För att lyckas inom projektledning är möjligheten att uppskatta kostnaden för ett projekt avgörande. Om du är en projektledare som har kastats in i djupänden och kämpar för att komma med exakta, realistiska uppskattningar, hjälper det dig att förstå två av de viktigaste uppskattningsvärdena som du kan börja använda på dina projekt direkt: ROM och Definitive.

En projektledare kan hjälpa till att göra mer exakta uppskattningar; till att börja med är det viktigt att få alla ingångar korrekt när du beräknar kostnaden. Vissa projektledare använder historisk data när de beräknar projektets kostnad; även om detta kan fungera i vissa situationer kommer det på lång sikt att leda till högre variationer i uppskattade och slutliga kostnader.

Lär dig att leverera digitala tidsomvandlingsprojekt och utmärka sig inom projektledning med Simplilearns utbildning för projektledning.

Det finns i huvudsak två sätt att uppskatta kostnaden för ett projekt. En av de mest använda teknikerna är ROM-uppskattningen eller Rough Order of Magnitude-uppskattningen. Ett annat sätt att uppskatta kostnaden för ett projekt är att använda en slutlig uppskattning.

Hur kostnaderna uppskattas skiljer sig åt i båda metoderna, och det är viktigt för alla projektledare att förstå hur båda dessa uppskattningar arbete. Beroende på vilken metod som används kommer ett företag att ha mer eller mindre tolerans för variation från uppskattningen.

Låt oss ta en djupare titt på dessa två tekniker.

Är du en professionell som strävar efter att bli projektledare? Försök att svara på de här PMP-övningsförberedelsefrågorna och bedöma dig själv.

Vad är en Rom-uppskattning?

En ROM-uppskattning slutförs vanligtvis i en av de första faserna i ett projekt. I allmänhet, när ett företag eller företag vill ha en ROM-kostnad fullbordad, letar de efter ett ballparknummer istället för en exakt siffra.

Variationen mellan uppskattade och faktiska kostnader med en ROM-uppskattning kan lätt vara plus eller minus femtio procent. Den som förbereder en ROM-uppskattning bör vara säker på att ange att uppskattningens noggrannhet kan variera kraftigt, särskilt om den är i ett tidigt skede av ett projekt.

Hur förbereder jag en ROM-uppskattning?

Även om det finns en mer accepterad variation med en ROM-uppskattning, är det fortfarande viktigt att en professionell projektledare slutför arbetet för att göra uppskattningen så exakt som möjligt. Det finns gränser för vad som är acceptabelt med avseende på prisvariation.

Ofta slutförs projekt över en period av flera år. Det kan vara svårt att prognostisera och plotta kostnaden för råvaror eller arbetskraft under en flerårsperiod. Det finns dock kända ingångar som projektledaren säkert kommer att få rätt. Ju längre tidshorisonten för projektet är, desto större är den möjliga variationen i slutpriset.

Till exempel om någon uppskattar byggandet av ett nytt hus till 200 000 USD och den slutliga kostnaden var $ 1 000 000 skulle variationen inte vara acceptabel. När du beräknar kostnadsberäkningar med den här metoden är den viktigaste aspekten att få de kända faktorerna rätt.

Verktyg för ROM-uppskattningar

Det finns flera praktiska verktyg på marknaden för att hjälpa projektledare tillhandahålla sannolika ROM-uppskattningar. SEER är en interoperabel produktpaket som kan hjälpa projektledare med många steg på vägen, inklusive mjukvarulösningar som hjälper till både ROM och definitiva uppskattningar.

Det finns också ROM-mallar som den här från Doctonic som hjälper till att kartlägga alla variabler som ska beaktas.

Vad är ett definitivt uppskattning?

En definitiv uppskattning skiljer sig mycket från en ROM-uppskattning. För det första är den accepterade nivån på variation mellan den beräknade kostnaden och den slutliga kostnaden vanligtvis -10% till + 10%. Ett företag eller en klient som begär en slutlig uppskattning har vanligtvis mycket mindre utrymme för fel än ett som accepterar ROM-prissättning.

Den som har arbetat tillräckligt länge inom projektledning vet hur svårt att förbereda en slutgiltig uppskattning på ett långt eller komplext projekt. Detta innebär att den som förbereder kostnadsberäkningarna för ett projekt med en slutgiltig uppskattning måste utföra en betydande mängd forskning för att få variationen så låg.

En slutlig uppskattning kan också visa sig vara felaktig, eftersom det sannolikt är baserat på en hel del antaganden, inklusive faktorer som ligger utanför någons kontroll. Uppskattningar som förändras är ett accepterat faktum i livet, och det enda sättet att motverka osäkerhet i uppskattningar är att uppdatera dem regelbundet – ju mer osäkerhet, desto oftare behöver de ses över. Detta är det enda sättet att mildra riskerna. PMBOK betecknar denna ”rullande vågplanering.”

Hur förbereder jag en slutlig uppskattning?

Metoden för att förbereda en slutlig uppskattning måste vara mer detaljerad än en ROM-uppskattning. Dessutom måste det finnas mer solida data när man utarbetar en slutgiltig uppskattning. Ett företag eller företag kan inte förvänta sig att en korrekt slutgiltig uppskattning upprättas om inte korrekta datapunkter tillhandahålls. I allmänhet finns det upphandlingsdokument och ett omfattande arbete som tillhandahålls för att säkerhetskopiera uppskattningsanspråken. En slutgiltig uppskattning bör utarbetas från planerade planer med olika scenarier som kan projiceras.

Eventuella direkta kostnader i samband med projektet, såsom byggmaterial och arbete för ett hem, bör specificeras. En beredskap bör också införlivas i en slutlig uppskattning som kan täcka en projektledare om marknadsförhållandena ändras. För att använda exemplet med hembyggnad, om priset på tegelstenar plötsligt stiger med femtio procent skulle det inte vara rimligt att den beräknade kostnaden för tegelstenar i hemmet blir densamma som den slutliga kostnaden. För att minska effekterna av denna situation bör indirekta kostnader också budgeteras till ett projekt.

Ser du fram emot att göra en markering i fältet Projektledning? Om ja, anmäl dig till det grundläggande programmet för projektledning nu och få ett steg närmare ditt karriärmål!

Verktyg för definitiva uppskattningar

Många företag erbjuder mallar och miniräknare för att hjälpa till med slutgiltiga uppskattningar. Smartsheet erbjuder en mall förutom en användbar guide om uppskattning av projektkostnader.

Som en allmän regel är det viktigt att förstå att en uppskattning bara är lika bra som insatserna som läggs in. Alla vilda variationer i marknadskostnader eller avvikelser från planen kan och kommer att leda till att uppskattningar mindre korrekt.

Hur beräknar jag variation för dessa uppskattningar?

Som projektledare är det viktigt att kunna redovisa variationen exakt. Om den beräknade kostnaden för ett projekt är $ 200.000 och den faktiska kostnaden för projektet blir $ 250.000, är dollarvariationen $ 50.000. Det som verkligen betyder är dock variationen i procent. I det här fallet skulle vi ta skillnaden på $ 50.000 och dela det med den uppskattade kostnaden för projektet till $ 200.000. I detta enkla exempel skulle kostnadsvariationen vara 25%. Detta skulle vara acceptabelt för en ROM-uppskattning – men inte för en definitiv uppskattning.

Som en allmän regel är det viktigt att förstå att en uppskattning bara är lika bra som ingångarna som läggs in. Alla variationer i marknadskostnader eller avvikelser från planen kan och kommer att leda till att uppskattningar blir mindre korrekta.

Slutsats

En ROM-uppskattning och en definitiv uppskattning fungerar olika både när det gäller omfattning och detalj. En klient eller ett företag som ber om en ROM-uppskattning kommer att ha en helt annan uppsättning förväntningar än en som ber om en definitiv uppskattning. Din förståelse för skillnaderna mellan ROM-kostnader, ROM-prissättning, ROM-uppskattning och Definitive estimation är ett avgörande första steg när du utvecklar projektets omfattning.

Alla slutgiltiga uppskattningar bör ha en omfattning av arbetet och en specificerad lista över kostnader som gick med i projektet. Till skillnad från en ROM-uppskattning tål inte ett företag sannolikt eller accepterar stora variationer från de beräknade och slutliga kostnaderna. Slutligen är det som projektledare viktigt att lägga fram förväntningarna på noggrannheten hos de olika uppskattningsmetoderna. Ett företag bör förstå att en ROM-uppskattning inte kommer att vara nästan lika exakt som en slutgiltig.