitare o ridurre le sanzioni, invia un modulo corretto il prima possibile dopo aver scoperto l’errore sul modulo W-2.
Allora, qual è il modulo corretto di cui hai bisogno? Modulo W-2c.
Come correggere un modulo W-2: modulo W-2c
Per creare un modulo W-2 corretto dopo la presentazione, utilizzare il modulo W-2c, Dichiarazione salariale e fiscale corretta. I datori di lavoro utilizzano il modulo W-2c per correggere gli errori sui moduli W-2 depositati presso la Social Security Administration. A volte, potresti inviare il modulo W-2c al tuo dipendente ma non il SSA (spiegato di seguito).
Utilizza il modulo W-2c per correggere gli errori commessi nel modulo W-2, come quelli errati:
- Nomi dei dipendenti o numeri di previdenza sociale
- Indirizzo del dipendente (facoltativo per utilizzare il modulo W-2c)
- Anno fiscale
- Numero di identificazione del datore di lavoro federale (FEIN)
- Guadagni del dipendente o ritenute fiscali
Potrebbe anche essere necessario utilizzare il modulo W-2c se hai presentato due moduli per un dipendente sotto il tuo EIN quando avresti dovuto presentarne solo uno. Se hai presentato due moduli per un dipendente sotto il tuo EIN e il salario di uno non era corretto, dovrai utilizzare anche il modulo W-2c.
Compilando la W-2c
Quando si tratta di compilare il modulo W-2c, il primo passo è acquistare copie del modulo. C’è una versione del modulo sul sito web dell’IRS, ma è solo a scopo informativo. Non scaricare e stampare il modulo. Invece, acquista il modulo di correzione W-2 dall’IRS o da un venditore autorizzato (ad esempio, un negozio di forniture per ufficio).
Usa inchiostro nero in caratteri Courier a 12 punti, se possibile, quando compili il modulo W-2c. Il modo in cui compili il modulo W-2c dipende dall’errore che devi correggere nel modulo W-2.
Il modulo W-2c include le stesse caselle del modulo W-2. Richiede cose come il nome del datore di lavoro e l’EIN, il nome del dipendente e il SSN e informazioni fiscali federali, statali e locali. Ma a differenza del modulo W-2, ci sono due colonne per le informazioni sui salari e sulle tasse federali, statali e locali. Una colonna è per le informazioni “segnalate in precedenza” e l’altra è per le “informazioni corrette”.
Potresti chiederti come correggere W-2 con un numero di previdenza sociale errato. Per correggere un modulo W-2 con un SSN (e / o il nome del dipendente) errato, è sufficiente completare le caselle d – i sul modulo W-2c. Queste caselle mostrano ciò che hai segnalato in precedenza per il nome e il SSN del dipendente, nonché le correzioni. Non è necessario toccare le caselle salariali e fiscali federali, statali o locali.
Per trovare istruzioni specifiche per il modulo W-2c, consultare le istruzioni W-2 corrette nelle Istruzioni generali per i moduli W-2 e W-3.
Modulo di deposito W-2c
Di nuovo, archivia il modulo W-2c non appena ti accorgi che c’è un errore.
È possibile inviare moduli cartacei W-2c o e-File con la Social Security Administration. In generale, puoi scegliere il metodo che preferisci. Tuttavia, la SSA richiede di compilare e-File i moduli se devi presentare 250 o più moduli W-2c.
Quando si presenta il modulo W-2c alla SSA, è necessario inviare anche il modulo W-3c, trasmissione del salario corretto e dichiarazioni fiscali.
Il modulo W-3c è il modulo di trasmissione per il modulo W-2c, proprio come il modulo W-3 è il modulo di trasmissione per il modulo W-2. Devi inviare un singolo modulo W-3c per ogni gruppo di moduli W-2c che invii.
Archivia sempre il modulo W-3c quando presenti uno o più moduli W-2c (Copia A) con SSA.
Quando non è necessario inviare il modulo W-2c alla SSA
Potrebbe non essere necessario presentare il modulo W-2c alla SSA se si commette un errore sul modulo W -2. Non inviare il modulo W-2c all’Amministrazione della sicurezza sociale se:
- Inserisci l’indirizzo errato di un dipendente nel modulo W-2
- Cogli un errore dopo aver inviato il modulo W -2 al dipendente ma prima dell’invio alla SSA
Potresti avere situazioni meno comuni che non richiedono l’invio del modulo W-2c anche alla SSA.
Indirizzo del dipendente errato
Hai presentato un modulo W-2 che mostra un indirizzo del dipendente errato con SSA? Tutte le altre informazioni erano corrette? Se hai risposto “sì” a entrambe queste domande, non presentare il modulo W-2c alla SSA.
Se hai inserito l’indirizzo sbagliato sulle copie del modulo W-2 che hai distribuito al tuo dipendente, dovrai eseguire una delle seguenti operazioni (di nuovo, non archiviare il modulo W-2c con SSA):
- Emettere un nuovo modulo W-2 contenente l’indirizzo corretto. Scrivi “REISSUED DICHIARAZIONE “sulle copie del nuovo dipendente
- Emettere un modulo W-2c al dipendente che mostri l’indirizzo corretto nella casella b
- Riemettere il modulo W-2 con l’indirizzo errato al dipendente in una busta che dice l’indirizzo corretto
Rilevare un errore prima di inviare il modulo W-2 alla SSA
Se si rileva l’errore dopo aver inviato il modulo W-2 al dipendente, ma prima di inviarlo alla SSA, il processo di correzione è diverso. Non coinvolge il modulo W-2c.
Contrassegna invece “void” sulla copia A del modulo W-2 errato (la copia per SSA). Quindi, prepara un nuovo modulo W-2 con le informazioni corrette. Scrivi “CORRECTED” su il dipendente le copia e le distribuisce ai dipendenti. Invia la versione corretta della copia A alla SSA (ma non scrivere “CORRETTO” su questa copia).
Situazioni meno comuni
Non utilizzare il modulo W-2c per segnalare rimborsare le correzioni o correggere il modulo W-2G, alcune vincite di gioco.
Come presentare un W-2 corretto: fatti veloci
Se desideri informazioni rapide su come effettuare un Correzione del modulo W-2, dai un’occhiata alle seguenti cose da tenere a mente:
- Usa il modulo W-2c per correggere (la maggior parte) degli errori commessi sul modulo W-2
- Non archiviare il modulo W-2c con la SSA se il tuo unico errore è un indirizzo del dipendente errato o se rilevi un errore dopo averlo inviato al tuo dipendente ma prima di inviarlo alla SSA
- File modulo W- 3c quando invii il modulo W-2c alla SSA
- Invia un modulo W-2c non appena ti accorgi di aver commesso un errore
- Potresti incorrere in sanzioni quando presenti un Modulo W-2 errato
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Questo articolo è aggiornato dalla data di pubblicazione originale del 2/8/2011.
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