Abychom byli úspěšní v oblasti projektového managementu, schopnost odhadnout náklady na projekt je vitální. Pokud jste projektový manažer, který byl vržen do hloubky a snaží se přijít s přesnými a realistickými odhady, pomůže vám plně porozumět dvěma nejdůležitějším metrikám odhadu, které byste mohli hned začít aplikovat na své projekty: ROM a definitivní.

Projektový manažer může pomoci připravit přesnější odhady; pro začátek je důležité, aby byly všechny vstupy správné při výpočtu nákladů. Někteří projektoví manažeři používají historická data při výpočtu nákladů na projekt; i když to v určitých situacích může fungovat, z dlouhodobého hlediska to povede k vyšším odchylkám v odhadovaných a konečných nákladech.

Naučte se realizovat transformační projekty digitálního věku a vynikat v oblasti projektového managementu pomocí školení Simplilearn pro projektové řízení.

Existují v zásadě dva způsoby, jak odhadnout náklady na projekt. Jednou z nejčastěji používaných technik je odhad ROM nebo odhad Rough Order of Magnitude. Dalším způsobem, jak odhadnout náklady na projekt, je použití definitivního odhadu.

Způsob, jakým se odhadují náklady, je u obou metod odlišný a je důležité, aby každý odborník na projektové řízení pochopil, jak oba tyto odhady práce. V závislosti na použité metodě bude mít společnost víceméně toleranci vůči odchylkám od odhadu.

Pojďme se podrobněji podívat na tyto dvě techniky.

Jste profesionál, který usiluje o pozici projektového manažera? Zkuste odpovědět na tyto otázky týkající se přípravy na PMP a posuďte sami sebe.

Co je odhad Rom?

Odhad ROM je obvykle dokončen v jedné z prvních fází projektu. Obecně platí, že pokud společnost nebo podnik chce, aby byly náklady na ROM dokončeny, hledají místo přesného čísla přibližné číslo.

Rozdíl mezi odhadovanými a skutečnými náklady s odhadem ROM může být snadno plus nebo minus padesát procent. Každý, kdo připravuje odhad ROM, by měl určitě uvést, že přesnost odhadu se může značně lišit, zejména pokud je v raných fázích projektu.

Jak připravím odhad ROM?

Ačkoli existuje více akceptovaná variace odhadu ROM, je stále důležité, aby odborník na projektové řízení dokončil práci, aby byl odhad co nejpřesnější. Co se týče cenové odchylky, existují limity toho, co je přijatelné.

Projekty jsou často dokončovány po dobu několika let. Může být obtížné předpovídat a vykreslovat náklady na suroviny nebo práci během víceletého časového rámce. Existují však známé vstupy, které projektový manažer jistě získá správně. Obecně platí, že čím delší je časový horizont projektu, tím větší jsou možné odchylky v konečné ceně.

Pokud například někdo odhadl stavbu nového domu na 200 000 $ a konečné náklady byla 1 000 000 $, úroveň variace by nebyla přijatelná. Při přípravě odhadů nákladů pomocí této metody je nejdůležitějším aspektem správné nastavení známých faktorů.

Nástroje pro odhady ROM

Na trhu existuje několik užitečných nástrojů, které projektovým manažerům pomáhají poskytnout pravděpodobné odhady ROM. SEER je interoperabilní sada produktů, která může projektovým manažerům pomoci při mnoha krocích, včetně softwarových řešení, která pomáhají jak s ROM, tak s konečnými odhady.

K dispozici jsou také šablony ROM, jako je tato, od Doctonic, které vám pomohou zmapovat všechny proměnné, aby se zohlednily.

Co je to definitivní odhad?

Definitivní odhad se velmi liší od odhadu ROM. Zaprvé, přijatelná úroveň variace mezi projektovanými náklady a konečnými náklady je obvykle -10% až +10%. Společnost nebo klient, který požaduje konečný odhad, má obvykle mnohem menší prostor pro chyby než ten, který přijme cenu ROM.

Každý, kdo pracoval v oblasti projektového řízení dostatečně dlouho, ví, jak obtížná může být příprava konečného odhadu na dlouhém nebo složitém projektu. To znamená, že osoba, která připravuje odhady nákladů na projekt pomocí definitivního odhadu, musí provést značné množství výzkumu, aby získala tak nízkou variabilitu.

Konečný odhad se také může ukázat jako nesprávný, protože je to pravděpodobně založeno na několika předpokladech, včetně faktorů mimo kontrolu kohokoli. Změna odhadů je přijatelnou skutečností života a jediným způsobem, jak čelit nejistotě v odhadech, je jejich pravidelná aktualizace – čím více nejistoty, tím častěji je třeba je přehodnocovat. To je jediný způsob, jak zmírnit rizika. PMBOK to nazývá „plánování válcování vln.”

Jak připravím konečný odhad?

Způsob přípravy konečného odhadu musí být podrobnější než odhad ROM. Při přípravě konečného odhadu musí navíc existovat spolehlivější údaje. Společnost nebo podnik nemůže očekávat, že bude vypracován přesný konečný odhad, pokud nebudou poskytnuty správné datové body. Obecně existují smluvní dokumenty a rozsah prací, které jsou poskytovány za účelem zálohování odhadovaných nároků. Definitivní odhad by měl být připraven z plně navržených plánů s různými scénáři, které lze promítnout.

Jakékoli přímé náklady spojené s projektem, jako jsou stavební materiály a práce pro dům, by měly být rozepsány. Do definitivního odhadu, který může pokrýt projektového manažera v případě, že se podmínky na trhu změní, by měla být zahrnuta i pohotovostní událost. Pro použití příkladu bytové výstavby, pokud cena cihel náhle stoupne o padesát procent, nebylo by rozumné, aby odhadované náklady na cihly v domě byly stejné jako konečné náklady. Aby se snížil dopad této situace, měly by být do projektu zahrnuty také nepřímé náklady.

Těšíte se, až uděláte známku v poli Project Management? Pokud ano, zaregistrujte se do základního programu Project Management hned teď a přejděte o krok blíže ke svému profesnímu cíli!

Nástroje pro konečné odhady

Mnoho společností nabízí šablony a kalkulačky, které vám pomohou s konečnými odhady. Smartsheet nabízí kromě užitečného průvodce odhadem nákladů projektu také šablonu.

Obecně je důležité si uvědomit, že odhad je pouze tak dobrý jako vstupy, které jsou vloženy. Jakékoli divoké odchylky v tržních nákladech nebo odchylky od plánu mohou a budou mít za následek méně přesné.

Jak vypočítám odchylku pro tyto odhady?

Jako projektový manažer je důležité být schopen přesně zohlednit odchylky. Pokud jsou odhadované náklady na projekt 200 000 $ a skutečné náklady na projekt budou nakonec 250 000 $, bude dolarová variace 50 000 $. Na čem však skutečně záleží, je procentuální variace. V tomto případě bychom vzali rozdíl 50 000 $ a vydělili jej odhadovanou cenou projektu na 200 000 $. V tomto jednoduchém příkladu by kolísání nákladů činilo 25%. To by bylo přijatelné pro odhad ROM – ale ne pro konečný odhad.

Obecně je důležité si uvědomit, že odhad je jen tak dobrý jako vstupy, které jsou vloženy. rozdíly v tržních nákladech nebo odchylky od plánu mohou a budou mít za následek, že odhady budou méně přesné.

Závěr

Odhady ROM a definitivní odhady fungují odlišně z hlediska rozsahu i podrobností. Klient nebo podnik, který požaduje odhad ROM, bude mít úplně jinou sadu očekávání než ten, který požaduje konečný odhad. Vaše pochopení rozdílů mezi náklady na ROM, cenami ROM, odhadem ROM a konečným odhadem jsou zásadním prvním krokem při vývoji rozsahu projektu.

Jakýkoli konečný odhad by měl mít rozsah práce a podrobný seznam nákladů, které šly do projektu. Na rozdíl od odhadu ROM pravděpodobně nebude podnik tolerovat nebo přijímat velké odchylky od odhadovaných a konečných nákladů. Nakonec jako projektový manažer je důležité stanovit očekávání přesnosti různých metod odhadu. Podnik by měl pochopit, že odhad ROM nebude zdaleka tak přesný jako definitivní.