Para tener éxito en el campo de la gestión de proyectos, la capacidad de estimar el costo de un proyecto es vital. Si usted es un gerente de proyecto que ha sido lanzado en el extremo profundo y está luchando por obtener estimaciones precisas y realistas, es útil comprender completamente dos de las métricas de estimación más importantes que podría comenzar a aplicar a sus proyectos de inmediato: ROM y definitivo.

Un director de proyecto puede ayudar a preparar estimaciones más precisas; Para empezar, es vital obtener todas las entradas correctas al calcular el costo. Algunos gerentes de proyecto utilizan datos históricos al calcular el costo de un proyecto; aunque esto puede funcionar en ciertas situaciones, a largo plazo, esto dará lugar a mayores variaciones en los costos estimados y finales.

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Existen esencialmente dos formas de estimar el costo de un proyecto. Una de las técnicas más utilizadas es la estimación de ROM o estimación de orden de magnitud aproximada. Otra forma de estimar el costo de un proyecto es utilizando una estimación definitiva.

La forma en que se estiman los costos es diferente en ambos métodos, y es importante que cualquier profesional de gestión de proyectos comprenda cómo ambas estimaciones trabaja. Dependiendo del método utilizado, una empresa tendrá más o menos tolerancia a la variación de la estimación.

Echemos un vistazo más profundo a estas dos técnicas.

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¿Qué es una estimación de ROM?

Una estimación de ROM generalmente se completa en una de las primeras fases de un proyecto. En general, cuando una empresa desea completar un costo de ROM, busca un número aproximado en lugar de una cifra exacta.

La variación entre los costos estimados y reales con una estimación de ROM puede ser fácilmente más o menos cincuenta por ciento. Cualquiera que esté preparando una estimación ROM debe asegurarse de indicar que la precisión de la estimación puede variar mucho, especialmente si se encuentra en las primeras etapas de un proyecto.

¿Cómo preparo una estimación ROM?

Aunque existe una variación más aceptada con una estimación ROM, es vital que un profesional de gestión de proyectos complete el trabajo para hacer la estimación lo más precisa posible. Hay límites a lo que es aceptable con respecto a la variación de precios.

aña A menudo, los proyectos se completan durante un período de varios años. Puede resultar difícil pronosticar y graficar el costo de las materias primas o la mano de obra durante un período de tiempo de varios años. Sin embargo, hay entradas conocidas que el gerente de proyecto seguramente entenderá correctamente. Como regla general, cuanto más largo sea el horizonte temporal del proyecto, mayor será la variación posible en el precio final.

Por ejemplo, si alguien estimara la construcción de una nueva casa en $ 200,000 y el costo final fue de $ 1,000,000, el nivel de variación no sería aceptable. Al preparar estimaciones de costos con este método, el aspecto más importante es obtener los factores conocidos correctamente.

Herramientas para estimaciones de ROM

Existen varias herramientas útiles en el mercado para ayudar a los gerentes de proyectos proporcionar estimaciones de ROM probables. SEER es un conjunto de productos interoperables que pueden ayudar a los gerentes de proyectos con muchos pasos a lo largo del camino, incluidas las soluciones de software que ayudan con ROM y estimaciones definitivas.

También hay plantillas ROM como esta de Doctonic que ayudarán a mapear todas las variables a tener en cuenta.

¿Qué es una estimación definitiva?

Una estimación definitiva es muy diferente de una estimación ROM. Primero, el nivel aceptado de variación entre el costo proyectado y el costo final suele ser de -10% a + 10%. Una empresa o cliente que solicita un presupuesto definitivo generalmente tiene mucho menos margen de error que uno que acepta precios de ROM.

bosque Cualquiera que haya trabajado en el campo de la gestión de proyectos el tiempo suficiente sabe lo difícil que puede ser preparar un presupuesto definitivo en un proyecto largo o complejo. Esto significa que la persona que prepara las estimaciones de costos para un proyecto utilizando una estimación definitiva debe realizar una cantidad considerable de investigación para que la variación sea tan baja.

Una estimación definitiva también puede resultar incorrecta, ya que es probable que se base en bastantes suposiciones, incluidos factores que escapan al control de cualquiera. El cambio de estimaciones es un hecho aceptado de la vida, y la única manera de contrarrestar la incertidumbre en las estimaciones es actualizarlas con regularidad: cuanto más incertidumbre, más frecuentemente es necesario revisarlas. Esta es la única manera de mitigar los riesgos. El PMBOK denomina esto «planificación de olas rodantes».”

¿Cómo preparo una estimación definitiva?

El método para preparar una estimación definitiva debe ser más detallado que una estimación ROM. Además, debe haber datos más sólidos a la hora de preparar una estimación definitiva. Una empresa o negocio no puede esperar que se prepare una estimación definitiva precisa si no se proporcionan los puntos de datos adecuados. En general, hay documentos de contrato y un alcance de trabajo que se proporciona para respaldar las afirmaciones de la estimación. Se debe preparar una estimación definitiva a partir de planos completamente diseñados con diferentes escenarios que se pueden proyectar.

bosque Se debe detallar cualquier costo directo asociado con el proyecto, como materiales de construcción y mano de obra para una casa. También se debe incorporar una contingencia en una estimación definitiva que pueda cubrir a un gerente de proyecto en caso de que cambien las condiciones del mercado. Para usar el ejemplo de la construcción de viviendas, si el precio de los ladrillos aumenta repentinamente en un cincuenta por ciento, no sería razonable que el costo estimado de los ladrillos en la casa sea el mismo que el costo final. Para ayudar a reducir el impacto de esta situación, los costos indirectos también se deben presupuestar en un proyecto.

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Herramientas para estimaciones definitivas

Muchas empresas ofrecen plantillas y calculadoras para ayudar con estimaciones definitivas. Smartsheet ofrece una plantilla además de una guía útil sobre la estimación de costos del proyecto.

Como regla general, es importante comprender que una estimación es tan buena como las entradas que se ingresan. Cualquier variación salvaje en los costos de mercado o desviaciones del plan puede resultar en estimaciones menos precisa.

¿Cómo calculo la variación para estas estimaciones?

Como gerente de proyecto, es importante poder contabilizar con precisión la variación. Si el costo estimado de un proyecto es de $ 200,000 y el costo real del proyecto termina siendo de $ 250,000, la variación en dólares es de $ 50,000. Sin embargo, lo que realmente importa es la variación porcentual. En este caso, tomaríamos la diferencia de $ 50,000 y la dividiríamos por el costo estimado del proyecto en $ 200 000. En este sencillo ejemplo, la variación del costo sería del 25%. Esto sería aceptable para una estimación de ROM, pero no para una estimación definitiva.

Como regla general, es importante comprender que una estimación es tan buena como las entradas que se ingresan. Cualquier comodín las variaciones en los costos de mercado o las desviaciones del plan pueden y resultarán en que las estimaciones sean menos precisas.

Conclusión

Una estimación ROM y una estimación definitiva funcionan de manera diferente en términos de alcance y detalle. Un cliente o empresa que solicita un presupuesto ROM tendrá un conjunto de expectativas completamente diferente al que solicita un presupuesto definitivo. Su comprensión de las diferencias entre los costos de ROM, los precios de ROM, la estimación de ROM y la estimación definitiva son un primer paso crucial al desarrollar el alcance de un proyecto.

aña Cualquier estimación definitiva debe tener un alcance de trabajo y una lista detallada de los costos que se incluyeron en el proyecto. A diferencia de una estimación ROM, es poco probable que una empresa tolere o acepte grandes variaciones de los costos estimados y finales. Por último, como director de proyecto, es importante establecer las expectativas de precisión de los diferentes métodos de estimación. Una empresa debe entender que una estimación de ROM no será tan precisa como una definitiva.