El reloj es una parte integral de la mayoría de las empresas. Ayuda a realizar un seguimiento de las horas de trabajo para que pueda pagar a los empleados en consecuencia. Ya sea que su empresa tenga uno o 100 empleados, necesitará un reloj que se adapte a las necesidades únicas de su empresa.

Desafortunadamente, no todos los relojes se crean por igual. Es posible que la solución adecuada para una gran empresa no funcione bien para una pequeña empresa.

Afortunadamente, los expertos de Sling están aquí para ayudarlo a encontrar el mejor reloj para satisfacer las necesidades únicas de su empresa.

A lo largo del camino, discutiremos:

• Relojes manuales.
• Combinación de relojes de tiempo manuales y de computadora.
• Relojes de tiempo de software.

También le mostraremos por qué una aplicación de programación con un rastreador de horas de trabajo de los empleados integrado suele ser el mejor reloj para las pequeñas empresas.

Por qué un reloj es esencial para empresas de todos los tamaños

1) Garantiza una nómina precisa

Una nómina precisa es esencial para el éxito de su negocio y el compromiso de los miembros de su equipo. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la precisión de la nómina de los empleados se queda corta debido a políticas confusas, errores humanos o problemas bancarios.

La incorporación de un reloj de tiempo en el flujo de trabajo de su empresa reduce drásticamente la probabilidad de que experimente estos problemas.

Muchos relojes de tiempo de los empleados le permiten programar sus políticas de nómina en la propia máquina para que él, no usted, tiene que realizar un seguimiento de variables como:

• Tiempo de vacaciones
• Tiempo libre pagado
• Sin llamadas, ausencias sin presentación
• Trabajo por turnos
• Tiempo parcial versus tiempo completo

Permitir que su reloj de tiempo recopile toda esta información significa que pasará menos tiempo en nómina y más tiempo en tareas que mejoran su negocio en general.

Un reloj de tiempo dedicado también elimina los costosos errores de cálculo manual (que pueden ahorrarle hasta un 7% de sus costos de nómina) y se integra fácilmente con depósito de los cheques de pago de los empleados.

2) Le avisa sobre problemas de asistencia

Mes Los relojes de tiempo moderno le permiten crear informes basados en la información de «entrada» y «salida» que registran los relojes. Estos informes le brindan información sobre problemas de asistencia, tales como:

• Ausencias regulares y repetidas (por ejemplo, el empleado A llama por enfermedad tres viernes al mes)
• Tardanza
• Pausas largas
• Temprano -ins
• salidas tardías
• acumulación no aprobada de horas extra

Controlar problemas de asistencia de este tipo puede ahorrarle a su empresa hasta un 21% de los costos de nómina anuales. Eso es un ahorro significativo.

Otra forma en que un reloj le ayuda con los problemas de asistencia tiene que ver con las interrupciones en su flujo de trabajo que pueden costarle dinero. Las ausencias (programadas o no) interrumpen el progreso de sus proyectos y pueden tener un impacto significativo en la productividad de su equipo.

Un paquete de software de reloj de tiempo puede alertarle cuando los miembros del equipo están ausentes y ayudarlo a redistribuir la carga de trabajo en consecuencia.

Finalmente, un reloj de tiempo de los empleados evita que los problemas de asistencia afecten la moral de los empleados. Las ausencias habituales del mismo empleado significan que otros empleados más confiables tienen que asumir el trabajo extra.

Demasiado de eso, y sus empleados confiables pueden comenzar a resentirse por el empleado ausente por estar fuera todo el tiempo, y usted por permitir que suceda.

La información generada por el reloj de un empleado puede ayudarlo a mantener alta la motivación.

3) Ahorra tiempo y dinero en su negocio

Una de las principales razones por las que un reloj horario es esencial para empresas de todos los tamaños es porque le ayudará a ahorrar tiempo y dinero.

Primero y principal , reducirá el tiempo que lleva procesar las tarjetas de tiempo de los empleados y calcular la nómina. En lugar de que usted o su contable pasen horas contando las horas trabajadas, aplicando retenciones y calculando impuestos, el software del reloj lo hace por usted. El tiempo que ahorra se puede invertir mejor en actividades que mejoren los resultados de su empresa.

Los relojes cronometradores también pueden ahorrarle dinero a su empresa.Lo hacen:

• Automatizando la recopilación y el cálculo
• Reduciendo errores
• Prevención del fraude en la tarjeta de tiempo
• Traspasando la responsabilidad de llevar un registro de las horas de trabajo al empleado

Además de esos grandes ahorros, un reloj de tiempo dedicado para los empleados reduce (o incluso elimina) la necesidad de consumibles costosos como tarjetas de tiempo y formularios de cálculo.

Estos pueden no parecer ahorros significativos , pero a largo plazo, realmente pueden sumar.

4) Proporciona información en tiempo real sobre los costos laborales

Una cosa es tener informes precisos sobre los problemas de asistencia y otros costos. Otra cosa es tener información en tiempo real sobre todas las variables que afectan la forma en que su empresa registra el tiempo.

Un reloj de tiempo moderno para empleados proporciona esa información.

Con el reloj de tiempo correcto, el nivel de detalle con respecto a los costos laborales es asombroso. Por ejemplo, puede ver:

• Qué empleados y departamentos le están costando más tiempo extra
• Qué empleados, puestos y departamentos utilizan más tiempo para completar una tarea
• Cómo se compara el tiempo laboral y el costo por hora de su empresa con las normas de su industria
• Cómo se compara su producción con el tiempo dedicado al trabajo

Los datos profundos como este evitan adivinar y estimar y le brindan control más estricto sobre los costos de producción y mano de obra.

5) Mantiene la equidad para todos los empleados

La equidad es un tema importante en su negocio, incluso si ni usted ni sus empleados han abordado o expresado estrictamente eso.

Los miembros de su equipo están observando cómo hace las cosas, y si todos son tratados de manera justa, aumentará la confianza, la responsabilidad y el disfrute.

Agregar un reloj de tiempo les asegura a sus empleados que nadie recibirá un trato especial: las preferencias, los sesgos e incluso los prejuicios se eliminarán por completo. Todo lo que queda son datos fríos y duros que ponen a todos en igualdad de condiciones.

Al final del día, nadie puede acusar al reloj de control de irregularidades y favoritismo.

Beneficios adicionales de un reloj de tiempo basado en software o en la nube

1) Mejora la productividad

El seguimiento y el cálculo manual de las horas de trabajo de su equipo le quitan mucho tiempo a su día.

Debe recopilar las tarjetas de tiempo, verificar su precisión e ingresar todos los datos en su sistema de nómina. Eso puede demorar varias horas (si no más) en cada período de pago.

Una pérdida de tiempo de esa magnitud le cuesta a su empresa dinero que tal vez no pueda pagar.

Con un Sistema integrado de seguimiento del tiempo de alta calidad, basado en la nube, como Sling, un proceso que normalmente le lleva horas y sólo le llevará unos minutos. Esto lo libera para concentrarse en otros asuntos comerciales más importantes.

2) Elimina el error humano

El error humano, tanto el suyo como el de sus empleados, es omnipresente cuando se trata de marcar entrar, marcar la salida y calcular todos esos números para la nómina.

Los sistemas de seguimiento manual están plagados de posibles errores. Usted, el gerente, tiene que calcular, tabular e ingresar manualmente los números de todos sus empleados. Eso abre la puerta a errores tipográficos, matemáticos e incluso errores de lectura que pueden desviar sus cálculos.

Y luego existe la posibilidad de errores de reloj de entrada / salida, accidentales o intencionales, en sus empleados ‘, como:

• Olvidar marcar la entrada
• Olvidar marcar la salida
• Usar la tarjeta incorrecta
• Perforar en un amigo aunque no esté en el trabajo

Con un reloj de tiempo basado en software y un sistema de gestión del tiempo, el error humano está prácticamente eliminado.

El software almacena todos los datos en un solo lugar, los tabula y produce informes que puede utilizar para simplificar el proceso de nómina. Permitir que una computadora haga el trabajo por usted reduce el potencial de errores que ocurren al ingresar manualmente todos los números.

En lo que respecta a sus empleados, un sistema de reloj de tiempo basado en software hace que sea casi imposible para cometer errores al marcar la entrada y la salida y elimina por completo los falsos tiempos de entrada.

3) Garantiza la seguridad de los datos de sus empleados

Cuando elige un horario basado en software reloj, o incluso una combinación de reloj manual y de computadora, garantiza la seguridad de los datos de sus empleados.

En primer lugar, los sistemas basados en computadora guardan información confidencial de los empleados (como dirección, número de seguro social, tarifa de pago y horas trabajadas) en formato digital en lugar de en un archivador físico.

Con las medidas de seguridad adecuadas, el almacenamiento digital es mucho más seguro que la copia impresa y evita que los ladrones accedan a registros confidenciales.

En segundo lugar, toda la información pertinente que necesita para procesar la nómina se puede encontrar en un solo lugar. No más búsquedas en varios archivos para encontrarlo. Todo está al alcance de su mano.

4) Le brinda la capacidad de administrar su equipo de forma remota

Un reloj de restaurante basado en computadora le brinda la capacidad de administrar su equipo de forma remota.

Como beneficio para los gerentes ocupados, este factor es casi insustituible. No tiene que estar físicamente en el lugar para asegurarse de que sus empleados lleguen a tiempo, trabajen todo su turno y se vayan cuando deberían.

Con un sistema de reloj horario moderno, puede decidir qué miembro del equipo hace qué, asignarles tareas e instrucciones específicas y realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del día.

Ahora que hemos hablado de por qué su empresa necesita un reloj, analicemos lo mejor relojes de control para pequeñas empresas.

Diez relojes de control para pequeñas empresas

Los relojes de control para pequeñas empresas pueden adoptar muchas formas. Desde relojes tradicionales que imprimen la hora de entrada y la hora de espera en una tarjeta de papel hasta relojes biométricos de alta tecnología que almacenan sus datos en la nube, existe una solución para cada empresa. Comenzaremos con lo más básico: el reloj manual.

1) Reloj manual

Fuente: Lathem.com

La solución más simple y más extendida para las pequeñas empresas es el reloj manual. Ya sea que elija un modelo analógico o un modelo digital, el concepto es el mismo: los empleados usan tarjetas de papel grueso para «perforar» y «perforar». El reloj imprime la hora respectiva.

Los relojes manuales han existido durante mucho tiempo y son fáciles de usar para los empleados. Pero se requiere una gran cantidad de trabajo en el back-end.

Debe recopilar las tarjetas, transferir los datos a otro programa y luego calcular las horas de trabajo y los salarios de los empleados.

Este sistema deja un gran margen de error. Es por eso que un conjunto de herramientas de programación con un reloj integrado, como Sling, es a menudo la mejor solución para las pequeñas empresas. Discutiremos los beneficios de esta herramienta de administración de empleados en una sección posterior.

2) Reloj de tiempo atómico de Amano

Fuente: Amano.com

El Amano Pix-75 es otra solución de reloj manual para pequeñas empresas. Tiene una pantalla digital grande y fácil de leer y una ventana de impresión transparente e iluminada para una alineación y estampado precisos.

Otras características incluyen:

• Sincronización del reloj atómico.
• Estilo de impresión militar o normal.
• Impresión de minutos, centésimos y décimos para un cálculo preciso.
• 13 mensajes preestablecidos como enviados, archivados y recibidos.

Como el reloj analógico mencionado anteriormente, esta unidad implica un trabajo de back-end sustancial. Por ejemplo, deberá verificar que sus empleados trabajaron de acuerdo con su horario de turnos.

La función de reloj de Sling está integrada en el software de programación para que pueda confirmar rápida y fácilmente que todos trabajaron en su horario apropiado. turnos.

3) Reloj de tiempo de Acroprint BioTouch

Fuente: AcroPrintStore.com

El reloj de tiempo Acroprint BioTouch es una solución única que proporciona funciones manuales y de software. Los datos y la configuración se pueden transferir entre el reloj y su PC con una unidad USB.

Los empleados pueden fichar su entrada y salida usando sus huellas digitales, un PIN o una placa de proximidad RFID o llavero. Otras características incluyen:

• Alojamiento para hasta 500 empleados.
• Almacenamiento para hasta 200.000 transacciones.
• Posibilidad de mostrar cinco turnos (incluido el de la noche a la mañana).
• Se imprimen las perforaciones tempranas y tardías en un color diferente para facilitar el cálculo.
• Acceso a archivos usando Microsoft Excel en su computadora.

Nómina, verificación de horarios, y la captura de datos se hace más fácil con esta solución gracias a la compatibilidad con USB y la fácil integración del software.

Pero esta opción aún no proporciona las herramientas necesarias para agilizar completamente los procesos de programación, seguimiento de horas y nómina como el reloj de tiempo y las funciones de turnos que ofrece Sling.

4) Icono RTC-1000

Fuente: IconTime.com

El reloj de tiempo Icon RTC-1000 es otra herramienta de combinación manual / software que se puede beneficioso para las grandes y pequeñas empresas.

Con un número de identificación que se puede ajustar de tres a nueve dígitos, los empleados pueden registrar su entrada, su salida y ver la cantidad de horas que trabajaron por día o por semana.

Los gerentes pueden incluso establecer períodos de pago únicos, como semanal, quincenal, quincenal y mensual para facilitar el cálculo de la nómina. Otras características incluyen:

• Tres niveles de horas extra: diaria, semanal, día consecutivo (es decir, horas extra de California).
• Receso pagado, deducción del almuerzo y seguimiento de las horas de vacaciones.
• Alertas personalizadas que le permiten monitorear y controlar las horas extra y la asistencia no autorizadas.
• Seguimiento de hasta 250 empleados.
• Exportación de datos a formatos ADP, CSV y API.

Estos relojes de tiempo de combinación manual / software están cada vez más cerca de convertirse en una verdadera solución para ahorrar tiempo, pero aún no lo han logrado.

5) FingerTec

Fuente: FingertecUSA.com

El FingerTec TA200 Plus es un reloj de tiempo basado en software que le permite administrar los datos de las horas de trabajo de los empleados de manera rápida y efectiva a través del software cargado en su computadora de escritorio, computadora portátil o dispositivo móvil.

El FingerTec TA200 Plus también se puede utilizar para evitar el acceso no autorizado a áreas restringidas. Otras características incluyen:

• Pantalla táctil.
• Capacidad para transmitir mensajes a todos usuarios.
• Visualización en pantalla de mensajes privados cortos para un solo usuario.
• Códigos de trabajo configurables que permiten que los usuarios ingresen las razones de la hora de entrada / salida.
• Capacidad de usuario de 10,000 empleados.

La capacidad de usuario puede no consideración para la mayoría de las pequeñas empresas, pero ¿su empresa seguirá siendo «pequeña» para siempre? ¿No sería bueno tener la capacidad de expandir su solución de reloj para cualquier número de usuarios?

Y mientras 10,000 empleados mucho, todavía es limitado. Es posible que le lleve un tiempo llegar a los 10,000 empleados en varias ubicaciones, pero ¿qué sucede después de eso?

El mejor reloj de tiempo para pequeñas empresas (o grandes empresas, para el caso) debería permitir un número ilimitado de empleados.

Sling hace eso. No se preocupe más determinar si su nuevo empleado superará el límite máximo de usuarios. No se puede poner precio a la tranquilidad.

6) Icono Reloj de tiempo de proximidad TotalPass

Fuente: IconTime.com

El reloj de tiempo Icon TotalPass usa sensores de proximidad para registrar la asistencia de los empleados a distancia. Los empleados simplemente agitan su credencial en la parte frontal de la unidad para marcar la entrada y salida.

Icon TotalPass también acepta PIN e incluso datos biométricos (con un complemento opcional).

Icon TotalPass se conecta a su sistema informático a través de USB, red de área local o Wi -Fi para registrar la información del reloj de entrada de hasta 500 empleados. Incluso puede vincular hasta 32 relojes a través de LAN, WAN, VPN o Internet para una mayor flexibilidad y utilidad.

Esto brinda a los propietarios de negocios una herramienta eficaz para optimizar el rendimiento. Las unidades son autónomas y están diseñadas para pequeñas empresas, e incluyen todo el software que necesitará integrado en el dispositivo. Eso significa que nunca más tendrá que instalar software.

Los relojes registradores incluso detectan instantáneamente redes Wi-Fi en el arranque, lo que le permite conectarse en segundos.

Además, el software TotalPass incluye opciones de informes que son fáciles de ejecutar. y modificar. Y la tecnología de autoinscripción permite a los empleados ingresar información del usuario sin la ayuda de un gerente.

7) Reloj de tiempo y sello de documentos Pyramid 3500

Fuente: PyramidTimeSystems.com

Si necesita sellar documentos y tarjetas de tiempo, el reloj de tiempo Pyramid 3500 & Document Stamp puede ser la solución que está buscando.

El reloj de tiempo 3500 & Document Stamp realiza un seguimiento de los costos laborales; registra el tiempo y la asistencia de los empleados; y estampa la fecha, la hora y hasta 14 opciones de mensajes preprogramados en documentos urgentes, como

• Correo entrante
• Registros de asistencia
• Trámites legales
• Registros
• Archivos

El 3500 también ofrece una tarjeta de tiempo de carga lateral y alimentación de documentos para adaptarse a la orientación de impresión hacia la izquierda o hacia la derecha.

Y la función de ajuste automático de la hora significa que no tiene que reiniciar el reloj durante meses cortos, años bisiestos o horario de verano.

8) UPunch HN3000

Fuente: uPunch.com

El uPunch HN3000 está diseñado con su pequeñas empresas en mente. Con una capacidad estándar de seis golpes por día, este reloj es una forma asequible y precisa de rastrear los golpes y la asistencia de los empleados.

Puede usar uPunch como un reloj de tiempo independiente o vincularlo a su software basado en la nube para una solución aún más fácil para el seguimiento de las horas y la producción de informes.

El uPunch HN3000 identifica instantáneamente a los empleados que llegan tarde al marcar su hora de entrada en rojo. De esa manera, sabrá de un vistazo quién llegó a tiempo y quién llegó tarde.

Incluso puede programar hasta 12 alarmas cada día para indicar las horas de descanso y comida o para anunciar el final de la jornada laboral.

Y con la opción de ingresar manualmente la tarjeta de tiempo del empleado datos en una cuenta en línea gratuita a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet, tiene el poder de trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento con solo hacer clic en un botón.

Una vez que haya terminado de ingresar los datos de la tarjeta de tiempo, puede usar los informes avanzados de período de pago, el seguimiento de horas extras diarias y semanales y la capacidad de exportar a sistemas de nómina para optimizar aún más sus actividades de seguimiento del tiempo.

9) Lathem FR650

Fuente: Lathem.com

El Lathem FR650 utiliza una tecnología de reconocimiento facial infalible para identificar a los empleados sin necesidad de PIN, números de identificación o tarjetas RFID que se pueden olvidar o perder.

Los empleados simplemente se paran frente a la unidad y esperan unos segundos para que se escaneen sus rostros. La computadora hace el resto. Otras características incluyen:

• Alternativa higiénica y sin contacto a los lectores de huellas dactilares.
• Soporte para 500 empleados.
• Posibilidad de vincular al software de escritorio para editar e informar
• Protección contra cheques fraudulentos entradas y salidas.

El reconocimiento facial es una característica única, pero ¿es absolutamente necesario para su pequeña empresa? Probablemente no. El Lathem FR650 simplifica el back-end cuando se trata del cálculo de las horas de trabajo de los empleados, pero no hace nada para reducir el tiempo dedicado a programar y verificar que los empleados trabajaron cuando se suponía que debían hacerlo.

Solo una solución ayuda programa empleados, realiza un seguimiento de sus horas de trabajo y prepara toda esa información para la nómina.

El mejor reloj para pequeñas empresas es Sling

Los relojes de esta lista son buenos lo hacen, pero ninguno le facilita la vida laboral que Sling. Sling está diseñado como un sistema de gestión de empleados de servicio completo. Con potentes herramientas para la programación, el seguimiento de las horas de trabajo y el cálculo de la nómina, Sling es realmente su solución integral para administrar un empleado o 1 millón (o más) de empleados.

Sling presenta cinco características principales:

• Turnos.
• Reloj de tiempo.
• Mensajes.
• Newsfeed.
• Tareas.

La función Sling Shifts contiene todas las herramientas intuitivas y para ahorrar tiempo que esperarías de una aplicación dedicada a la programación.

Sling AI proporciona orientación, sugerencias y solicitudes de tiempo libre y disponibilidad minuto a minuto. Sling incluso le notifica si ha superpuesto los turnos de un empleado o ha reservado dos veces.

La función Sling Time Clock permite a sus empleados marcar la entrada y salida de sus turnos en una computadora central, o incluso directamente desde su teléfonos.

¿Le preocupan los horarios de entrada anticipados? Configure una cerca geográfica para evitar que los empleados ingresen y salgan antes de lo previsto.

Los mensajes y el suministro de noticias de Sling Las funciones facilitan la comunicación de los compañeros de equipo. No tiene que depender de las llamadas telefónicas, el correo electrónico u otra aplicación de terceros para mantenerse en contacto.

Puede comunicarse directamente con sus empleados (y sus empleados pueden comunicarse con usted) en Sling a través de notificaciones automáticas y varias categorías de mensajes. Incluso puede compartir archivos, fotos, videos y enlaces con todos o solo con una persona.

Esa es una comunicación poderosa que no lo mantendrá encadenado a su escritorio todo el día.

La función Sling Tasks le permite asignar trabajos a individuos o grupos y seguir su progreso.

Tareas le permite crear listas de tareas pendientes y compartirlas por nombre, grupo, ubicación o posición. Incluso puede establecer fechas de vencimiento y enviar recordatorios a medida que se acercan las fechas límite.

Sling es realmente una solución de gestión de empleados de principio a fin. Va más allá de cualquier otro reloj de tiempo para las pequeñas empresas al resolver los problemas que afectan a sus empleados en el día a día.

Deje de intentar hacer que varios programas de programación, seguimiento del tiempo y nómina funcionen juntos. Obtenga la única aplicación que lo hace todo. Obtenga Sling.