Se gestisci un’attività aperta per quattordici, sedici o anche ventiquattro ore, come pianifichi i tuoi dipendenti ? Fai in modo che una squadra lavori sempre di notte e l’altra squadra lavori sempre di giorno? Quando i tuoi dipendenti ottengono il tempo libero?
Quando inizi a pensare alla logistica di tutto questo, puoi vedere come la pianificazione potrebbe diventare un incubo caotico molto rapidamente. Per fortuna, esiste una soluzione semplice a questo dilemma: il turno di lavoro.
In un programma a rotazione, i dipendenti lavorano il turno diurno per una o due settimane e poi passano al turno notturno per una o due settimane . Ciò consente di coprire tutte le tue ore di funzionamento e allo stesso tempo di concedere ai tuoi dipendenti del tempo libero.
Il turno a rotazione offre vantaggi anche per i ristoranti in cui il servizio cena può guadagnare più del servizio pranzo. Se si limita un team al turno meno desiderabile, ciò può compromettere seriamente il morale e la produttività dei dipendenti.
Il programma dei turni a rotazione offre a tutti i membri del team l’opportunità di lavorare sia al servizio della cena che al servizio del pranzo.
Abbiamo creato questa guida per mostrare gli ins-and- fuori dal programma dei turni a rotazione, inclusi i vantaggi e gli svantaggi e come impostare un programma a rotazione personalizzato. Cominciamo.
Che cos’è un turno a rotazione?
Lavoro a turni a rotazione o turno a rotazione in breve – è un sistema di pianificazione in cui i dipendenti si muovono attraverso un ciclo di lavoro del turno diurno, notturno e di qualsiasi turno di lavoro che potrebbe essere necessario.
L ‘”opposto” di un turno a rotazione è un turno fisso programma. L’orario fisso significa che un gruppo di dipendenti lavorerà il turno diurno, un gruppo lavorerà il turno notturno e un gruppo lavorerà il turno alternato. L’orario fisso non cambia, quindi i dipendenti lavoreranno sempre per quelle ore a meno che tu spostali intenzionalmente in un turno diverso.
Per aiutarti a capire meglio il turno di rotazione, esaminiamo una breve illustrazione. Supponiamo che tu gestisca un ristorante che opera dalle 8:00 alle 24:00 Il ristorante potrebbe non essere aperto per tutte quelle sedici ore, ma i dipendenti sono, come minimo, a preparare e pulire tra quei tempi.
Il modo più semplice per programmare i lavoratori è spezzare le sedici ore in due turni di otto ore. Il primo turno andrebbe dalle 8:00 alle 16:00. Il secondo turno partirà dalle 16:00. alle 12 del mattino.
Quindi torniamo a una delle domande che ci siamo posti all’inizio: fai in modo che una squadra lavori sempre di notte e l’altra squadra lavori sempre di giorno? Per il lavoro d’ufficio o la produzione, questa potrebbe essere la scelta migliore perché un turno è uguale a qualsiasi altro.
Ma per attività come i ristoranti, un turno può fare più soldi degli altri. Limitare un gruppo di dipendenti al turno meno desiderabile non è un buon modo per promuovere un team produttivo.
Per assicurarti che tutti i tuoi dipendenti possano lavorare il turno più remunerativo, puoi sfruttare il sistema dei turni a rotazione . In un sistema a turni a rotazione, una settimana, la squadra A lavora nel turno di apertura (dalle 8:00 alle 16:00) mentre la squadra B lavora nel turno di chiusura (dalle 16:00 alle 24:00).
La settimana successiva, la squadra B lavora il turno di apertura mentre la squadra A lavora il turno di chiusura. La settimana successiva, la squadra A torna nel turno di apertura mentre la squadra B è nel turno di chiusura. Questi sono i tratti generali di un turno di rotazione.
Ancora una volta, ti mostreremo come farlo funzionare per la tua attività più avanti in questa guida. Per prima cosa, tuttavia, esaminiamo i vantaggi e gli svantaggi del turno rotante.
Vantaggi del turno rotante
Per un ristorante, il programma dei turni a rotazione offre a tutti la possibilità di lavorare sia un turno ad alto costo (servizio cena) che un turno diurno (servizio pranzo). Consentire a tutti i dipendenti di lavorare regolarmente un turno di denaro elevato ha due scopi importanti:
- Mantiene impegnati i dipendenti perché sanno che avranno la loro parte di turni occupati.
- Offre a tutti i dipendenti l’opportunità di imparare a lavorare durante le ore di punta.
Allo stesso modo, anche i tuoi lavoratori più anziani e qualificati durante il turno di giorno aiutano a stabilire il servizio di pranzo come una forte esperienza del cliente. Ciò può aumentare le vendite ed essere un bene per tutti, dipendenti e aziende.
Un altro vantaggio del turno a rotazione è che ti dà il tempo di formare tutti i tuoi dipendenti senza tagliare il servizio cena. Gli orari di apertura sono in genere meno impegnativi rispetto alle ore pomeridiane e serali, quindi è più facile organizzare una breve riunione di formazione per prima cosa al mattino.
La squadra A trarrà vantaggio dalla formazione una settimana e la squadra B trarrà vantaggio dalla formazione la settimana successiva.
Svantaggi del turno a rotazione
Lo svantaggio principale del turno a rotazione è che i dipendenti possono preferire un programma coerente (il turno fisso). Quando i tuoi dipendenti hanno un turno fisso, pianificare il resto della loro vita diventa molto più semplice.
Questo perché il dipendente sa di essere sempre giorni lavorativi o sempre di notte. Non devono tenere traccia di quale settimana durante il turno di rotazione si trovano attualmente.
Il secondo svantaggio del turno di rotazione è l’impatto fisico che può avere sui tuoi dipendenti. Il tuo corpo opera su un ciclo di 24 ore (il tuo ritmo circadiano) in cui l’attività durante il giorno e il rallentamento del sonno durante le ore serali è “naturale”.
Forzare il cambiamento del ritmo circadiano, lavorando il turno di notte, può causare privazione del sonno, disturbi gastrointestinali e disturbi cardiovascolari. Alcune persone possono adattarsi in due o tre giorni, mentre altre impiegano più tempo. Alcune persone circadiano i ritmi non si adattano mai.
Un modo per rendere più facile l’adeguamento a un turno di rotazione sul corpo dei tuoi dipendenti è estendere il turno di rotazione a due o tre settimane invece di una. Ciò significherebbe che il team A lavora il turno di apertura per due settimane e il team B lavora al turno di chiusura per due settimane. Quindi, il team B lavora al turno di apertura per due settimane e il team A lavora al turno di chiusura.
Il mese successivo, il ciclo ricomincia . È inoltre fondamentale ricevere feedback dai dipendenti su quale sistema funzioni meglio per loro.
Come impostare un turno a rotazione
Il programma di rotazione più semplice è quello menzionato sopra in cui la squadra A e la squadra B cambiano i turni ogni due settimane. Sfortunatamente, quello scenario è un po ‘troppo semplicistico. Devi tenere conto di quanti giorni alla settimana lavorano i tuoi dipendenti. Devi anche tenere conto dei fine settimana, del tempo libero e simili.
Ti mostreremo come impostare la cosiddetta pianificazione dei turni a rotazione “2-2 3-2 2-3”. Questo turno a rotazione prende il nome dallo schema dei giorni in cui il dipendente lavora:
- Due giorni o notti di servizio, due di riposo (2-2)
- Tre giorni o notti attivi, due esclusi (3-2)
- Due giorni o notti attivi, tre esclusi (2-3)
Per illustrare il programma 2-2 3-2 2-3, torneremo all’esempio di ristorante utilizzato all’inizio di questo articolo. Ecco i dettagli del ristorante:
- Il ristorante è aperto sedici ore al giorno.
- È aperto sette giorni su sette.
- Impiega quaranta persone in vari lavori.
- Un turno richiede dieci dipendenti.
- Un’intera giornata di lavoro richiede due turni.
Una volta stabiliti questi dettagli, ora possiamo creare il programma a rotazione.
1) Dividi i quaranta dipendenti in quattro squadre
Supponiamo che tu abbia bisogno di due cuochi, due corridori di cibo, quattro camerieri, un barista e un host da riempire fuori il tuo turno. Ogni squadra dovrebbe essere composta da dipendenti in grado di svolgere questi lavori.
Puoi cambiare cuochi, camerieri o baristi da un team all’altro per far sì che le cose cambino davvero, ma per ora metti tutti in una squadra e lasciali lì . Ai fini di questa guida, etichetteremo le squadre A, B, C e D.
2) Assegneremo le squadre a uno dei quattro orari a rotazione
Questo il programma dei turni a rotazione è basato su una rotazione di due settimane. Ciò significa che ogni squadra lavorerà un turno specifico per due settimane prima di cambiare.
Se hai bilanciato le tue squadre in termini di abilità, non importa quale squadra partecipa a quale turno. Le squadre verranno ruotate attraverso tutte e quattro ogni poche settimane. Ecco un esempio. D = Day Shift, N = Night Shift, O = Off e il trattino indica una nuova settimana.
- Team A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
- Squadra B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
- Squadra C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
- Team D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD
Tutti ruotano secondo lo stesso schema di giorni, notti, e tempo libero. Iniziano semplicemente in punti diversi in modo che tutti i giorni e gli orari siano coperti.
Altri tipi comuni di pianificazione del turno a rotazione
I tipi comuni di pianificazione dei turni in questa sezione utilizzano un turno di 10 ore o un turno di 12 ore per darti una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se necessario.
non è aperto 24 ore al giorno, è possibile modificare questi orari per adattarli all’orario di lavoro adatto a te e ai tuoi dipendenti.
DuPont
Il programma dei turni a rotazione di DuPont utilizza quattro squadre che lavorano su due turni di 12 ore.
Ogni team lavora un ciclo di quattro settimane che consiste di:
- Quattro notti o sere ON
- Tre giorni OFF
- Tre giorni ON
- Un giorno OFF
- Tre notti o sere ON
- Tre giorni OFF
- Quattro giorni ON
- Sette giorni OFF
In questo tipo di pianificazione a rotazione, i membri del team lavorano, in media, 42 ore settimanali, quindi dovrai tenere d’occhio gli straordinari per controllare i costi del lavoro.
Pitman
Come la pianificazione DuPont, la pianificazione Pitman utilizza quattro squadre che lavorano su due turni di 12 ore.
Nel Pitman, tuttavia, ogni squadra lavora un ciclo di due settimane simile al seguente (“D” = giorni, “O” = Off, “N” = Notti):
- Squadra 1: DDOODDD-OODDOOO
- Squadra 2: NNOONNN- OONNOOO
- Team 4: OONNOOO-DDOODDD
Team 3: OODDOOO-NNOONNN
Con il Pitman, puoi mantenere gli stessi turni nel prossimo ciclo di quattro settimane o ruotare le squadre in un formato diverso (ad esempio, il Team 2 lavora DDOODDD-OODDOOO e il Team 4 lavora NNOOONNN-OONNOO).
In media , i dipendenti lavoreranno 42 ore a settimana secondo il programma Pitman.
24-48
Il modello di turno 24-48 (noto anche ABC) utilizza tre team che lavorano su turni 24 ore su 24.
Nel programma 24-48, ogni team lavora un ciclo di tre giorni che consiste in:
- 24 ore ATTIVO
- 48 ore FUORI
Quindi il Team 1 (o A) lavora lunedì e poi ha martedì e mercoledì liberi. La squadra 2 (o B) lavora martedì e poi ha mercoledì e giovedì liberi. La squadra 3 (o C) lavora mercoledì e poi ha giovedì e venerdì liberi.
4-3
Il programma 4-3 utilizza sei squadre che lavorano su turni di 10 ore per 24 ore su 24. 7 copertura. Puoi personalizzare la pianificazione 4-3 per coprire qualsiasi periodo di tempo in cui la tua attività è aperta.
Nella pianificazione 4-3, ogni team lavora un ciclo di tre settimane che consiste di:
- Quattro giorni ON (primo turno)
- Tre giorni OFF
- Quattro giorni ON (secondo turno)
- Tre giorni OFF
- Quattro giorni ON (terzo turno)
Questo tipo di pianificazione è utile perché i team si sovrappongono agli orari di lavoro. Puoi utilizzare questa sovrapposizione per coprire periodi di attività elevata.
6-4 6-4 6-4
Il programma 6-4 6-4 6-4 utilizza cinque squadre che lavorano su turni di 10 ore sovrapposti. In questo programma di turni, ogni team lavora un ciclo di 30 giorni che consiste di:
- Sei giorni ON (primo turno)
- Quattro giorni OFF
- Sei giorni ON (secondo turno)
- Quattro giorni OFF
- Sei giorni ON (terzo turno)
- Quattro giorni OFF
5-3 5-4 5-3
Il programma a turni 5-3 5-4 5-3 utilizza cinque team che lavorano su turni sovrapposti per fornire una copertura completa alla tua attività.
Nel programma 5-3 5-4 5-3, ogni squadra lavora un ciclo di 25 giorni che consiste di:
- Cinque giorni ON (primo turno)
- Tre giorni OFF
- Cinque giorni ON (secondo turno)
- Quattro giorni OFF
- Cinque giorni ON (terzo turno)
- Tre giorni OFF
Una variabile chiave del 5-3 5 -4 Il programma 5-3 è che puoi mescolare i turni da una settimana all’altra. I team non devono lavorare il primo turno, poi il secondo turno e poi il terzo turno. Puoi impostarlo in modo che il Team 1 lavori il primo turno una settimana, il terzo turno la settimana successiva e il secondo turno l’ultima settimana.
4-2 4-3 4-3
Il programma 4-2 4-3 4-3 utilizza cinque team che lavorano su turni sovrapposti di durata variabile per fornire alla tua attività una copertura completa per tutta la giornata lavorativa.
Nel programma 4-2 4-3 4-3 , ogni squadra lavora un ciclo di 20 giorni che consiste di:
- Quattro giorni ON (primo turno)
- Due giorni OFF
- Quattro giorni ON (secondo turno)
- Tre giorni OFF
- Quattro giorni ON (terzo turno)
- Tre giorni OFF
Se la tua attività è aperta 24 ore al giorno, ogni turno durerà 10 ore. La giornata lavorativa di 10 ore fornisce orari specifici in cui è presente manodopera extra per aiutare a coprire una maggiore attività. Puoi ridurre la durata di ogni turno se non hai bisogno della sovrapposizione.
Usa lo strumento giusto per organizzare il tuo programma
Se scegli di utilizzare un programma di turni fisso , un programma di turni a rotazione, un turno diviso o anche una settimana lavorativa compressa per la tua azienda, hai ancora bisogno dello strumento giusto per contribuire al successo del tuo sistema di pianificazione.
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Sling informerà anche te (e loro) sui turni imminenti e se un dipendente è in ritardo o si è dimenticato di fare il check-in.
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