Um im Bereich des Projektmanagements erfolgreich zu sein, können Sie die Kosten eines Projekts schätzen lebenswichtig. Wenn Sie ein Projektmanager sind, der in die Tiefe getrieben wurde und Schwierigkeiten hat, genaue, realistische Schätzungen zu erstellen, ist es hilfreich, zwei der wichtigsten Schätzungsmetriken vollständig zu verstehen, die Sie sofort auf Ihre Projekte anwenden können: ROM und Definitiv.

Ein Projektmanager kann helfen, genauere Schätzungen zu erstellen. Zunächst ist es wichtig, dass bei der Berechnung der Kosten alle Eingaben korrekt sind. Einige Projektmanager verwenden historische Daten, um die Kosten eines Projekts zu berechnen. Obwohl dies in bestimmten Situationen funktionieren kann, führt dies langfristig zu höheren Schwankungen der geschätzten und endgültigen Kosten.

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Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, die Kosten eines Projekts zu schätzen. Eine der am häufigsten verwendeten Techniken ist die ROM-Schätzung oder die Schätzung der groben Größenordnung. Eine andere Möglichkeit, die Kosten eines Projekts zu schätzen, ist die Verwendung einer endgültigen Schätzung.

Die Art und Weise, wie die Kosten geschätzt werden, unterscheidet sich bei beiden Methoden, und es ist wichtig, dass jeder Projektmanager weiß, wie diese beiden Schätzungen aussehen Arbeit. Abhängig von der verwendeten Methode hat ein Unternehmen mehr oder weniger Toleranz für Abweichungen von der Schätzung.

Schauen wir uns diese beiden Techniken genauer an.

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Was ist eine Rom-Schätzung?

Eine ROM-Schätzung wird im Allgemeinen in einer der ersten Phasen eines Projekts abgeschlossen. Wenn ein Unternehmen oder eine Firma die Fertigstellung einer ROM-Kosten wünscht, sucht es im Allgemeinen nach einer Standardnummer anstelle einer genauen Zahl.

Die Abweichung zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten mit einer ROM-Schätzung kann leicht plus oder sein minus fünfzig Prozent. Jeder, der eine ROM-Schätzung erstellt, sollte darauf hinweisen, dass die Genauigkeit der Schätzung stark variieren kann, insbesondere wenn sie sich in der Anfangsphase eines Projekts befindet.

Wie erstelle ich eine ROM-Schätzung?

Obwohl es bei einer ROM-Schätzung eine akzeptiertere Abweichung gibt, ist es dennoch wichtig, dass ein Projektmanager die Arbeiten abschließt, um die Schätzung so genau wie möglich zu gestalten. Was hinsichtlich der Preisschwankung akzeptabel ist, ist begrenzt.

Oft werden Projekte über einen Zeitraum von mehreren Jahren abgeschlossen. Es kann schwierig sein, die Kosten für Rohstoffe oder Arbeitskräfte über einen mehrjährigen Zeitraum vorherzusagen und darzustellen. Es sind jedoch Eingaben bekannt, die der Projektmanager mit Sicherheit korrekt ausführen wird. Je länger der Zeithorizont für das Projekt ist, desto größer ist in der Regel die mögliche Variation des Endpreises.

Wenn beispielsweise jemand den Bau eines neuen Hauses auf 200.000 USD und die Endkosten schätzt war $ 1.000.000, das Ausmaß der Variation wäre nicht akzeptabel. Bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen mit dieser Methode ist es am wichtigsten, die bekannten Faktoren richtig zu machen.

Tools für ROM-Schätzungen

Es gibt verschiedene praktische Tools auf dem Markt, die Projektmanagern helfen Geben Sie wahrscheinliche ROM-Schätzungen an. SEER ist eine interoperable Produktsuite, die Projektmanagern bei vielen Schritten auf dem Weg helfen kann, einschließlich Softwarelösungen, die sowohl bei ROM- als auch bei endgültigen Schätzungen helfen.

Es gibt auch ROM-Vorlagen wie diese von Doctonic, mit deren Hilfe alle zu berücksichtigenden Variablen zugeordnet werden können.

Was ist eine endgültige Schätzung?

Eine endgültige Schätzung unterscheidet sich stark von einer ROM-Schätzung. Erstens beträgt das akzeptierte Maß an Abweichung zwischen den prognostizierten Kosten und den Endkosten normalerweise -10% bis + 10%. Ein Unternehmen oder Kunde, der eine endgültige Schätzung anfordert, hat normalerweise viel weniger Fehlerquellen als ein Unternehmen, das ROM-Preise akzeptiert.

Jeder, der lange genug im Bereich Projektmanagement gearbeitet hat, weiß, wie schwierig es sein kann, eine endgültige Schätzung für ein langes oder komplexes Projekt zu erstellen. Dies bedeutet, dass die Person, die die Kostenschätzungen für ein Projekt unter Verwendung einer endgültigen Schätzung erstellt, einen erheblichen Forschungsaufwand durchführen muss, um die Abweichung so gering zu halten.

Eine endgültige Schätzung kann sich auch als falsch herausstellen. da es wahrscheinlich auf einigen Annahmen basiert, einschließlich Faktoren, die außerhalb der Kontrolle von irgendjemandem liegen. Das Ändern von Schätzungen ist eine akzeptierte Tatsache im Leben, und die einzige Möglichkeit, der Unsicherheit bei Schätzungen entgegenzuwirken, besteht darin, sie regelmäßig zu aktualisieren. Je größer die Unsicherheit, desto häufiger müssen sie überprüft werden. Nur so können die Risiken gemindert werden. Das PMBOK nennt dies „Rolling Wave Planning“.”

Wie bereite ich eine endgültige Schätzung vor?

Die Methode zur Erstellung einer endgültigen Schätzung muss detaillierter sein als eine ROM-Schätzung. Darüber hinaus müssen bei der Erstellung einer endgültigen Schätzung fundiertere Daten vorliegen. Ein Unternehmen oder eine Firma kann nicht erwarten, dass eine genaue endgültige Schätzung erstellt wird, wenn nicht die richtigen Datenpunkte bereitgestellt werden. Im Allgemeinen werden Vertragsdokumente und ein Arbeitsumfang bereitgestellt, um die geschätzten Ansprüche zu sichern. Aus vollständig ausgearbeiteten Plänen mit verschiedenen Szenarien, die projiziert werden können, sollte eine endgültige Schätzung erstellt werden.

Alle mit dem Projekt verbundenen direkten Kosten wie Baumaterialien und Arbeitskräfte für ein Haus sollten aufgelistet werden. Eine Eventualverbindlichkeit sollte auch in eine endgültige Schätzung einbezogen werden, die einen Projektmanager abdecken kann, falls sich die Marktbedingungen ändern. Um das Beispiel des Wohnungsbaus zu verwenden: Wenn der Preis für Ziegel plötzlich um fünfzig Prozent steigt, ist es nicht vernünftig, dass die geschätzten Kosten für Ziegel im Haus den Endkosten entsprechen. Um die Auswirkungen dieser Situation zu verringern, sollten indirekte Kosten auch in ein Projekt budgetiert werden.

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Tools für endgültige Schätzungen

Viele Unternehmen bieten an Vorlagen und Taschenrechner zur Unterstützung endgültiger Schätzungen. Smartsheet bietet neben einer hilfreichen Anleitung zur Projektkostenschätzung eine Vorlage.

In der Regel ist es wichtig zu verstehen, dass eine Schätzung nur so gut ist wie die eingegebenen Inputs. Jegliche Abweichungen bei den Marktkosten oder Abweichungen vom Plan können und werden zu Schätzungen führen weniger genau.

Wie berechne ich Abweichungen für diese Schätzungen?

Als Projektmanager ist es wichtig, Abweichungen genau berücksichtigen zu können. Wenn die geschätzten Kosten eines Projekts 200.000 USD betragen und die tatsächlichen Kosten des Projekts 250.000 USD betragen, beträgt die Dollarvariation 50.000 USD. Was jedoch wirklich zählt, ist die prozentuale Abweichung. In diesem Fall würden wir die Differenz von 50.000 USD durch die geschätzten Kosten des Projekts von 200.000 USD dividieren. In diesem einfachen Beispiel würde die Kostenschwankung 25% betragen. Dies wäre für eine ROM-Schätzung akzeptabel – jedoch nicht für eine endgültige Schätzung.

In der Regel ist es wichtig zu verstehen, dass eine Schätzung nur so gut ist wie die eingegebenen Eingaben Abweichungen bei den Marktkosten oder Abweichungen vom Plan können und werden dazu führen, dass Schätzungen weniger genau sind.

Schlussfolgerung

Eine ROM-Schätzung und eine endgültige Schätzung funktionieren in Bezug auf Umfang und Detail unterschiedlich. Ein Kunde oder ein Unternehmen, das nach einer ROM-Schätzung fragt, hat völlig andere Erwartungen als einer, der nach einer endgültigen Schätzung fragt. Ihr Verständnis der Unterschiede zwischen ROM-Kosten, ROM-Preisen, ROM-Schätzung und endgültiger Schätzung ist ein entscheidender erster Schritt bei der Entwicklung des Projektumfangs.

Jede endgültige Schätzung sollte einen Arbeitsumfang und eine detaillierte Liste der Kosten enthalten, die für das Projekt aufgewendet wurden. Im Gegensatz zu einer ROM-Schätzung toleriert oder akzeptiert ein Unternehmen wahrscheinlich keine großen Abweichungen von den geschätzten und endgültigen Kosten. Schließlich ist es als Projektmanager wichtig, die Erwartungen an die Genauigkeit der verschiedenen Schätzmethoden darzulegen. Ein Unternehmen sollte verstehen, dass eine ROM-Schätzung nicht annähernd so genau sein wird wie eine endgültige.