Du klodsede. Nu er det tid til at eje det. At vide, hvordan man undskylder, er en afgørende livs- og karriereevne. Men når du skriver et undskyldningsbrev og opretter en permanent registrering af en begivenhed og dit svar på det, er det så meget desto vigtigere, at du får det rigtigt.
Hvorfor er det så svært at skrive et undskyldningsbrev?
Undskyldning er en kunstform, som få af os ser ud til at mestre. Vi ønsker ikke at indrømme vores fejl, fordi vi mener, at fejltagelse afspejler dårligt vores karakter. Men sandheden er, at det ikke ofte er værre at undskylde eller undlade at undskylde.
Der er et par grunde til, at du måske kæmper med undskyldninger:
- Du antager at lave fejl betyder, at du er en dårlig person. Når du føler dig skamfuld, har du svært ved at erkende, at et klods ikke afspejler din karakter som helhed.
- Du bliver defensiv. Ingen vil skamme sig. Men et forsvar er ikke en undskyldning.
- Du er bange for, at du bliver nødt til at eje alt ansvaret, eller at du åbner flodporten for flere beskyldninger. Det kunne ske, helt sikkert. Men ikke at undskylde skaber vrede over tid, og det er giftigt for personlige og arbejdspladsmiljøer.
Den gode nyhed er, at når du skriver din undskyldning skriftligt, har du den luksus at polere og redigere dine tanker, så de siger præcis, hvad du mener at formidle.
Elementerne i et godt undskyldningsbrev
Undskyld synes at være det sværeste ord, men hvis du kan mestre disse trin i undskyldningsprocessen, er du sikker på at give et godt indtryk. Disse retningslinjer gælder, uanset om du undskylder for en personlig fejl, eller hvis du skriver en undskyldning på vegne af et team eller en virksomhed.
- Sig, du er ked af det. Ikke, “undskyld, men …” Bare ren ol. “Undskyld.”
- Ej fejlen. Det er vigtigt at vise den forurettede person, at du er villig til at tage ansvar for dine handlinger.
- Beskriv hvad der skete. Den forurettede person skal vide, at du forstår, hvad der skete, og hvorfor det var skadeligt for dem. Sørg for, at du forbliver fokuseret på din rolle i stedet for at afvise skylden.
- Har en plan. Lad den forurettede person vide, hvordan du agter at rette op på situationen.
- Indrøm, at du tog fejl. Det tager en stor person at eje op til at være forkert. Men du har allerede mindet dig selv om, at du er en stor person. Du har det.
- Bed om tilgivelse. En lille sårbarhed går langt i retning af at bevise, at du mener, hvad du siger.
—Hvis du vil vide, hvordan du undskylder, skal du først gøre dette …
Det er som let (og så hårdt) som det. Ingen minimering, ingen skiftende skyld, ingen forsvar. Lad os nu se på nogle eksempler på undskyldningsbrev, der følger dette format.
Eksempler på undskyldningsbreve
Før du begynder at skrive, er der et par tip, du skal huske på. Først skal du holde dit brev kort og til det punkt. Gå ikke rundt om, hvad der skete – destiller det til det væsentlige. Overdriver heller ikke. Det er ikke nødvendigt at falde på dit sværd. Men hold dit sprog respektfuldt, oprigtigt og professionelt.
Undskyldningen fra tredjepart
Hvis du overvåger en medarbejder, der begik en fejl og finder dig selv undskyldt over for en kunde eller klient, Det er vigtigt, at du tager ansvar uden at smide medarbejderen skylden. Når alt kommer til alt afspejler det, hvad dine medarbejdere laver, dit lederskab.
På vegne af ABC kontorudstyr undskylder jeg vores oprigtige undskyldninger for den dårlige oplevelse, du havde med vores salg medarbejder, James. Jeg forstår, at James fremsatte uprofessionelle bemærkninger, da du besøgte vores butiksfacade for at forhøre dig om en ny kopimaskine. Du kom til os på jagt efter information og blev i stedet udsat for en påtrængende sælger.
Hos ABC er det vores mål at hjælpe dig med at træffe en informeret købsbeslutning uden at skulle håndtere aggressiv salgstaktik. James er en ny medarbejder, som jeg har trænet. Jeg tager det fulde ansvar for hans opførsel. Han har modtaget en skriftlig irettesættelse og vil skygge en af vores senior salgsmedarbejdere, indtil han har en bedre forståelse af ABC Office Equipment-tilgangen til kundeservice.
Jeg er taknemmelig for, at du bragte dette spørgsmål til min opmærksomhed, og jeg beder om tilgivelse. Vi vil meget gerne tjene din virksomhed. Jeg har inkluderet en kupon på 20 procent af dit næste køb i vores butik som tak, hvis du beslutter at give os en ny chance. Vi håber at se dig igen snart!
Med venlig hilsen,
Jennifer SmithEquipment Sales Manager
The Personal Apology Letter
Nogle gange er du nødt til at eje op til noget, du gjorde, der gjorde ondt eller generede en anden person. Vi har alle været der. Hold det simpelt. Undskyld undskyldninger.Vis at du prøver at forbedre.
Jeg undskylder for ikke at komme til tiden for at hente dig fra lufthavnen i går eftermiddag. Jeg har ingen undskyldning for at lade dig vente og undre dig over, hvornår din tur dukker op.
Det er vigtigt for mig ikke at svigte folk, når de er afhængige af mig. Næste gang bruger jeg bedre kalenderalarmer, så jeg sørger for at have god tid til at ankomme som planlagt eller endda før planen.
Jeg beder ydmygt om tilgivelse. Jeg håber, at min fejl ikke forhindrer dig i at søge min hjælp i fremtiden. Jeg er altid glad for at være til tjeneste.
Alt det bedste,
Jillian
Massesundskyldningen
Det er forfærdeligt at tænke over, men nogle gange ender du med at forstyrre en gruppe mennesker i stedet for kun en person. Som med alle undskyldningsbreve er det vigtigt ikke at sige: “Jeg er ked af, hvis nogen følte sig fornærmet.” (Det er som at sige, “Det er synd, at nogle af jer ikke ved, hvordan man skal håndtere min personlighed.”) I stedet skal du sige “Jeg er ked af, at jeg fornærmede nogen.” Alle,
Jeg skylder jer alle en undskyldning. Da jeg planlagde mit kostume til vores årlige firma Halloween bash, tænkte jeg helt klart ikke. Jeg er nu klar over, at det, jeg havde på mig, var stødende for nogle af jer såvel som for jeres familier.
Det var aldrig min hensigt at skabe nogen nød. Når jeg ser tilbage, kan jeg dog tydeligt se, at jeg ikke tænkte igennem, før jeg besluttede mig for, hvad jeg skulle have på. Sørg for at afveje min skævte sans for humor mod min sans for anstændighed og vælg noget, der ikke er kontroversielt.
Jeg håber, du tilgiver mig for at gøre dig ubehagelig. Accepter venligst cupcakes i bryggerset et oprigtigt fredsoffer.
Alt det bedste,
Jamie
