Ha tizennégy, tizenhat vagy akár huszonnégy óráig nyitva tartó vállalkozást irányít, akkor hogyan ütemezi az alkalmazottait ? Az egyik csapat mindig éjszaka dolgozik, a másik pedig mindig napokon? Mikor kapnak szabadságot az alkalmazottak?

Amikor elkezded gondolni az egész logisztikáját, láthatod, hogyan válhat az ütemezés nagyon gyorsan kaotikus rémálommá. Szerencsére van egy egyszerű megoldás erre a dilemmára: a váltó műszak.

Rotációs ütemtervben az alkalmazottak egy-két hétig a nappali műszakban dolgoznak, majd egy vagy két hétre átállnak az éjszakai műszakra. . Ez biztosítja az összes üzemidő lefedését, miközben az alkalmazottaknak rendszeres szabadidőt ad.

A változó műszaknak előnyei vannak az éttermek számára is, ahol a vacsora több pénzt kereshet, mint az ebéd. Ha egy csapatot a kevésbé kívánatos váltásra korlátoz, ez komolyan befolyásolhatja az alkalmazottak morálját és termelékenységét.

A változó műszakütemezés a csapat minden tagjának lehetőséget kínál arra, hogy mind a vacsorát, mind az ebédet átdolgozza.

Ezt az útmutatót azért hoztuk létre, hogy bemutassuk a be- és kikapcsolódást. a forgó műszak ütemterve, beleértve az előnyöket és hátrányokat, valamint a saját forgó menetrend beállításának módját. Kezdjük.

Mi az a forgó váltás?

Rotációs váltás – vagy forgó váltás röviden – olyan ütemezési rendszer, ahol az alkalmazottak a nappali műszak, az éjszakai műszak és az esetlegesen szükséges műszakos munkakörök között mozognak.

A forgó műszak “ellentéte” fix menetrend. A rögzített menetrend azt jelenti, hogy az alkalmazottak egy csoportja dolgozik a nappali, egy csoport az éjszakai, egy csoport pedig a swing műszakban. A rögzített menetrend nem változik, így az alkalmazottak mindig ezeket az órákat fogják dolgozni, hacsak Ön nem szándékosan helyezze át őket egy másik műszakra.

Annak érdekében, hogy jobban megértsük a forgó váltást, vizsgáljuk meg egy rövid illusztrációt. Tegyük fel, hogy Ön éttermet üzemeltet, amely reggel 8 és 12 óra között működik. Előfordulhat, hogy az étterem nincs nyitva mind a tizenhat órára, de az alkalmazottak legalább ezek között az időkben előkészítenek és takarítanak.

A munkások ütemezésének legegyszerűbb módja a tizenhat órát két nyolcórás műszakra bontani. Az első műszak reggel 8 órától délután 4 óráig tart. A második műszak 16 órától tartana. 12 óráig

Tehát visszatérünk az egyik kérdéshez, amelyet az elején feltettünk: arra készteted, hogy az egyik csapat mindig éjszaka dolgozzon, a másik csapat pedig mindig munkanapokkal? Irodai vagy gyártási célokra ez lehet a legjobb választás, mert egy műszak olyan, mint bármely más.

De az olyan vállalkozások számára, mint az éttermek, egy műszak több pénzt kereshet, mint a többi. Az alkalmazottak egy csoportjának a kevésbé kívánatos műszakra történő korlátozása nem jó módszer a produktív csapat elősegítésére.

Annak érdekében, hogy minden alkalmazottja képes legyen a jobban fizető műszakra, kihasználhatja a forgó műszakos rendszert. . Rotációs váltórendszerben egy héten keresztül az A csapat a nyitó műszakot (8-16 óráig), míg a B csapat a záró műszakot (16:00 és 12:00 között) végzi.

A következő héten a B csapat a nyitó műszakban dolgozik, míg az A csapat a záró műszakban. A következő héten az A csapat visszatért a nyitó műszakba, míg a B csapat a záró műszakba. Ez a változó váltás nagy vonala.

Ismételten, ebben az útmutatóban később megmutatjuk, hogyan lehet a vállalkozás számára bevált. Először azonban vizsgáljuk meg a forgó váltás előnyeit és hátrányait.

A forgó váltás előnyei

Egy étterem esetében a változó műszakos ütemterv mindenkinek lehetőséget kínál mind a magas dolláros műszakban (vacsora), mind a nappali műszakban (ebéd). Az összes alkalmazott magas dolláros műszakos rendszeres munkavégzésének két fontos célt szolgál:

• Foglalkoztatja az alkalmazottakat, mert tudják, hogy meglesz a részük forgalmas műszakokból áll.
• Lehetőséget ad minden alkalmazottnak arra, hogy megtanulja, hogyan kell dolgozni csúcsidőben.

Hasonlóképpen, egyenletes forgatással A legidősebb és legképzettebb munkavállalók a nappali műszakban segítenek az ebédszolgáltatás kialakításában, mint erős ügyfélélményben. Ez növelheti az értékesítést, és mindenkinek jó lehet – mind az alkalmazottak, mind az üzleti élet számára.

A váltó váltás további előnye, hogy időt ad arra, hogy minden alkalmazottját kiképezze anélkül, hogy belevágna a vacsoraszolgáltatásba. A nyitva tartás általában kevésbé elfoglalt, mint a délutáni és az esti órák, ezért könnyebb reggel egy rövid tanácskozást rendezni.

Az A csapat profitálhat az edzésből egy héten, a B csapat pedig a következő héten.

A forgó műszak hátrányai

A forgó műszak elsődleges hátránya, hogy az alkalmazottak előnyben részesíthetik az állandó ütemtervet (a fix műszakot). Amikor alkalmazottai állandó műszakban vannak, életük hátralévő részének megtervezése sokkal egyszerűbbé válik.

Ennek oka, hogy az alkalmazott tudja, hogy mindig munkanapokat vagy éjszakákat dolgoznak. Nem kell nyomon követniük, hogy melyik héten vannak a váltott műszakon belül.

A váltó műszak második hátránya az alkalmazottai fizikai hatása. A tested huszonnégy órás cikluson (cirkadián ritmusodon) működik, ahol a napi aktivitás és az esti órákban az alvás lassítása “természetes”.

A cirkadián ritmus megváltoztatására kényszerítése – az éjszakai műszak munkájával – alváshiányt, gyomor-bélrendszeri rendellenességeket és szív- és érrendszeri rendellenességeket okozhat. Vannak, akik két vagy három nap alatt képesek alkalmazkodni, mások hosszabb ideig tartanak. Vannak, akiknek a cirkadiánja a ritmus soha nem áll be.

A forgó műszakhoz való alkalmazkodás megkönnyítésének egyik módja az alkalmazottak testén az, hogy meghosszabbítja a rotációs váltást két vagy három hétre egy helyett. Ez azt jelentené, hogy az A csapat nyitó műszak két hétig, a B csapat pedig két hétig a záró váltásig. Ezután a B csapat két hétig a nyitó műszak, az A csapat pedig a záró műszakig.

A következő hónapban a ciklus újra kezdődik . Az is kritikus, hogy visszajelzést kapjon munkatársaitól arról, hogy melyik rendszer működik a legjobban.

Hogyan állítsunk be forgó váltást

A legalapvetőbb rotációs ütemezés az a fent említett, ahol az A és a B csapat kéthetente váltakozik. Sajnos, ez a forgatókönyv kissé túl egyszerű. Figyelembe kell vennie, hogy az alkalmazottak heti hány napot dolgoznak. Számolnia kell a hétvégékkel, a szabadidővel és hasonlókkal is.

Megmutatjuk, hogyan lehet beállítani az úgynevezett “2-2 3-2 2-3” forgó műszakütemezést. Ez a változó váltás a napok mintájából kapta nevét alkalmazott dolgozik:

• Két nap vagy éjszaka be, kettő szabad (2-2)
• Három nap vagy éjszaka, kettő szabad (3–2)
• Két nap vagy éjszaka be, három szabad (2-3)

A 2-2 3-2 2-3 ütemezés szemléltetésére visszatérünk a cikk elején használt éttermi példára. Itt találhatók az étterem részletei:

• Az étterem naponta tizenhat órán át tart nyitva.
• A hét minden napján nyitva tart.
• Negyven embert foglalkoztat különböző munkakörökben.
• A műszakhoz tíz alkalmazottra van szükség.
• Az egész napos működés két műszakot igényel.

A fenti részletek megállapításával most hozza létre a forgató menetrendet.

1) Ossza fel a negyven alkalmazottat négy csapatba

Tegyük fel, hogy két szakácsra, két ételfutóra, négy szerverre, egy csaposra és egy gazdára van szükség ki a műszakod. Minden csapatnak olyan alkalmazottakból kell állnia, akik képesek elvégezni ezeket a munkákat.

Szakácsokat, szervereket vagy csaposokat válthat a csapatok között, hogy a dolgok valóban váltakozhassanak, de most csak mindenkit egy csapatba kell tenni, és ott kell hagynia őket. . Ennek az útmutatónak az alapján címkézzük fel az A, B, C és D csapatot.

2) Rendeljen csapatokat a négy forgó váltás ütemezésének egyikéhez

Ez a forgó műszak ütemezése kéthetes rotációra épül. Ez azt jelenti, hogy minden csapat két hétig egy meghatározott műszakban dolgozik, mielőtt átállna.

Ha ügyességileg kiegyensúlyoztad csapataidat, akkor nem mindegy, melyik csapat melyik váltásban megy. A csapatok néhány hétenként rotálódnak. Itt egy példa. D = nappali műszak, N = éjszakai műszak, O = ki és a kötőjel új hetet jelez.

1. A csapat: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. B csapat: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. C csapat: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. D csapat: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Mindenki ugyanazon a napokon, éjszakákon mozog, és szabadidő. Csak különböző pontokon indulnak, így minden nap és idő be van fedve.

A forgó műszak ütemtervének egyéb általános típusai

Az ebben a szakaszban a forgó műszak ütemtervének szokásos típusai 10 vagy 12 órás műszakot használnak, hogy szükség esetén 24/7 lefedettséget biztosítsanak Önnek.

Ha vállalkozása nincs nyitva a nap 24 órájában, ezeket az ütemezéseket úgy módosíthatja, hogy megfeleljenek az Ön és munkatársai számára megfelelő munkaidőnek.

DuPont

A DuPont forgó műszakütemezése négyet használ két 12 órás műszakban dolgozó csapatok.

Minden csapat egy négyhetes ciklust dolgoz ki, amely a következőkből áll:

• Négy éjszaka vagy este BE
• Három nap KI
• Három nap BE
• Egy nap KI
• Három éjszaka vagy este BE
• Három nap KI
• Négy nap BE
• Hét nap KI

Ebben a változó ütemezésben a csapattagok dolgoznak, átlagosan heti 42 óra, tehát figyelemmel kell kísérnie a túlórákat a munkaerőköltségek kezelése érdekében.

Pitman

A DuPont ütemtervhez hasonlóan a Pitman-ütemezés is négy csapat két 12 órás műszakban dolgozik.

A Pitmanban azonban minden csapat egy kéthetes ciklust végez, amely így néz ki (“D” = Napok, “O” = Ki, “N” = Éjszaka):

• 1. csapat: DDOODDD-OODDOOO
• 2. csapat: NNOONNN- OONNOOO

3. csapat: OODDOOO-NNOONNN

• 4. csapat: OONNOOO-DDOODDD

A Pitmannal, vagy megtarthatja a váltásokat a következő négy hetes ciklusban, vagy másik formátumba forgathatja a csapatokat (pl. a 2. csapat DDOODDD-OODDOOO, a 4. csapat pedig NNOOONNN-OONNOO).

Átlagosan , az alkalmazottak heti 42 órát fognak dolgozni a Pitman-menetrend szerint.

24-48

A 24-48-as váltásminta (más néven az ABC) három, 24 órás műszakban dolgozó csapatot használ.

A 24-48 ütemtervben minden csapat háromnapos ciklust végez, amely a következőkből áll:

• 24 óra BE
• 48 óra KI

Tehát az 1. (vagy A) csapat hétfőn és akkor kedd és szerda szabad. A 2. (vagy a B) csapat kedden dolgozik, majd szerda és csütörtök van. A 3. (vagy a C) csapat szerdán dolgozik, majd csütörtök és péntek van szabadon.

4-3

A 4-3-as ütemezésben hat csapat dolgozik átfedésben lévő 10 órás műszakokban 24 / 7 lefedettség. Testreszabhatja a 4-3 ütemtervet, hogy lefedje a vállalkozás nyitott idejét.

A 4-3 ütemezésben minden csapat háromhetes ciklust dolgoz ki, amely a következőkből áll:

• Négy nap BE (első műszak)
• Három nap KI
• Négy nap BE (második műszak)
• Három nap KI
• Négy nap BE (harmadik műszak)

Ez az ütemezési típus azért hasznos, mert a csapatok átfedik a munkaidőt. Használhatja ezt az átfedést a magas aktivitási időszakok lefedésére.

6-4 6-4 6-4

A 6-4 6-4 6-4 menetrend öt csapatot használ, amelyek átfedésben vannak a 10 órás műszakokban. Ebben a műszakütemezésben minden csapat 30 napos ciklust dolgoz ki, amely a következőkből áll:

• Hat nap BE (első műszak)
• Négy nap KI
• Hat nap BE (második műszak)
• Négy nap KI
• Hat nap BE (harmadik műszak)
• Négy nap KI

5-3 5-4 5-3

Az 5-3 5-4 5-3 változó műszakütemezés öt csapatot alkalmaz, amelyek egymást átfedő műszakokban dolgoznak, hogy teljes lefedettséget biztosítsanak vállalkozásának.

Az 5-3 5-4 5-3 ütemtervben minden csapat 25 napos ciklust végez, amely a következőkből áll:

• Öt nap BE (első műszak)
• Három nap KI
• Öt nap BE (második műszak)
• Négy nap KI
• Öt nap BE (harmadik műszak)
• Három nap KI

Az 5-3 5 kulcsváltozója -4 5-3 menetrend szerint keverheted a műszakokat egyik hétről a másikra. A csapatoknak nem első, majd második, majd harmadik műszakban kell dolgozniuk. Beállíthatja úgy, hogy az 1. csapat egy héten az első, a következő héten a harmadik, a múlt héten pedig a második műszakban dolgozzon.

4-2 4-3 4-3

A 4-2 4-3 4-3 ütemezésben öt változó hosszúságú, egymást átfedő műszakban dolgozó csapat dolgozik, hogy teljes körű lefedettséget biztosítson vállalkozásának az egész munkanap alatt.

A 4-2 4-3 4-3 ütemezésben , minden csapat 20 napos ciklust végez, amely a következőkből áll:

• Négy nap BE (első műszak)
• Két nap KI
• Négy nap BE (második műszak)
• Három nap KI
• Négy nap BE (harmadik műszak)
• Három nap KI

Ha vállalkozása a nap 24 órájában nyitva tart, minden műszak 10 órán át tart. A 10 órás munkanap meghatározott órákat határoz meg, amikor extra munkaerő van jelen a fokozott aktivitás fedezésére. Csökkentheti az egyes műszakok hosszát, ha nincs szüksége az átfedésre.

Használja a megfelelő eszközt az ütemezés rendezéséhez

Rögzített műszakos ütemezés használatát választja-e , forgó műszakütemezés, osztott műszak, vagy akár egy tömörített munkahét az Ön vállalkozásához, akkor is megfelelő eszközre van szüksége az ütemezési rendszer sikeres megvalósításához.

A Sling-et az ütemezési folyamat ésszerűsítése és a még a legbonyolultabb forgó műszakmenetrend is úgy fut, mint az óramű.

A Sling pedig nem csak a nevek időrésbe történő bedugásáról szól. Arról szól, hogy munkájának minden aspektusát – az ütemezéstől és a terjesztéstől a kommunikációig és a nyomon követésig – könnyebbé és gyorsabbá tegye.

A Sling által kínált intuitív és jól szervezett ütemezési eszközök megkönnyítik a világos, könnyen kezelhető létrehozást. olvassa el a menetrendeket csak néhány kattintással vagy érintse meg a képernyőt. És a Sling felhőalapú platformja egyszerűsíti az ütemezés elküldésének folyamatát mindenkinek, akinek szüksége van rá. Csak tegye közzé az ütemtervet a felhőben, hogy mindenki lássa.

Azt is pontosan szabályozhatja, hogy ki tekintheti meg az ütemezést, és ki módosíthatja azt. Csak annyit kell tennie, hogy engedélyt ad az egyéneknek, vagy linket küld nekik. Ezután bejelentkezhetnek a Slingbe, hogy bármikor, bárhol megtekinthessék vagy szerkeszthessék az ütemezést.

A Sling felhőalapú programja egy központi helyet is biztosít, ahol az alkalmazottak jelezhetik, mikor állnak munkába. Ezután a Sling emlékeztetőket jelenít meg a dupla foglalásokról, az időzítési kérelmekről és az elérhetetlenségről az ütemezés készítése közben.

De ne feledje, hogy a Sling nem csak ütemezésről szól. A fedélzeti menetrendkészítő ereje mellett a Sling két további eszközkészletet hoz össze a munka megkönnyítése érdekében: az időkövetést és a munkaerőköltség-ellenőrzést.

A munkahét során a Sling egyedülálló időkövető funkciói lehetővé teszik bármilyen telefont, táblagépet vagy számítógépet teljesen működőképes időórává alakíthat, amelyet az alkalmazottak használhatnak a be- és kikapcsoláshoz.

A Sling még értesíteni fogja Önt (és őket) a közelgő műszakokról és arról, hogy egy alkalmazott késik vagy elfelejtett bejelentkezni.

A munkahét végén csak néhány kattintás vagy koppintás van az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartásának exportálása a bérszámfejtéshez szükséges. Egyszerűen nézze át az időlapokat, szerkessze és hagyja jóvá, majd küldje el őket a harmadik fél által választott programnak a zökkenőmentes bérszámfejtés és elosztás érdekében.

Ezután visszaléphet, és a Sling munkaerőköltség-eszközeivel mérheti, kezelheti , és optimalizálja kiadásait ütemezése szerint.

Nincs több végtelen felülvizsgálat, amely megpróbálja összeszorítani az összes szükséges váltást és munkát a meglévő költségvetés alatt. Egy lépés az ütemezésen keresztül, és tudni fogja, hogy túllépte-e a munkaerőköltségeket vagy sem. Ezután csak néhány kattintás ide-oda, hogy a kiadásait visszaszorítsa a feketébe.

Mindez és még sok más segít a menedzsereknek abban, hogy összefogják a csapatokat, mindenkit tájékoztassanak és elkötelezettek legyenek, és egy jobb munkakultúrát építsenek fel, függetlenül attól, hogy az általuk használt ütemezés.