O relógio é parte integrante da maioria das empresas. Ajuda a manter o controle das horas de trabalho para que você possa pagar os funcionários de acordo. Quer sua empresa tenha um ou 100 funcionários, você precisará de um relógio de ponto que se adapte às necessidades exclusivas de sua empresa.

Infelizmente, nem todos os relógios de ponto são criados iguais. A solução certa para uma grande empresa pode não funcionar bem para uma pequena empresa.

Felizmente, os especialistas da Sling estão aqui para ajudá-lo a encontrar o melhor relógio de ponto para atender às necessidades exclusivas de sua empresa.

Ao longo do caminho, discutiremos:

• Relógios de ponto manuais.
• Combinação de relógios de ponto manual e de computador.
• Relógios de ponto de software.

Também mostraremos por que um aplicativo de agendamento com um rastreador integrado de horas de trabalho de funcionários costuma ser o melhor relógio para pequenas empresas.

Por que um relógio de ponto é essencial para empresas de todos os tamanhos

1) Garante uma folha de pagamento precisa

A folha de pagamento precisa é essencial para o sucesso do seu negócio e o engajamento dos membros da sua equipe. Muitas vezes, porém, a precisão da folha de pagamento dos funcionários fica aquém por causa de políticas confusas, erro humano ou problemas bancários.

Incorporar um relógio de ponto no fluxo de trabalho de sua empresa reduz drasticamente a probabilidade de você ter esses problemas.

Muitos relógios de ponto de funcionários permitem que você programe suas políticas de folha de pagamento na própria máquina para que ele – não você – deve controlar variáveis como:

• Tempo de férias
• Tempo livre remunerado
• Sem ligação, não comparecimento, ausências
• Turno de trabalho
• Meio período vs. tempo integral

Permitir que seu relógio de ponto agrupe todas essas informações significa que você gastará menos tempo com a folha de pagamento e mais tempo em tarefas que melhoram seu negócio como um todo.

Um relógio de ponto dedicado também elimina erros caros de cálculo manual (o que pode economizar até 7% dos custos de folha de pagamento) e se integra facilmente com o direto automatizado depósito dos contracheques dos funcionários.

2) Alerta sobre problemas de comparecimento

Mo Os relógios mais modernos permitem que você crie relatórios com base nas informações de “entrada” e “saída” que os relógios registram. Esses relatórios fornecem informações sobre problemas de frequência, como:

• Ausências regulares e repetidas (por exemplo, o funcionário A liga para dizer que está doente três sextas-feiras por mês)
• Atraso
• Pausas longas
• Tempo adiantado -ins
• Pontuações tardias
• Acúmulo não aprovado de horas extras

O controle de problemas de frequência desse tipo pode economizar para sua empresa até 21% dos custos anuais de folha de pagamento. Isso é uma economia significativa.

Outra maneira que o relógio de ponto ajuda você com problemas de frequência tem a ver com interrupções em seu fluxo de trabalho que podem custar caro. Ausências (programadas ou não) interrompem o progresso de seus projetos e podem ter um impacto significativo na produtividade de sua equipe.

Um pacote de software de relógio de ponto pode alertá-lo quando os membros da equipe estão ausentes e ajudá-lo a redistribuir a carga de trabalho de acordo.

Finalmente, um relógio de ponto do funcionário impede que problemas de frequência afetem o moral do funcionário. Ausências habituais do mesmo funcionário significam que outros funcionários mais confiáveis precisam assumir o trabalho extra.

Muito disso, e seus funcionários confiáveis podem começar a se ressentir com o funcionário ausente por estar ausente o tempo todo e você por permitir que isso acontecesse.

As informações geradas pelo relógio de ponto de um funcionário podem ajudá-lo a manter a motivação alta.

3) Economiza tempo e dinheiro da sua empresa

Um dos principais motivos pelos quais um relógio de ponto é essencial para empresas de todos os tamanhos é porque ele ajudará você a economizar tempo e dinheiro.

Em primeiro lugar, , reduzirá o tempo que leva para processar cartões de ponto de funcionários e calcular a folha de pagamento. Em vez de você ou seu contador gastar horas calculando as horas trabalhadas, aplicando retenções na fonte e calculando os impostos, o software do relógio de ponto faz isso por você. O tempo que você economiza pode ser mais bem gasto em atividades que melhoram os resultados financeiros de sua empresa.

Os relógios de ponto também podem economizar dinheiro para sua empresa.Eles fazem isso:

• Automatizando a coleta e o cálculo
• Reduzindo erros
• Prevenção de fraude de cartão de ponto
• Transferindo a responsabilidade de controlar as horas de trabalho para o funcionário

Além dessa grande economia, um relógio de ponto dedicado do funcionário reduz (ou até elimina) a necessidade de itens consumíveis caros, como cartões de ponto e formulários de cálculo.

Isso pode não parecer uma economia significativa , mas a longo prazo, eles podem realmente somar.

4) Fornece informações em tempo real sobre os custos de mão de obra

Uma coisa é ter relatórios precisos sobre problemas de atendimento e outras questões de mão de obra custos. Outra coisa é ter informações em tempo real sobre todas as variáveis que afetam a maneira como sua empresa controla o tempo.

Um relógio de ponto moderno para funcionários fornece essa percepção.

Com o relógio de ponto certo, o nível de detalhes sobre os custos de mão de obra é surpreendente. Por exemplo, você pode ver:

• Quais funcionários e departamentos estão custando mais em horas extras
• Quais funcionários, cargos e departamentos estão usando mais tempo para concluir uma tarefa
• Como o tempo de trabalho e o custo por hora de sua empresa se comparam às normas em seu setor
• Como sua produção se compara ao tempo gasto no trabalho

Dados profundos como esse evitam suposições e estimativas e fornecem controle mais rígido sobre os custos de produção e mão de obra.

5) Mantém a justiça para todos os funcionários

A justiça é uma questão importante em seu negócio, mesmo que você e seus funcionários nunca tenham abordado ou expressado estritamente isto.

Os membros da sua equipe estão observando como você faz as coisas e, se todos forem tratados com justiça, a confiança, a responsabilidade e a satisfação aumentarão.

Adicionar um relógio de ponto garante aos seus funcionários que ninguém receberá tratamento especial – preferências, preconceitos e até preconceitos são eliminados completamente. Tudo o que resta são os dados frios e sólidos que colocam todos em igualdade de condições.

No final do dia, ninguém pode acusar o relógio de ponto de impropriedade e favoritismo.

Benefícios adicionais de um relógio baseado em software ou nuvem

1) Aumenta a produtividade

Rastrear e calcular manualmente as horas de trabalho da sua equipe toma muito tempo do seu dia.

Você deve coletar os cartões de ponto, verificar sua precisão e inserir todos os dados em seu sistema de folha de pagamento. Isso pode levar várias horas (se não mais) a cada período de pagamento.

Uma perda de tempo dessa magnitude custa ao seu negócio dinheiro que ela pode não ser capaz de pagar.

Com um sistema de monitoramento de tempo integrado de alta qualidade baseado em nuvem como o Sling, um processo que geralmente leva horas e leva apenas alguns minutos. Isso libera você para se concentrar em outras questões de negócios mais importantes.

2) Elimina o erro humano

O erro humano – tanto seu quanto de seus funcionários – é onipresente quando se trata de clocking entrada, saída e cálculo de todos esses números para a folha de pagamento.

Os sistemas de rastreamento manual estão repletos de possibilidades de erro. Você, o gerente, deve calcular manualmente, tabular e inserir os números de todos os seus funcionários. Isso abre a porta para erros de digitação, erros matemáticos e até erros de leitura que podem atrapalhar seus cálculos.

E há o potencial de erros de entrada / saída – acidentais ou intencionais – em seus funcionários ‘parte, como:

• Esquecer de marcar o ponto
• Esquecer de marcar o ponto
• Usar o cartão errado
• Perfuração em um amigo, mesmo que ele não esteja no trabalho

Com um relógio de ponto baseado em software e sistema de gerenciamento de tempo, o erro humano é praticamente eliminado.

O software armazena todos os dados em um lugar, tabula-os e produz relatórios que você pode usar para simplificar o processo de folha de pagamento. Permitir que um computador faça o trabalho para você reduz o potencial de erros que ocorrem ao inserir manualmente todos os números.

No que diz respeito aos seus funcionários, um sistema de relógio de ponto baseado em software torna tudo menos impossível para eles cometem erros ao entrar e sair do ponto e elimina completamente os falsos pontos de entrada.

3) Garante a segurança dos dados do seu funcionário

Quando você escolhe um horário baseado em software clock – ou mesmo uma combinação de relógio de ponto manual e computador – você garante a segurança dos dados de seus funcionários.

Primeiro, os sistemas baseados em computador salvam informações confidenciais dos funcionários (como endereço, número do seguro social, taxa de pagamento e horas trabalhadas) em formato digital, em vez de em um arquivo físico.

Com as medidas de segurança certas, o armazenamento digital é muito mais seguro do que a cópia impressa e impede que os ladrões acessem registros confidenciais.

Em segundo lugar, todas as informações pertinentes de que você precisa para processar a folha de pagamento podem ser encontradas em um só lugar. Chega de pesquisar vários arquivos para encontrá-lo. Está tudo ao seu alcance.

4) Oferece a capacidade de gerenciar sua equipe remotamente

Um relógio de ponto de restaurante baseado em computador oferece a capacidade de gerenciar sua equipe remotamente.

Como um benefício para gerentes ocupados, esse fator é quase insubstituível. Você não precisa estar fisicamente no local para garantir que seus funcionários cheguem no horário, trabalhem todo o turno e saiam quando deveriam.

Com um sistema de relógio moderno, você pode decida qual membro da equipe faz o quê, atribua a eles tarefas e instruções específicas e acompanhe seu progresso ao longo do dia.

Agora que falamos sobre por que sua empresa precisa de um relógio de ponto, vamos discutir o melhor relógios de ponto para pequenas empresas.

10 relógios de ponto para pequenas empresas

Os relógios de ponto para pequenas empresas podem assumir várias formas. De relógios tradicionais que imprimem o tempo de entrada e saída em um cartão de papel a relógios de ponto biométricos de alta tecnologia que armazenam seus dados na nuvem, há uma solução para cada empresa. Começaremos com o mais básico: o relógio de ponto manual.

1) Relógio de tempo manual

Fonte: Lathem.com

A solução mais simples e difundida para pequenas empresas é o relógio de ponto manual. Quer você escolha um modelo analógico ou digital, o conceito é o mesmo: os funcionários usam cartões de papel grossos para “perfurar” e “retirar”. O relógio imprime a respectiva hora.

Os relógios manuais existem há muito tempo e são fáceis de usar pelos funcionários. Mas há uma grande quantidade de trabalho necessária no back-end.

Você deve coletar os cartões, transferir os dados para outro programa e, em seguida, calcular as horas de trabalho e os salários dos funcionários.

Este sistema deixa uma margem significativa para erros. É por isso que um pacote de ferramentas de agendamento com relógio integrado, como o Sling, costuma ser a melhor solução para pequenas empresas. Discutiremos os benefícios desta ferramenta de gerenciamento de funcionários em uma seção posterior.

2) Relógio Amano Atomic

Fonte: Amano.com

O Amano Pix-75 é outra solução de relógio de ponto manual para pequenas empresas. Possui um display digital grande e fácil de ler e uma janela de impressão iluminada e transparente para alinhamento e estampagem precisos.

Outros recursos incluem:

• Sincronização do relógio atômico.
• Estilo de impressão militar ou regular.
• Impressão de minutos, centésimos e décimos para cálculos precisos.
• 13 mensagens predefinidas, como enviadas, arquivadas e recebidas.

Como o relógio analógico mencionado acima, esta unidade envolve um trabalho de back-end substancial. Por exemplo, você precisará verificar se seus funcionários trabalharam de acordo com sua programação de turnos.

O recurso de relógio de ponto do Sling está integrado ao software de programação para que você possa confirmar de forma rápida e fácil se todos trabalharam de acordo com o que deveriam mudanças.

3) Acroprint BioTouch Time Clock

Fonte: AcroPrintStore.com

O relógio de ponto Acroprint BioTouch é uma solução exclusiva que fornece recursos manuais e de software. Dados e configurações podem ser transferidos entre o relógio e o PC com uma unidade USB.

Os funcionários podem entrar e sair usando suas impressões digitais, um PIN ou um crachá de proximidade RFID ou fob. Outros recursos incluem:

• Acomodação para até 500 funcionários.
• Armazenamento para até 200.000 transações.
• Capacidade de exibir cinco turnos (incluindo durante a noite).
• Impressões iniciais e finais em uma cor diferente para facilitar o cálculo.
• Acesso a arquivos usando o Microsoft Excel em seu computador.

Folha de pagamento, verificação de programação, e a captura de dados fica mais fácil com esta solução graças à compatibilidade com USB e fácil integração de software.

Mas essa opção ainda não fornece as ferramentas necessárias para otimizar totalmente o agendamento, rastreamento de horas e processos de folha de pagamento, como o relógio de ponto e os recursos de turnos oferecidos pelo Sling.

4) Ícone RTC-1000

Fonte: IconTime.com

O relógio Icon RTC-1000 é outra combinação manual / ferramenta de software que pode ser benéfico para empresas grandes e pequenas.

Usando um número de ID ajustável de três a nove dígitos, os funcionários podem registrar a entrada, a saída e visualizar o número de horas que trabalharam por dia ou semana.

Os gerentes podem até definir períodos de pagamento exclusivos, como semanais, quinzenais, quinzenais e mensais para facilitar o cálculo da folha de pagamento. Outros recursos incluem:

• Três níveis de horas extras: diária, semanal, dia consecutivo (ou seja, hora extra na Califórnia).
• Pausa paga, desconto para almoço e rastreamento de horas de feriados.
• Alertas personalizados que permitem monitorar e controlar horas extras não autorizadas e presença.
• Rastreando até 250 funcionários.
• Exportação de dados para os formatos ADP, CSV e API.

Essa combinação de relógios de ponto manual / software está chegando perto de se tornar uma verdadeira solução para economizar tempo, mas ainda não chegou lá.

5) FingerTec

Fonte: FingertecUSA.com

O FingerTec TA200 Plus é um relógio de ponto baseado em software que permite gerenciar os dados das horas de trabalho dos funcionários de forma rápida e eficaz por meio de software carregado em seu desktop, laptop ou dispositivo móvel.

O FingerTec TA200 Plus também pode ser usado para prevenir o acesso não autorizado a áreas restritas. Outros recursos incluem:

• Tela de toque.
• Capacidade de transmitir mensagens para todos usuários.
• Exibição na tela de mensagens privadas curtas para um único usuário.
• Códigos de trabalho configuráveis que permitem usuários para inserir razões de entrada / saída.
• Capacidade de usuário de 10.000 funcionários.

A capacidade do usuário pode não ser um consideração para a maioria das pequenas empresas, mas sua empresa permanecerá “pequena” para sempre? Não seria bom ter a capacidade de expandir sua solução de relógio de ponto para qualquer número de usuários?

E enquanto 10.000 funcionários são muito, ainda é limitado. Pode demorar um pouco para atingir 10.000 funcionários em vários locais, mas o que acontece depois disso?

O melhor relógio de ponto para pequenas empresas (ou grandes empresas, nesse caso) deve permitir um número ilimitado de funcionários.

O Sling faz isso. Não se preocupe mais se sua nova contratação excederá o limite máximo de usuários. Você não pode colocar um preço em paz de espírito.

6) Ícone TotalPass Proximity Time Clock

Fonte: IconTime.com

O relógio de ponto Icon TotalPass usa sensores de proximidade para registrar a presença de funcionários à distância. Os funcionários simplesmente agitam seu crachá na frente da unidade para marcar o ponto de entrada e saída.

O Icon TotalPass também aceita PINs e até mesmo dados biométricos (com um add-on opcional).

O Icon TotalPass se conecta ao seu sistema de computador via USB, rede local ou Wi -Fi para registrar informações de ponto de entrada para até 500 funcionários. Você pode até conectar até 32 relógios de ponto por LAN, WAN, VPN ou Internet para maior flexibilidade e utilidade.

Isso oferece aos proprietários de negócios uma ferramenta eficaz para otimizar o desempenho. As unidades são independentes e projetadas para pequenas empresas, e incluem todo o software de que você precisa integrado ao dispositivo. Isso significa que você nunca mais terá que instalar o software novamente.

Os relógios de ponto detectam instantaneamente redes Wi-Fi na inicialização, permitindo que você se conecte em segundos.

Além disso, o software TotalPass inclui opções de relatório que são simples de executar e modificar. E a tecnologia de autoinscrição permite que os funcionários insiram informações do usuário sem a ajuda de um gerente.

7) Pyramid 3500, relógio de ponto e carimbo do documento

Fonte: PyramidTimeSystems.com

Se você precisar carimbar documentos, bem como cartões de ponto, o Pyramid 3500 Time Clock & O carimbo de documento pode ser a solução que você está procurando.

O relógio de ponto de 3500 & o carimbo de documento mantém o controle dos custos do trabalho; registra o tempo e a presença do funcionário; e carimba a data, hora e até 14 opções de mensagem pré-programadas em documentos sensíveis ao tempo, como

• Correio de entrada
• Registros de presença
• Documentos jurídicos
• Registros
• Arquivos

O 3500 também oferece um cartão de tempo de carregamento lateral e alimentação de documento para acomodar a orientação de impressão à esquerda ou à direita.

E o recurso de ajuste automático da hora significa que você não precisa zerar o relógio por meses curtos, anos bissextos ou horário de verão.

8) UPunch HN3000

Fonte: uPunch.com

O uPunch HN3000 foi desenvolvido com o seu pequenas empresas em mente. Com uma capacidade padrão de seis marcações por dia, esse relógio de ponto é uma maneira acessível e precisa de rastrear as marcações e a frequência dos funcionários.

Você pode usar o uPunch como um relógio autônomo ou vinculá-lo ao software baseado em nuvem para obter uma solução ainda mais fácil de controlar as horas e produzir relatórios.

O uPunch HN3000 identifica instantaneamente os funcionários atrasados marcando seu tempo de entrada em vermelho. Assim, você saberá rapidamente quem chegou na hora e quem chegou atrasado.

Você pode até programar até 12 alarmes por dia para indicar intervalos e horários de refeição ou para anunciar o fim do dia de trabalho.

E com a opção de inserir manualmente o cartão de ponto do funcionário dados em uma conta online gratuita que pode ser acessada de qualquer dispositivo conectado à Internet, você tem o poder de trabalhar em qualquer lugar, a qualquer hora com apenas o clique de um botão.

Depois de terminar de inserir os dados do cartão de ponto, você pode usar os relatórios de período de pagamento avançado, rastreamento de horas extras diárias e semanais e a capacidade de exportar para sistemas de folha de pagamento para otimizar ainda mais suas atividades de rastreamento de tempo.

9) Lathem FR650

Fonte: Lathem.com

O Lathem FR650 usa tecnologia de reconhecimento facial infalível para identificar funcionários sem a necessidade de PINs, números de ID ou crachás RFID que podem ser esquecidos ou perdidos.

Os funcionários simplesmente ficam em frente à unidade e aguardam alguns segundos para que seus rostos sejam escaneados. O computador faz o resto. Outros recursos incluem:

• Alternativa higiênica e sem toque para leitores de impressão digital.
• Suporte para 500 funcionários.
• Capacidade de vincular a software de desktop para edição e relatórios
• Proteção contra cheques fraudulentos entradas e saídas.

O reconhecimento facial é um recurso único, mas é absolutamente necessário para sua pequena empresa? Provavelmente não. O Lathem FR650 simplifica o back-end quando se trata de cálculo de horas de trabalho dos funcionários, mas não faz nada para reduzir o tempo gasto agendando e verificando se os funcionários trabalharam quando deveriam.

Apenas uma solução ajuda você agenda funcionários, rastreia suas horas de trabalho e prepara todas as informações para a folha de pagamento.

O melhor relógio de ponto para pequenas empresas é o estilingue

Os relógios de ponto nesta lista são bons no que eles fazem, mas nenhum deles torna sua vida profissional mais fácil do que Sling. O Sling foi projetado como um sistema completo de gerenciamento de funcionários. Com ferramentas poderosas para agendamento, rastreamento de horas de trabalho e cálculo da folha de pagamento, o Sling é realmente sua solução completa para gerenciar um ou 1 milhão (ou mais) de funcionários.

O Sling apresenta cinco recursos principais:

• Mudanças.
• Relógio de ponto.
• Mensagens.
• Feed de notícias.
• Tarefas.

O recurso Sling Shifts contém todas as ferramentas intuitivas e que economizam tempo que você esperaria de um aplicativo dedicado à programação.

O Sling AI fornece orientação, sugestões e solicitações e disponibilidade de tempo livre minuto a minuto. O Sling até notifica você se você sobrepôs os turnos de um funcionário ou agendou duas vezes.

O recurso Sling Time Clock permite que seus funcionários entrem e saiam de seus turnos em um computador central, ou mesmo diretamente de seus telefones.

Preocupado com as marcações antecipadas? Configure uma cerca geográfica para evitar que os funcionários entrem e saiam antes do esperado.

As mensagens do estilingue e o feed de notícias recursos tornam a comunicação dos colegas de equipe muito fácil. Você não precisa depender de ligações, e-mail ou outro aplicativo de terceiros para manter contato.

Você pode se comunicar diretamente com seus funcionários (e seus funcionários podem se comunicar com você) no Sling por meio de notificações push e várias categorias de mensagens. Você pode até mesmo compartilhar arquivos, fotos, vídeos e links com todos ou apenas com uma pessoa.

Essa é uma comunicação poderosa que não vai mantê-lo acorrentado à sua mesa o dia todo.

O recurso Sling Tasks permite que você atribua tarefas a indivíduos ou grupos e acompanhe seu progresso.

O Tarefas permite criar listas de tarefas e compartilhá-las por nome, grupo, localização ou posição. Você pode até definir datas de vencimento e enviar lembretes conforme os prazos se aproximam.

O Sling é realmente uma solução de gerenciamento de funcionários do início ao fim. Ele vai além de qualquer outro relógio de ponto para pequenas empresas, resolvendo os problemas que afetam seus funcionários no dia-a-dia.

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