Autor: Tyler Nicely 17. ledna 2020
V tomto článku:
- Co je potvrzení o pronájmu?
- Proč byste měli používat potvrzení o nájmu?
- Jak napsat potvrzení o nájmu
- Jak zaslat potvrzení o nájmu
- potvrzení o pronájmu pro elektronické platby
Pokud vaši nájemci platí své nájemné zasláním šeku poštou nebo doručením přímo vám, mohou požádat o potvrzení o nájmu. Platba nájemného je stejná jako u jakékoli jiné finanční nebo maloobchodní transakce a poskytování potvrzení je dobrým obchodním postupem. Polovina (50%) nájemců poskytuje své nájemné osobně * – takže mít písemný záznam o každé platbě pomůže vám a vašemu nájemci sledovat vaše finance. Šablonu potvrzení o nájmu si můžete vytvořit sami nebo si stáhnout naši šablonu zdarma.
Co je potvrzení o pronájmu?
Potvrzení o nájemném je dokument, který prokazuje, že pronajímatel nebo správce nemovitosti obdrželi nájemné. Měsíční účtenka za nájemné by měla být zaslána poté, co nájemce zaplatí fakturu za nájemné.
Potvrzení o nájemném se nejčastěji používá pro:
- Platby v hotovosti
- Zkontrolovat platby
- peněžní příkazy
Jak funguje potvrzení o pronájmu
Zde jsou kroky pro vystavení měsíčních nebo jednorázových potvrzení o platbě nájemce:
- Pronajímatel inkasuje platbu.
- Pronajímatel zapíše a podepíše potvrzení.
- Pronajímatel i nájemce si ponechají kopii dokladu o nájemném jejich záznamy.
Máte-li dát nájemci potvrzení o složení kauce nebo nájemného zvířete?
Jako pronajímatel byste měli doložit doklad o všech platbách nájemce. Když je podepsána leasingová smlouva a jsou zaplaceny zálohy na zvířata nebo kauce, mělo by být vystaveno potvrzení. Pokud účtujete nájemné za domácí mazlíčky nebo jiné měsíční poplatky, mohou být uvedeny na dokladu o nájmu, pokud jsou všechny zaplaceny současně. U jiných než měsíčních plateb použijete jiný formát potvrzení o pronájmu, například potvrzení o záloze.
Proč byste měli používat potvrzení o pronájmu?
Pronajímatel by měl použít pronajímatel nebo správce nemovitosti k zefektivnění způsobu, jakým jsou platby sledovány, jakmile přijdou. Potvrzení o nájemném také nájemci poskytnou doklad o zaplacení, aby mohl sledovat své finance .
Zde je několik důvodů, proč byste měli vždy vystavovat potvrzení o pronájmu:
1. Potvrzení o pronájmu vytvářejí papírovou stopu pro platby v hotovosti
Možná nebudete souhlasit hotovost, a to je v pořádku, stačí zahrnout ustanovení do vaší nájemní smlouvy. Pokud to však uděláte, na potvrzení o zaplacení nájemného bude uveden doklad o zaplacení prostředků, které jinak nelze sledovat. Pokud budete někdy auditováni, budete potřebovat způsob, jak zdokumentovat své nájemné. Totéž platí pro platby provedené peněžním příkazem, které je ochotno přijmout více majitelů domů.
2. Město nebo stát může požadovat potvrzení o nájemném
Několik států vyžaduje, aby majitelé poskytli potvrzení na vyžádání, proto zkontrolujte místní zákony. Stanovy se liší, přičemž některé státy požadují potvrzení pro všechny způsoby platby a jiné vyžadují potvrzení pouze pro hotovost nebo peněžní příkazy. Ale i když nemáte zákonnou povinnost, poskytnutí potvrzení o nájmu na vyžádání je dobrým obchodním postupem.
3. Potvrzení o nájmu vám zjednoduší vedení záznamů
Vaše podnikání pronajímatele je jen to – podnikání. A účetnictví je důležitou součástí každého podnikání, zvláště když jsou finanční transakce stejně velké jako měsíční platby nájemného. Ať už své účetnictví provádíte pomocí softwaru specifického pro pronájem, tabulky výnosů a výdajů z pronájmu nebo papírových souborů, budete si muset u každé platby, kterou nájemce provede, uschovat kopii dokladu o pronájmu pronajímatele v papírové nebo digitální podobě.
4. Potvrzení o nájmu pomáhají minimalizovat spory
Pokud nájemce tvrdí, že provedl platbu za nájem, kterou jste nikdy neobdrželi, potvrdí to potvrzení o pronájmu – nebo jeho neexistence. Pokud by došlo k eskalaci problémů souvisejících s nájemným, jasná evidence přijatých plateb může také zvýšit vaši důvěryhodnost a podpořit váš případ.
Máte-li obavy, nájemce použije potvrzení o zaplacení nájemného když se šek odrazí, netrapte se:
- Potvrzení o zapůjčení nechrání šekající vyhazovače.
- Vrácený šek je dostatečným důkazem toho, že platba nebyla platná.
Jako pronajímatel byste si měli uchovat kopii dokladu o nájmu pro svoji evidenci a doložit podrobnosti v systému sledování plateb. To vám pomůže sledovat opožděné platby, šeky s nevratnou platbou, zmeškané platby a další problémy.
Jak napsat potvrzení o nájmu
Naše snadno použitelná šablona potvrzení o nájmu poskytuje vše musíte vytvořit potvrzení pro platby nájemce.Při psaní potvrzení o nájemném byste měli uvést:
- Datum přijetí platby
- Celé jméno nájemce
- Celé jméno kohokoli jiného kdo provedl platbu jménem nájemce
- Jméno pronajímatele nebo správce nemovitosti, který obdržel platbu
- Adresa a číslo jednotky pronájmu
- nájemné částka platby a jakékoli další platby, jako jsou veřejné služby nebo pronájem domácích zvířat
- Způsob platby
- Platba za pronájem (např. 1. – 31. května 2019)
- Zbývající měsíční zůstatek a případné poplatky z prodlení
Jakmile je platba zpracována, měli byste podepsat a uvést datum tisknutelného dokladu o nájemném.
Zde je příklad dokladu o zaplacení nájemného :
Toto bezplatné vzorové potvrzení o nájmu (které si můžete stáhnout pomocí zeleného tlačítka v horní části článku) je přizpůsobitelný dokument, takže můžete místo toho, abyste si je museli vytisknout a ručně psát, zadat tyto informace. detaily. Díky tomu se snadno vyhnete chybám. Dokončené potvrzení o zaplacení nájemného můžete dokonce odeslat e-mailem svému nájemci, abyste zajistili doručení.
Jak odeslat potvrzení o nájmu
Existuje několik způsoby, jak odeslat potvrzení o nájmu:
- Vytiskněte a osobně jej doručte nájemci.
- Vytiskněte a odešlete potvrzení příjemci.
- e-mailem doklad o zaplacení nájemného nájemci ve formátu PDF.
Potvrzení o nájmu za elektronické platby
Zatímco příjmy z pronájmu se tradičně používají pro platby v hotovosti, šeky nebo poukázky, 57% nájemců dává přednost placení online * – a vytváření potvrzení o nájmu je stále důležité pro vedení účetnictví a záznamy vašeho nájemce. Pokud nájemce platí nájemné online, můžete zaslat tradiční potvrzení o zaplacení nájemného nebo elektronické. Se Zillow Rental Manager můžete:
- Snadno a bezpečně vybírat nájemné pomocí ACH, debetní nebo kreditní – je pro vás zdarma a pro vašeho nájemce zdarma, pokud se rozhodne platit pomocí ACH.
- Nastavte pro svého nájemce automatické platby a automatické připomenutí.
- Dostávat oznámení, když nájemce zahájí platbu.
