Seamos realistas: todos cometemos errores. Entonces, si comete un error en el Formulario W-2 de un empleado, no se asuste. En su lugar, aprenda a corregir un formulario W-2 y tome medidas.
Puede corregir el Formulario W-2 incluso después de presentarlo ante la Administración del Seguro Social (SSA). Siga leyendo para conocer los tipos de errores comunes de W-2 y cómo modificar un W-2 según el tipo de error.
¿Cuándo necesita un formulario W-2 corregido?
Debe crear un formulario W-2 enmendado si comete un error en el formulario W-2, como incluir nombres, números de seguro social o montos incorrectos.
Los empleadores pueden hacer correcciones en el Formulario W-2 en los formularios enviados a los empleados, así como en los formularios presentados ante la SSA.
Posibles sanciones por presentar un formulario W-2 incorrecto
Lamentablemente, presentar un formulario enmendado no garantiza que saldrá libre de sanciones. Puede estar sujeto a multas si no presenta un formulario W-2 con la información correcta antes del 31 de enero.
Los montos de las multas dependen de cuándo presente un formulario W-2 corregido. El IRS puede eximirlo de multas si puede demostrar una causa razonable de los errores.
Para evitar o reducir las sanciones, envíe un formulario corregido lo antes posible después de descubrir el error en el formulario W-2.
Entonces, ¿cuál es la forma corregida que necesita? Formulario W-2c.
Cómo corregir un formulario W-2: formulario W-2c
Para crear un W-2 corregido después de la presentación, use el formulario W-2c, Declaración de impuestos y salarios corregidos. Los empleadores usan el Formulario W-2c para corregir errores en los Formularios W-2 presentados ante la Administración del Seguro Social. A veces, puede enviar el Formulario W-2c a su empleado pero no a la SSA (se explica a continuación).
Utilice el formulario W-2c para corregir los errores que cometa en el formulario W-2, como incorrectos:
- Nombres de empleados o números de seguro social
- Dirección del empleado (opcional para usar el formulario W-2c)
- Año fiscal
- Número de identificación de empleador federal (FEIN)
- Ingresos o retenciones fiscales del empleado
Es posible que también deba usar el formulario W-2c si presentó dos formularios para un empleado con su EIN cuando solo debería haber presentado uno. Si presentó dos formularios para un empleado con su EIN y el salario de uno era incorrecto, también deberá usar el formulario W-2c.
Llenando el W-2c
Cuando se trata de llenar el Formulario W-2c, su primer paso es comprar copias del formulario. Hay una versión del formulario en el sitio web del IRS, pero solo tiene fines informativos. No descargue e imprima el formulario. En su lugar, compre el formulario de corrección W-2 del IRS o de un vendedor autorizado (por ejemplo, una tienda de suministros de oficina).
Utilice tinta negra en fuente Courier de 12 puntos, si es posible, al completar el formulario W-2c. La forma de completar el Formulario W-2c depende del error que deba corregir en el Formulario W-2.
El formulario W-2c incluye las mismas casillas que el formulario W-2. Solicita datos como el nombre del empleador y el EIN, el nombre del empleado y el SSN, e información fiscal federal, estatal y local. Pero a diferencia del Formulario W-2, hay dos columnas para la información de impuestos y salarios federales, estatales y locales. Una columna es para información «reportada anteriormente» y la otra es para «información correcta».
Es posible que se pregunte cómo corregir el W-2 con un número de Seguro Social incorrecto. Para corregir un Formulario W-2 con un SSN (y / o nombre de empleado) incorrecto, simplemente complete las casillas d – i en el Formulario W-2c. Estos cuadros muestran lo que informó anteriormente sobre el nombre y el SSN del empleado, así como las correcciones. No es necesario que toque las casillas de impuestos y salarios federales, estatales o locales.
Para encontrar instrucciones específicas del Formulario W-2c, consulte las instrucciones corregidas del W-2 en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3.
Presentación del Formulario W-2c
De nuevo, presente el Formulario W-2c tan pronto como se dé cuenta de que hay un error.
Puede enviar formularios impresos W-2c o e-File con la Administración del Seguro Social. Generalmente, puede elegir el método que prefiera. Sin embargo, la SSA requiere que presente formularios electrónicos si tiene que presentar 250 o más formularios W-2c.
Cuando presente el Formulario W-2c ante la SSA, también debe enviar el Formulario W-3c, Transmisión de declaraciones de impuestos y salarios corregidos.
El formulario W-3c es el formulario de transmisión del formulario W-2c, al igual que el formulario W-3 es el formulario de transmisión del formulario W-2. Debe enviar un solo Formulario W-3c para cada grupo de Formularios W-2c que envíe.
Siempre presente el Formulario W-3c cuando presente uno o más Formularios W-2c (Copia A) ante la SSA.
Cuando no tenga que enviar el Formulario W-2c a la SSA
Es posible que no tenga que presentar el Formulario W-2c a la SSA si comete un error en el Formulario W -2. No envíe el formulario W-2c a la Administración del Seguro Social si:
- Pone la dirección incorrecta de un empleado en el Formulario W-2
- Detecta un error después de enviar el Formulario W -2 al empleado pero antes de enviarlo a la SSA
Es posible que tenga situaciones menos comunes que no requieran que envíe el Formulario W-2c a la SSA también.
Dirección incorrecta del empleado
¿Presentó un Formulario W-2 que muestra una dirección incorrecta del empleado ante la SSA? ¿Era correcta toda la otra información? Si respondió «sí» a ambas preguntas, no presente el Formulario W-2c a la SSA.
Si ingresó la dirección incorrecta en las copias del Formulario W-2 que distribuyó a su empleado, deberá realizar una de las siguientes acciones (nuevamente, no presente el Formulario W-2c con la SSA):
- Emitir un nuevo Formulario W-2 que contenga la dirección correcta. Escriba «REISSUED DECLARACIÓN ”en las copias del nuevo empleado
- Emita un formulario W-2c al empleado que muestre la dirección correcta en la casilla b
- Vuelva a emitir el formulario W-2 con la dirección incorrecta al empleado en un sobre que dice la dirección correcta
Detectar un error antes de enviar el Formulario W-2 a la SSA
Si detecta el error después de enviar el Formulario W-2 al empleado pero antes de enviarlo a la SSA, el proceso de corrección es diferente. No incluye el Formulario W-2c.
En su lugar, marque «anulado» en la Copia A del Formulario W-2 incorrecto (la copia para la SSA). Luego, prepare un nuevo Formulario W-2 con la información correcta. Escriba «CORREGIDO» en el empleado las copia y las distribuye a los empleados. Envíe la versión correcta de la Copia A a la SSA (pero no escriba «CORREGIDO» en esta copia).
Situaciones menos comunes
No utilice el Formulario W-2c para informar correcciones de pago atrasado o para corregir el Formulario W-2G, Ciertas ganancias de juego.
Cómo presentar un W-2 corregido: Datos básicos
Si desea información rápida sobre cómo hacer un Corrección del Formulario W-2, eche un vistazo a las siguientes cosas para tener en cuenta:
- Utilice el Formulario W-2c para corregir (la mayoría) los errores cometidos en el Formulario W-2
- No presente el Formulario W-2c ante la SSA si su único error es una dirección incorrecta del empleado o si detecta un error después de enviarlo a su empleado pero antes de enviarlo a la SSA
- Presente el Formulario W- 3c cuando envía el formulario W-2c a la SSA
- Envíe un formulario W-2c tan pronto como se dé cuenta de que ha cometido un error
- Puede incurrir en sanciones cuando presente una Formulario W-2 incorrecto
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Este artículo está actualizado desde su fecha de publicación original del 8/2/2011.
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