Dacă gestionați o afacere deschisă timp de paisprezece, șaisprezece sau chiar douăzeci și patru de ore, cum vă programați angajații? ? Faci ca o echipă să lucreze întotdeauna nopți și cealaltă echipă să lucreze întotdeauna zile? Când își iau angajații liber?

Când începeți să vă gândiți la logistica tuturor, puteți vedea cum programarea ar putea deveni foarte rapid un coșmar haotic. Din fericire, există o soluție simplă la această dilemă: tura rotativă.

Într-un program rotativ, angajații lucrează în tura de zi timp de una sau două săptămâni și apoi trec la tura de noapte timp de una sau două săptămâni. . Acest lucru vă menține toate orele de funcționare acoperite, oferind în același timp angajaților dvs. o pauză regulată.

Tura rotativă are și avantaje pentru restaurantele unde serviciul de cină poate câștiga mai mulți bani decât serviciul de prânz. Dacă restrângeți o echipă la schimbarea mai puțin dorită, aceasta poate afecta serios moralul și productivitatea angajaților.

Programul de schimbare rotativ oferă tuturor membrilor echipei posibilitatea de a parcurge ciclul atât prin servirea mesei, cât și a serviciului de prânz.

Am creat acest ghid pentru a arăta ins-și- ieșiri din programul de schimbare rotativ, inclusiv avantajele și dezavantajele, și modul de configurare a unui program de rotire propriu. Să începem.

Ce este o schimbare rotativă?

Lucrul în turație rotativă – sau tura rotativă pe scurt – este un sistem de programare în care angajații se deplasează printr-un ciclu de lucru în schimbul zilei, al schimbului de noapte și al oricăror schimburi de leagăn care ar putea fi necesare.

„Opusul” unui schimb rotativ este fix Programul fix înseamnă că un grup de angajați va lucra în tura de zi, un grup va lucra în tura de noapte și un grup va lucra în tura de swing. Programul fix nu se schimbă, astfel încât angajații vor lucra întotdeauna acele ore, cu excepția cazului în care mutați-i în mod intenționat la o schimbare diferită.

Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine schimbarea rotativă, să examinăm o scurtă ilustrație. Să presupunem că conduceți un restaurant care funcționează între orele 08:00 și 00:00 Este posibil ca restaurantul să nu fie deschis pentru toate aceste șaisprezece ore, dar angajații sunt, cel puțin, pregătiți și curățând între acele perioade.

Cel mai simplu mod de a programa lucrătorii este să împărțiți cele șaisprezece ore în două schimburi de opt ore. Prima schimbare va dura de la 8 a.m. la 4 p.m. Cea de-a doua tura ar avea loc de la ora 16:00. la 12 a.m.

Deci, ne-am întors la una dintre întrebările pe care le-am pus-o la început: faceți ca o echipă să lucreze întotdeauna nopți, iar cealaltă echipă să lucreze întotdeauna zile? Pentru lucrări de birou sau producție, aceasta poate fi cea mai bună alegere, deoarece o schimbare este la fel ca oricare alta.

Dar pentru companii precum restaurantele, o schimbare poate face mai mulți bani decât celelalte. Restricționarea unui grup de angajați la tura mai puțin dorită nu este o modalitate bună de a încuraja o echipă productivă.

Pentru a vă asigura că toți angajații dvs. pot lucra în tura cu plăți mai mari, puteți utiliza sistemul de turație rotativ. . Într-un sistem de ture rotative, o săptămână, echipa A lucrează tura de deschidere (8 am la 4 pm) în timp ce echipa B lucrează tura de închidere (4 pm la 12 am).

Săptămâna următoare, echipa B lucrează tura de deschidere în timp ce echipa A lucrează tura de închidere. În săptămâna următoare, echipa A se întoarce în tura de deschidere, în timp ce echipa B se află în tura de închidere. Aceasta este linia generală a unei schimbări rotative.

Din nou, vă vom arăta cum să o faceți să funcționeze pentru afacerea dvs. mai târziu în acest ghid. Mai întâi, însă, să examinăm avantajele și dezavantajele schimbării rotative.

Avantajele schimbării rotative

Pentru un restaurant, programul de schimbare rotativ oferă tuturor șansa de a lucra atât în schimburi mari (dineu), cât și în schimburi de zi (prânz). Permiterea tuturor angajaților să lucreze în mod regulat cu o schimbare mare în dolari servește două scopuri importante:

• Menține angajații angajați, deoarece știu că vor avea partea lor de ture ocupate.
• Oferă tuturor angajaților posibilitatea de a învăța cum să lucreze în timpul orelor de vârf.

În mod similar, rotirea uniformă muncitorii dvs. cei mai înalți și calificați în timpul schimbului de zi vă ajută să stabiliți serviciul de prânz ca o experiență puternică pentru clienți. Acest lucru poate crește vânzările și poate fi bun pentru toată lumea – atât pentru angajați, cât și pentru afaceri.

Un alt avantaj al schimbării rotative este că îți oferă timp să-ți instruiești toți angajații fără să te dedici serviciului de cină. Programul de lucru este de obicei mai puțin ocupat decât după-amiaza și seara, deci este mai ușor să organizați o scurtă întâlnire de antrenament la prima oră dimineața.

Echipa A beneficiază de antrenament o săptămână, iar echipa B beneficiază de antrenament săptămâna următoare.

Dezavantajele schimbării rotative

Dezavantajul principal al schimbării rotative este că angajații pot prefera să aibă un program consistent (schimbul fix). Când angajații tăi sunt într-un schimb fix, planificarea restului vieții devine mult mai simplă.

Acest lucru se datorează faptului că angajatul știe că lucrează întotdeauna zile lucrătoare sau întotdeauna lucrează nopți. Nu trebuie să țină evidența săptămânii din turnul de rotație pe care se află în prezent.

Al doilea dezavantaj al turei de rotație este impactul fizic pe care îl poate avea asupra angajaților dvs. Corpul tău funcționează pe un ciclu de douăzeci și patru de ore (ritmul tău circadian), unde activitatea în timpul zilei și încetinirea somnului în timpul orelor de seară este „naturală”.

Forțarea ritmului circadian să se schimbe – lucrând în tura de noapte – poate provoca privarea de somn, tulburări gastrointestinale și tulburări cardiovasculare. Unele persoane se pot adapta în două sau trei zile, în timp ce altele durează mai mult. ritmurile nu se ajustează niciodată.

O modalitate de a facilita ajustarea unei schimbări rotative pe corpul angajaților dvs. este să extindeți schimbarea rotativă la două sau trei săptămâni în loc de una. Asta ar însemna că echipa A funcționează tura de deschidere timp de două săptămâni și echipa B lucrează tura de închidere timp de două săptămâni. Apoi, echipa B lucrează tura de deschidere timp de două săptămâni și echipa A lucrează tura de închidere.

Luna următoare, ciclul începe din nou De asemenea, este esențial să obțineți feedback de la angajați cu privire la ce sistem funcționează cel mai bine pentru ei.

Cum să configurați o schimbare rotativă

Cel mai de bază program rotativ este cel menționat mai sus, unde echipa A și echipa B schimbă schimburile la fiecare două săptămâni. Din păcate, acel scenariu este un pic prea simplist. Trebuie să țineți cont de câte zile pe săptămână lucrează angajații dvs. De asemenea, trebuie să țineți cont de weekend, de pauză și altele asemenea.

Vă vom arăta cum să configurați ceea ce este cunoscut sub numele de program de schimbare rotativă „2-2 3-2 2-3”. Această schimbare rotativă își primește numele după modelul zilelor în care fiecare angajații lucrează:

• Două zile sau nopți, două zile libere (2-2)
• Trei zile sau nopți pornite, două opțiuni (3-2)
• Două zile sau nopți pornite, trei zile libere (2-3)

Pentru a ilustra programul 2-2 3-2 2-3, vom reveni la exemplul de restaurant utilizat la începutul acestui articol. Iată detaliile restaurantului:

• Restaurantul este deschis timp de șaisprezece ore pe zi.
• Este deschis șapte zile pe săptămână.
• Angajează patruzeci de persoane în diferite locuri de muncă.
• O schimbare necesită zece angajați.
• Pentru o zi întreagă, operațiunea necesită două schimburi.

Cu aceste detalii stabilite, putem acum creați programul rotativ.

1) Împărțiți cei patruzeci de angajați în patru echipe

Să presupunem că aveți nevoie de doi bucătari, doi alergători de mâncare, patru servere, un barman și o gazdă de completat iese din tura ta. Fiecare echipă ar trebui să fie compusă din angajați care pot îndeplini acele sarcini.

Puteți schimba bucătari sau servitori sau barmani între echipe pentru a face lucrurile să se rotească, dar, deocamdată, puneți pe toți într-o singură echipă și lăsați-i acolo . În scopul acestei instrucțiuni, vom eticheta echipele A, B, C și D.

2) Atribuiți echipele unuia dintre cele patru programe de schimbare rotative

Aceasta programul de schimbare rotativ este construit pe o rotație de două săptămâni. Asta înseamnă că fiecare echipă va lucra o tura specifică timp de două săptămâni înainte de a trece.

Dacă ați echilibrat echipele în funcție de abilități, nu contează ce echipă merge în ce tura. Echipele vor fi rotite prin toate cele patru la fiecare câteva săptămâni. Iată un exemplu. D = Day Shift, N = Night Shift, O = Off și cratima indică o nouă săptămână.

1. Echipa A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Echipa B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Echipa C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Echipa D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Toată lumea se rotește prin același tipar de zile, nopți, și timp liber. Încep doar din puncte diferite, astfel încât toate zilele și orele să fie acoperite.

Alte tipuri comune de programare a schimbării rotative

Tipurile obișnuite de program de schimbare rotativă din această secțiune utilizează fie o schimbare de 10 ore, fie o schimbare de 12 ore pentru a vă oferi acoperire 24/7, dacă aveți nevoie de ea.

Dacă afacerea dvs. nu este deschis 24 de ore pe zi, puteți modifica aceste programe pentru a se potrivi orelor de lucru potrivite pentru dvs. și angajații dvs.

DuPont

Programul de schimb rotativ DuPont utilizează patru echipe care lucrează două schimburi de 12 ore.

Fiecare echipă lucrează un ciclu de patru săptămâni care constă din:

• Patru nopți sau seri ACTIVATE
• Trei zile OFF
• Three days ON
• O zi OFF
• Trei nopți sau seri ACTIVATE
• Trei zile OFF
• Patru zile ON
• Șapte zile OFF

În acest tip de program rotativ, membrii echipei lucrează, în medie, 42 de ore pe săptămână, deci va trebui să urmăriți orele suplimentare pentru a controla costurile forței de muncă.

Pitman

La fel ca programul DuPont, programul Pitman folosește patru echipe care lucrează două schimburi de 12 ore.

În Pitman, totuși, fiecare echipă lucrează un ciclu de două săptămâni care arată astfel („D” = Zile, „O” = Dezactivat, „N” = Nopți):

• Echipa 1: DDOODDD-OODDOOO
• Echipa 2: NNOONNN- OONNOOO

Echipa 3: OODDOOO-NNOONNN

• Echipa 4: OONNOOO-DDOODDD

Cu Pitman, puteți păstra schimbările la fel în următorul ciclu de patru săptămâni sau rotiți echipele într-un format diferit (de exemplu, Echipa 2 funcționează DDOODDD-OODDOOO și Echipa 4 funcționează NNOOONNN-OONNOO). , angajații vor lucra 42 de ore pe săptămână la programul Pitman.

24-48

Modelul de schimb 24-48 (alias ABC) folosește trei echipe care lucrează în schimburi de 24 de ore.

În programul 24-48, fiecare echipă lucrează un ciclu de trei zile care constă din:

• 24 de ore ACTIVAT
• 48 de ore OFF

Deci, Echipa 1 (sau A) funcționează luni și apoi are liber marți și miercuri. Echipa 2 (sau B) funcționează marți și apoi are liber miercuri și joi. Echipa 3 (sau C) funcționează miercuri și apoi are liber joi și vineri.

4-3

Programul 4-3 folosește șase echipe care lucrează în ture de 10 ore suprapuse pentru 24 / 7 acoperire. Puteți adapta programul 4-3 pentru a acoperi orice perioadă de timp în care afacerea dvs. este deschisă.

În programul 4-3, fiecare echipă lucrează un ciclu de trei săptămâni care constă din:

• Patru zile ACTIVE (prima tură)
• Trei zile OPRIT
• Patru zile ON (a doua tura)
• Trei zile OFF
• Patru zile PORNITE (a treia schimbare)

Acest tip de program este util deoarece echipele se vor suprapune peste orele de lucru. Puteți utiliza această suprapunere pentru a acoperi perioade mari de activitate.

6-4 6-4 6-4

Programul 6-4 6-4 6-4 folosește cinci echipe care lucrează în ture suprapuse de 10 ore. În acest program de schimbare, fiecare echipă lucrează un ciclu de 30 de zile care constă din:

• Șase zile PORNITE (prima schimbare)
• Patru zile OFF
• Șase zile PORNITE (tura a doua)
• Patru zile OFF
• Șase zile ACTIVE (a treia schimbare)
• Patru zile OFF

5-3 5-4 5-3

Programul de schimb rotativ 5-3 5-4 5-3 folosește cinci echipe care lucrează în schimburi suprapuse pentru a oferi o acoperire completă pentru afacerea dvs.

În programul 5-3 5-4 5-3, fiecare echipă lucrează un ciclu de 25 de zile care constă din:

• Cinci zile PORNIT (prima tură)
• Trei zile OPRIT
• Cinci zile PORNIT (a doua tură)
• Patru zile OFF
• Cinci zile ON (a treia schimbare)
• Trei zile OFF

O variabilă cheie a 5-3 5 Programul -4 5-3 este că puteți amesteca schimburile de la o săptămână la alta. Echipele nu trebuie să lucreze prima tura, apoi a doua tura, apoi a treia tura. Puteți să o configurați astfel încât echipa 1 să funcționeze prima tura o săptămână, a treia tura săptămâna următoare și a doua tura săptămâna trecută.

4-2 4-3 4-3

Programul 4-2 4-3 4-3 folosește cinci echipe care lucrează cu ture suprapuse de lungime variabilă pentru a oferi companiei dvs. o acoperire completă pe tot parcursul zilei de lucru.

În programul 4-2 4-3 4-3 , fiecare echipă lucrează un ciclu de 20 de zile care constă din:

• Patru zile ON (prima schimbare)
• Două zile OFF
• Patru zile ON (a doua tura)
• Trei zile OFF
• Patru zile ON (a treia schimbare)
• Trei zile OFF

Dacă afacerea dvs. este deschisă 24 de ore pe zi, fiecare tură va dura 10 ore. Ziua de lucru de 10 ore oferă ore specifice în care este prezentă forță de muncă suplimentară pentru a acoperi activitatea sporită. Puteți reduce lungimea fiecărei schimbări dacă nu aveți nevoie de suprapunere.

Utilizați instrumentul potrivit pentru a vă organiza programul

Fie că alegeți să utilizați un program fix de schimbare , un program de schimb rotativ, un schimb divizat sau chiar o săptămână de lucru comprimată pentru afacerea dvs., aveți în continuare nevoie de instrumentul potrivit pentru a vă ajuta sistemul de planificare să aibă succes.

Am dezvoltat Sling pentru a simplifica procesul de planificare și a face chiar și cel mai complicat program rotativ de rotație rulează ca un mecanism de ceas.

Și Sling înseamnă mai mult decât conectarea numelor în intervalele de timp. Este vorba despre a face mai ușor și mai rapid fiecare aspect al activității dvs. – de la programare și distribuție la comunicare și urmărire.

Instrumentele de planificare intuitive și bine organizate pe care le oferă Sling facilitează crearea clară, ușor de realizat citiți programele cu doar câteva clicuri de mouse sau atingeți pe ecran. Iar platforma bazată pe cloud a lui Sling eficientizează procesul de trimitere a orarului tuturor celor care au nevoie de el. Postați-vă programul în cloud pentru ca toți să îl vadă.

Puteți chiar să controlați exact cine poate vedea programul și cine poate face modificări la acesta. Tot ce trebuie să faceți este să le acordați persoanelor permisiunea sau să le trimiteți un link. Apoi, se pot conecta la Sling pentru a vizualiza sau edita programul oricând și oriunde.

Programul bazat pe cloud al Sling oferă, de asemenea, o locație centrală în care angajații pot indica când sunt disponibili să lucreze. Sling afișează apoi memento-uri despre rezervări duble, solicitări de expirare și indisponibilitate în timp ce creați programul.

Dar nu uitați, Sling înseamnă mai mult decât simpla programare. În plus față de puterea producătorului său de programe la bord, Sling reunește două seturi de instrumente suplimentare pentru a vă ușura viața de lucru: urmărirea timpului și controlul costurilor forței de muncă.

În timpul săptămânii, caracteristicile unice de urmărire a timpului Sling vă permit pentru a transforma orice telefon, tabletă sau computer într-un ceas de timp complet funcțional pe care angajații dvs. îl pot folosi pentru a intra și ieși.

Sling vă va anunța chiar (și ei) despre viitoarele schimburi și dacă un angajat întârzie sau a uitat să facă check-in.

La sfârșitul săptămânii de lucru, doar câteva clicuri sau atingeri este tot este nevoie să exportați fișele de timp ale angajaților dvs. pentru procesarea salariilor. Pur și simplu consultați fișele de timp, editați și aprobați, apoi trimiteți-le la programul terț la alegerea dvs. pentru calculul și distribuirea perfectă a salarizării.

Puteți apoi să vă întoarceți și să utilizați instrumentele pentru costurile forței de muncă ale Sling pentru a măsura, gestiona și optimizați-vă cheltuielile pe măsură ce programați.

Gata cu revizuirile interminabile care încearcă să stoarce toate schimbările și munca necesară conform bugetului dvs. existent. Unul trece prin program și veți ști dacă ați depășit sau nu costurile cu forța de muncă. Apoi, sunt doar câteva clicuri ici și colo pentru a vă readuce cheltuielile în negru.

Toate acestea și multe altele ajută managerii să adune echipele împreună, să țină pe toți informați și implicați și să construiască o cultură a muncii mai bună, indiferent de programul pe care îl folosesc.