Por Tyler Nicely el 17 de enero de 2020
En este artículo:
- ¿Qué es un recibo de alquiler?
- ¿Por qué debería usar un recibo de alquiler?
- Cómo escribir un recibo de alquiler
- Cómo enviar un recibo de alquiler
- Recibos de alquiler para pagos electrónicos
Si sus inquilinos pagan su alquiler enviando un cheque por correo o entregándolo directamente a usted, pueden solicitar un recibo de alquiler. El pago del alquiler es igual que cualquier otra transacción financiera o minorista, y proporcionar recibos es una buena práctica comercial. La mitad (50%) de los inquilinos entregan su alquiler en persona *, por lo que tener un registro escrito de cada pago le ayudará a usted y a su inquilino a llevar un registro de sus finanzas. Puede crear una plantilla de recibo de alquiler usted mismo o descargar nuestra plantilla gratuita.
¿Qué es un recibo de alquiler?
Un recibo de alquiler es un documento que prueba que un propietario o administrador de la propiedad recibió el pago de alquiler de un inquilino. Se debe enviar un recibo de alquiler mensual después de que el inquilino pague su factura de alquiler.
Un recibo de alquiler se usa más comúnmente para:
- Pagos en efectivo
- Pagos con cheque
- Giros postales
Cómo funciona un recibo de alquiler
Estos son los pasos para emitir recibos de pago de inquilinos mensuales o únicos:
- El arrendador cobra el pago.
- El arrendador escribe y firma el recibo.
- Tanto el arrendador como el inquilino guardan una copia del recibo de alquiler para sus registros.
¿Debería entregar un recibo a los inquilinos por los depósitos de seguridad o el alquiler de la mascota?
Como propietario, debe documentar comprobantes de todos los pagos del inquilino. Cuando se firma un contrato de arrendamiento y se pagan los depósitos de seguridad o mascotas, se debe emitir un recibo. Si cobra alquiler por mascota u otras tarifas mensuales, pueden incluirse en su recibo de alquiler, siempre y cuando se paguen todas al mismo tiempo. Para cualquier pago no mensual, utilizará un formato diferente de recibo de alquiler, como un recibo de depósito de seguridad.
¿Por qué debería usar un recibo de alquiler?
El propietario o administrador de la propiedad debe utilizar un recibo de alquiler para simplificar la forma en que se registran los pagos a medida que ingresan. Los recibos de alquiler también proporcionan al inquilino un comprobante de pago, para que pueda realizar un seguimiento de sus finanzas .
Aquí hay algunas razones por las que siempre debe emitir un recibo de alquiler:
1. Los recibos de alquiler crean un registro en papel para los pagos en efectivo
Es posible que no acepte efectivo, y eso está bien, solo incluya la disposición en su contrato de alquiler. Pero si lo hace, un recibo de alquiler muestra un comprobante de pago de los fondos que de otro modo no se pueden rastrear. Si alguna vez lo auditan, necesitará una forma de documentar sus depósitos de alquiler. Lo mismo se aplica a los pagos realizados mediante giro postal, que más propietarios están dispuestos a aceptar.
2. La ciudad o el estado pueden exigir recibos de alquiler
Varios estados requieren que los propietarios proporcionen un recibo a pedido, así que consulte las leyes locales. Los estatutos varían, algunos estados exigen un recibo para todas las formas de pago y otros requieren recibos solo para efectivo o giros postales. Pero incluso si no tiene una obligación legal, proporcionar un recibo de alquiler a pedido es una buena práctica comercial.
3. Los recibos de alquiler simplifican el mantenimiento de registros
Su negocio de arrendador es solo eso – un negocio. Y la contabilidad es una parte importante de cualquier negocio, especialmente cuando las transacciones financieras son tan grandes como los pagos mensuales de alquiler. Ya sea que realice su contabilidad utilizando un software específico de alquiler, una hoja de cálculo de ingresos y gastos de alquiler o archivos en papel, deberá guardar una copia del recibo de alquiler del propietario en papel o en formato digital para cada pago que realice el inquilino.
4. Los recibos de alquiler ayudan a minimizar las disputas
Si un inquilino afirma haber realizado un pago de alquiler que usted nunca recibió, un recibo de alquiler, o la falta de uno, lo contará. En caso de que se intensifiquen los problemas relacionados con el alquiler, tener un registro claro de los pagos recibidos también podría aumentar su credibilidad y respaldar su caso.
Si le preocupa, un inquilino utilizará un recibo de alquiler para reclamar que se pagó el alquiler. cuando un cheque rebota, no se preocupe:
- Los recibos de alquiler no protegen a los portadores de cheques.
- El cheque devuelto es una prueba amplia de que el pago no fue válido.
Como propietario, debe guardar una copia del recibo de alquiler para sus registros y documentar la detalles en un sistema de seguimiento de pagos. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de los pagos atrasados, los cheques sin fondos, los pagos atrasados y otros problemas.
Cómo escribir un recibo de alquiler
Nuestra plantilla de recibo de alquiler fácil de usar proporciona todo necesita crear recibos para los pagos del inquilino.Al escribir un recibo de alquiler, debe incluir:
- La fecha en que se recibió el pago
- El nombre completo del inquilino
- El nombre completo de cualquier otra persona quién hizo el pago en nombre del inquilino
- El nombre del propietario o administrador de la propiedad que recibe el pago
- La dirección de la propiedad de alquiler y el número de unidad
- El alquiler monto del pago y cualquier otro pago como servicios públicos o alquiler de mascotas
- El método de pago
- El período de pago del alquiler (por ejemplo, del 1 al 31 de mayo de 2019)
- El saldo mensual restante y los cargos por mora, si corresponde
Una vez que se procesa un pago, debe firmar y fechar el recibo de alquiler imprimible.
Aquí hay un ejemplo de recibo de alquiler :
Este recibo de alquiler de muestra gratuito (que puede descargar a través del botón verde en la parte superior del artículo) es un documento personalizable, por lo que puede escribir la información en lugar de tener que imprimirla y escribirla a mano. los detalles. Esto facilita evitar errores e incluso puede enviar por correo electrónico el recibo completo del pago del alquiler a su inquilino para garantizar la entrega.
Cómo enviar un recibo del alquiler
Hay algunos formas de enviar un recibo de alquiler:
- Imprima y entréguelo personalmente al inquilino.
- Imprima y envíe el recibo al inquilino.
- Correo electrónico El recibo de alquiler pagado al inquilino en formato PDF.
Recibos de alquiler para pagos electrónicos
Si bien los recibos de alquiler se utilizan tradicionalmente para pagos en efectivo, cheques o giros postales, el 57% de los inquilinos prefieren pagar en línea * y crear Los recibos de alquiler siguen siendo importantes para la contabilidad y los registros de su inquilino. Si el inquilino paga el alquiler en línea, puede enviar un recibo de pago de alquiler tradicional o uno electrónico. Con Zillow Rental Manager, puede:
- Cobrar el alquiler de forma fácil y segura mediante ACH, débito o crédito; es gratis para usted y para su inquilino si decide pagar con ACH.
- Configure pagos automáticos y recordatorios automáticos para su inquilino.
- Reciba notificaciones cuando un inquilino inicia un pago.
