Es muy fácil empantanarse con el día a día. -Tarea diaria de mantenimiento de un negocio de administración de propiedades. Debe seguir perfeccionando y actualizando sus habilidades de administrador de propiedades para tener éxito.
En este artículo, revelamos 27 hábitos de administradores de propiedades altamente exitosos. Los hábitos lo ayudarán a:
- Mejorar su enfoque de la tecnología, los informes y la comunicación
- Crear un manual de estrategias excelente para aumentar su base de clientes
- Mantenerse organizado y marque las tareas de su lista de tareas pendientes una por una
Haga de la comunicación una competencia central
El primer paso es crear plantillas para todo. Las plantillas agilizan el proceso de comunicación al reducir la necesidad de rehacer lo mismo una y otra vez.
Por ejemplo, use su sitio web de administración de propiedades para publicar plantillas. Puede cargar formularios de solicitud de mantenimiento, de modo que los inquilinos puedan descargar y enviar formularios siempre que tengan alguna solicitud.
Los administradores de propiedades exitosos no posponen las cosas
Los administradores de propiedades exitosos hacen las cosas cuando lo necesitan para acabar. Al mismo tiempo, son lo suficientemente inteligentes y experimentados para saber qué partes de su trabajo tienen prioridad sobre otras. Si va a ingresar a la industria, es importante tener buenos hábitos de trabajo.
Póngase al día y manténgase al día en todo lo relacionado con la administración de propiedades
Manténgase actualizado sobre cosas como cambios en las reglas y regulaciones, tarifas de alquiler locales y otras tendencias emergentes relacionadas con bienes raíces. Los propietarios quieren estar seguros de que el administrador con el que están tratando sabe de qué están hablando, así que siempre esté aprendiendo.
Actitud positiva
Teniendo en cuenta lo que enfrentará a diario, necesita mantener una actitud positiva y positiva en todo momento. No solo se enfrentará a las inevitables disputas entre propietarios e inquilinos, sino que también deberá mantener la calma cuando el mercado no vaya como usted desea.
Desarrolle un sistema para encontrar al inquilino adecuado
Para evitar problemas entre propietarios e inquilinos, debe tener un sistema para seleccionar y encontrar inquilinos de calidad. El sistema debería ayudarlo a automatizar procesos como verificación de antecedentes, depósitos de seguridad y trámites relacionados.
Por supuesto, no desea eliminar el elemento humano por completo. Una vez que se realiza el proceso de selección preliminar, haga que el propietario le ayude a llevar a cabo la investigación final de los inquilinos.
Sea un pensador avanzado
Gracias a la tecnología, la industria de la administración de propiedades está evolucionando rápidamente. Cada vez se diseñan más soluciones de software, móviles y en la nube para hacer que los procesos de administración de propiedades sean más fáciles y eficientes. Para mantenerse al día, debe adaptarse y aceptar estos cambios.
Tenga una estrategia a largo plazo y establezca metas
Le sorprendería la cantidad de administradores de propiedades que no no hagas esto. Tener una estrategia a largo plazo y establecer objetivos te permite estar completamente enfocado y motivado.
Aquí hay algunas preguntas que debes hacer antes de establecer una estrategia a largo plazo.
- Cómo ¿Se ha desempeñado su negocio de administración de propiedades en términos de retención de inquilinos?
- ¿Existen procedimientos que se puedan mejorar para brindar un mejor servicio a los propietarios y sus inquilinos?
- ¿Qué se puede hacer para reducir los gastos?
- ¿Están sus inquilinos y propietarios satisfechos con el servicio que está ofreciendo?
- ¿Qué tan eficiente es usted para cobrar rentas, depósitos y similares?
- ¿Está ¿Estás adquiriendo nuevos clientes constantemente?
Sea decisivo
Algunas personas toman decisiones por instinto. Otros los hacen intuitivamente. Y otros hacen una combinación de ambos.
Independientemente de cómo tome una decisión, apéguela. Cualquier consecuencia debe tratarse lo antes posible.
Los administradores de propiedades exitosos son curiosos
Un hábito de los administradores de propiedades exitosos es la curiosidad. Siempre están buscando formas mejores y más innovadoras de lograr sus objetivos.
Involucra a tus residentes
Un administrador de propiedades exitoso sabe que forjar conexiones genuinas con sus clientes es crucial.
Conozca a sus residentes personalmente. Tómese el tiempo para involucrar a las personas que viven en las propiedades que administra. Es posible que se sorprenda de lo que obtendrá de una charla rápida.
Otras formas en que los administradores de propiedades pueden mejorar la participación de los residentes son:
- Implementar los conceptos básicos de la estrategia de participación.
- Apunte a la transparencia.
- Alinee los objetivos del centro de contacto y las metas comerciales.
- Capacite a su personal para brindar un servicio consistente y de alta calidad.
Cree un manual para el crecimiento
Los excelentes administradores de propiedades siempre están buscando oportunidades de crecimiento.Estas oportunidades implican aprovechar todas las vías posibles para comercializar su negocio.
El primer paso para impulsar el crecimiento de su empresa es buscar grupos inmobiliarios locales, redes de administración de propiedades y otros lugares donde puede hacer marketing en línea.
Presente un bien preparado y limpio y propiedad ordenada
Como dice el refrán, las primeras impresiones duran. La forma en que presenta su empresa en su sitio web puede marcar la diferencia entre un cliente que dice «Sí» y uno que dice «Aprobaré».
Antes de que su cliente se mude, realice una inspección adecuada del alquiler. Un informe previo al arrendamiento le permite identificar cualquier problema de antemano.
Sea autónomo
Los administradores de propiedades exitosos tienen un fuerte deseo de lograr el éxito. Evitan distracciones y, sobre todo, se preocupan por crecer y mejorar como profesionales. Ellos van más allá para asegurarse de lograr sus objetivos.
Como administrador de propiedades, usted debe:
- Dedicarse a descubrir soluciones innovadoras.
- Únase a asociaciones.
- Realice una investigación.
- Asista a seminarios.
Inspecciones trimestrales completas
Los administradores de propiedades realizan inspecciones completas y regulares de las propiedades que manejan. El no hacerlo no solo puede anular la cobertura del seguro, sino que también puede generar clientes insatisfechos.
Otras razones para realizar inspecciones periódicas de las propiedades en alquiler son:
- Preservar y aumentar el valor de la propiedad
- Identificar áreas que necesitan reparaciones y mantenimiento.
- Confirmar que no se está llevando a cabo ninguna actividad ilegal en las instalaciones
- Incrementar la retención de inquilinos
Idealmente, las inspecciones deben registrarse y completarse cada tres meses . También es una buena idea contratar a un inspector profesional.
Ordene su documentación
Como administrador de la propiedad, debe lidiar con el papeleo a diario y mantenerse al día con las últimas tendencias de la industria al mismo tiempo.
Afortunadamente, si tiene un buen sistema de administración de archivos, puede ahorrar tiempo y manejar mejor disputas legales, auditorías y reclamos de Vivienda Justa.
Por ejemplo, usted Manejará archivos de inquilinos como:
- Avisos de mantenimiento de la propiedad
- Registros de pago de alquiler
- Documentación de inspección de mudanza y mudanza
- Depósitos de seguridad y reembolsos de depósitos de seguridad
- Correspondencia con respecto a la aprobación
- Papeleo de desalojo
- Violaciones del contrato de arrendamiento y registros de acciones correspondientes
Encuentra oportunidades donde otros ven obstáculos
Un secreto del éxito es poder resolver problemas que otros no pueden. Esto es especialmente cierto en la administración de propiedades. Es importante tener una actitud proactiva en todo momento.
Por ejemplo, puede atraer a más propietarios mostrando los beneficios de la administración de propiedades en comparación con las propiedades autogestionadas. Puede mejorar el trato con incentivos, descuentos y tarifas de referencia.
Aprenda de los errores, los colegas y su red
Ser un administrador de propiedades exitoso requiere que tenga conocimientos cosas. No es necesario que sea un experto en todos los campos, pero debe tener un conocimiento básico de los aspectos esenciales.
Por ejemplo, no es suficiente saber cómo administrar una propiedad. También debe tener conocimientos prácticos de marketing online, contabilidad y otros campos relacionados con el sector inmobiliario. Cuanto más completo sea, más comercializable podrá ser y mejor será en lo que hace.
Sea organizado
Con buenas habilidades organizativas, puede manejar cualquier cosa que se le presente. Afortunadamente, la última tecnología hace que sea más fácil mantener las cosas en orden.
Según una encuesta realizada por Buildium, el 81% de los propietarios dijeron que los administradores de propiedades deberían usar tecnología. Con la tecnología, los administradores de propiedades pueden hacer cosas como encontrar buenos inquilinos, mantenerse al día con los problemas de mantenimiento y realizar un seguimiento de las disputas entre propietarios e inquilinos.
A continuación, se ofrecen consejos de organización y planificación para los profesionales de la administración de propiedades.
- Cree un protocolo de comunicación con el dueño de la propiedad.
- Sepa qué tareas debe subcontratar y cuáles no.
- Siempre tenga un plan de contingencia.
- Minimice el papeleo tanto como pueda.
Tenga expectativas claramente definidas
Todos los administradores de propiedades quieren tener una buena relación con su inquilino. Para garantizar esto, debe establecer límites con los inquilinos. Ser demasiado estricto puede crear tensión, mientras que ser demasiado informal puede tomarse de manera incorrecta.
Administrar su tiempo es clave
Con los clientes y otros problemas que tratar, administrar su tiempo es importante. Cuando sabe cómo usar (y no usar) su tiempo, se vuelve más productivo y eficiente.
Para administrar su tiempo, cree una rutina y cúmplala.Haga una gran lista visual de tareas pendientes y prepare su estación de trabajo para el día siguiente.
Pero evite la tentación de quedarse pegado a su escritorio respondiendo correos electrónicos 24/7. En su lugar, divida su día en partes dedicadas a una sola tarea a la vez.
Los inversores exitosos actúan con integridad
Actuar con integridad le generará una reputación positiva en la industria. La integridad significa esencialmente que lo que haces coincide con lo que dices.
Recuerde siempre que el nombre de su empresa está en la línea. Una buena reputación es una receta para más negocios.
Sea proactivo
Cuando siempre está un paso por delante, es más probable que evite problemas.
Envíe encuestas. Habilite los pagos recurrentes. Envíe recordatorios a los inquilinos cinco días antes de la fecha de vencimiento del alquiler. Requiere seguro para inquilinos. Anticípese a los problemas antes de que aparezcan.
Tenga confianza
Convertirse en un administrador de propiedades exitoso requiere mucho trabajo. Se necesita mucho tiempo para dominar el oficio. Pero una vez que se haya convertido en un experto de confianza en su industria, tiene todo el derecho a sentirse orgulloso de sí mismo.
Evite caer en la trampa de la complacencia
La industria de la administración de propiedades cambia todos los días. Debe mantenerse al día con las últimas tendencias para no caer en la trampa de la complacencia. Hacer esto estará mejor equipado para manejar cualquier eventualidad.
Sea confiable y esté disponible
Estar disponible cuando los clientes lo necesiten es vital. La descripción de su trabajo requiere que trabaje con diferentes tipos de personas, y es su trabajo mantenerlos satisfechos.
Responda correos electrónicos y llamadas telefónicas de manera oportuna. Si no puede responder de inmediato, avíseles y ofrezca sus más sinceras disculpas. De cualquier manera, demuéstreles que realmente se preocupa por resolver su problema lo antes posible.
La gestión de propiedades es un nicho de rápido ritmo y altamente competitivo. Como tal, es importante tener habilidades y destrezas que lo mantengan por delante del resto. Junto con la autodisciplina y la determinación, estos hábitos mejorarán tanto su vida profesional como personal.
