Řekněme si to: každý dělá chyby. Pokud tedy uděláte chybu ve formuláři W-2 zaměstnance, nepanikařte. Místo toho se naučte, jak opravit formulář W-2 a podniknout kroky.
Formulář W-2 můžete opravit i po jeho podání u správy sociálního zabezpečení (SSA). Čtěte dále a dozvíte se typy běžných chyb W-2 a jak upravit W-2 na základě typu chyby.
Kdy potřebujete opravený formulář W-2?
Pokud ve formuláři W-2 uděláte chybu, například pokud uvedete nesprávné názvy, čísla sociálního zabezpečení nebo částky, musíte vytvořit pozměněný formulář W-2.
Zaměstnavatelé mohou provádět opravy formulářů W-2 na formulářích zasílaných zaměstnancům i na formulářích podaných u SSA.
Možné pokuty za podání nesprávného W-2
Bohužel podání změněného formuláře nezaručuje, že odejdete bez pokut. Pokud do 31. ledna nepodáte formulář W-2 se správnými informacemi, mohou vám být uloženy pokuty.
Výše pokut závisí na tom, kdy podáte opravený formulář W-2. IRS vás může osvobodit od pokut, pokud prokážete rozumnou příčinu chyb.
Chcete-li se vyhnout nebo snížit tresty, odešlete opravený formulář co nejdříve poté, co zjistíte chybu ve formuláři W-2.
Jaký je tedy opravený formulář, který potřebujete? Formulář W-2c.
Jak opravit formulář W-2: formulář W-2c
Chcete-li po podání vytvořit opravený formulář W-2, použijte formulář W-2c, opravený mzdový a daňový výkaz. Zaměstnavatelé používají formulář W-2c k opravě chyb ve formulářích W-2 podaných u správy sociálního zabezpečení. Někdy můžete zaslat formulář W-2c vašemu zaměstnanci, ale nikoli SSA (vysvětleno níže).
Pomocí formuláře W-2c opravte chyby, které ve formuláři W-2 uděláte, například nesprávné:
- Jména zaměstnanců nebo čísla sociálního zabezpečení
- Adresa zaměstnance (volitelně pro použití formuláře W-2c)
- Daňový rok
- Federální identifikační číslo zaměstnavatele (FEIN)
- Výdělky zaměstnanců nebo srážky daní
Možná budete muset použít formulář W-2c, pokud jste pod svým EIN podali dva formuláře pro zaměstnance, když jste měli podat pouze jeden. Pokud jste pod svým EIN podali dva formuláře pro zaměstnance a mzda na jednom byla nesprávná, budete také muset použít formulář W-2c.
Vyplňování W-2c
Pokud jde o vyplňování formuláře W-2c, prvním krokem je zakoupení kopií formuláře. Na webových stránkách IRS je verze formuláře, ale slouží pouze pro informační účely. Formulář nestahujte a netiskněte. Místo toho si kupte korekční formulář W-2 od IRS nebo od autorizovaného prodejce (např. Obchod s kancelářskými potřebami).
Pokud je to možné, použijte při vyplňování formuláře W-2c černý inkoust ve 12bodovém písmu Courier. Způsob vyplňování formuláře W-2c závisí na tom, jakou chybu musíte na formuláři W-2 opravit.
Formulář W-2c obsahuje stejná pole jako formulář W-2. Zeptá se na věci jako jméno zaměstnavatele a EIN, jméno zaměstnance a SSN a federální, státní a místní daňové údaje. Ale na rozdíl od formuláře W-2 existují dva sloupce pro federální, státní a místní informace o mzdách a daních. Jeden sloupec je pro „dříve nahlášené“ informace a druhý pro „správné informace“.
Možná vás zajímá, jak opravit W-2 se špatným číslem sociálního zabezpečení. Chcete-li opravit formulář W-2 s nesprávným SSN (nebo jménem zaměstnance), jednoduše vyplňte pole d – i ve formuláři W-2c. Tato pole ukazují, co jste dříve nahlásili pro jméno a SSN zaměstnance, a také opravy. Nemusíte se dotýkat federálních, státních nebo místních mzdových a daňových schránek.
Chcete-li najít konkrétní pokyny Form W-2c, přečtěte si opravené pokyny W-2 ve Všeobecných pokynech pro formuláře W-2 a W-3.
Uložení formuláře W-2c
Opět vyplňte formulář W-2c, jakmile zjistíte, že došlo k chybě.
Můžete odeslat papírové formuláře W-2c nebo e-File se správou sociálního zabezpečení. Obecně si můžete vybrat libovolnou metodu, kterou dáváte přednost. SSA však vyžaduje, abyste formuláře e-File odeslali, pokud musíte podat 250 nebo více formulářů W-2c.
Když podáte formulář W-2c u SSA, musíte také zaslat formulář W-3c, předání opravených mzdových a daňových výkazů.
Formulář W-3c je předávací formulář pro formulář W-2c, stejně jako formulář W-3 je předávací formulář pro formulář W-2. Musíte odeslat jeden formulář W-3c pro každou skupinu formulářů W-2c, kterou odešlete.
Formulář W-3c vždy ukládejte, když do SSA ukládáte jeden nebo více formulářů W-2c (kopie A).
Když nemusíte zasílat formulář W-2c na SSA
Možná nebudete muset podávat formulář W-2c s SSA, pokud uděláte chybu na formuláři W -2. Neposílejte formulář W-2c na Správu sociálního zabezpečení, pokud:
- Vložte nesprávnou adresu zaměstnance do formuláře W-2
- Chyťte chybu po odeslání formuláře W -2 zaměstnanci, ale před odesláním na SSA
Může se stát, že se vyskytnou méně časté situace, které nevyžadují odeslání formuláře W-2c na SSA.
Nesprávná adresa zaměstnance
Vyplnili jste formulář W-2 zobrazující nesprávnou adresu zaměstnance pomocí SSA? Byly všechny ostatní informace správné? Pokud jste na obě tyto otázky odpověděli „ano“, nepodávejte formulář W-2c u SSA.
Pokud uvedete nesprávnou adresu na kopiích formuláře W-2, které jste distribuovali svému zaměstnanci, budete muset provést jednu z následujících akcí (znovu neplňte formulář W-2c pomocí SSA):
- Vydejte nový formulář W-2 obsahující správnou adresu. Napište „ZNOVU VYDÁNO PROHLÁŠENÍ “na nových kopiích zaměstnanců
- Vydejte zaměstnanci formulář W-2c se správnou adresou v kolonce b
- Vydejte znovu formulář W-2 s nesprávnou adresou zaměstnanci v obálka se správnou adresou
Chytání chyby před odesláním formuláře W-2 na SSA
Pokud chybu zjistíte po odeslání formuláře W-2 do zaměstnanec, ale před odesláním do SSA je proces opravy odlišný. Nezahrnuje formulář W-2c.
Místo toho označte „void“ na kopii A nesprávného formuláře W-2 (kopie pro SSA). Poté připravte nový formulář W-2 se správnými informacemi. Napište „CORRECTED“ na zaměstnanec je zkopíruje a distribuuje zaměstnancům. Zašlete správnou verzi kopie A na SSA (do této kopie však nepište „CORRECTED“).
Méně časté situace
Nepoužívejte formulář W-2c k hlášení zpětné opravy plateb nebo k opravě formuláře W-2G, Určité výhry v hazardních hrách.
Jak podat opravený W-2: Rychlá fakta
Pokud potřebujete rychlé informace o tom, jak Oprava formuláře W-2, nezapomeňte na následující věci:
- Pomocí formuláře W-2c opravte (většinu) chyb provedených na formuláři W-2
- Nepodávejte formulář W-2c na SSA, pokud je vaší jedinou chybou nesprávná adresa zaměstnance nebo pokud chybu zjistíte po odeslání svému zaměstnanci, ale před odesláním na SSA
- Formulář W- 3c, když odešlete formulář W-2c na SSA
- Odešlete formulář W-2c, jakmile si uvědomíte, že jste udělali chybu
- Při podání žádosti vám mohou být uloženy pokuty nesprávný formulář W-2
Pokud používáte software Patriot Software Full Service Payroll, naše mzdové služby vám zašlou formuláře W-2. Musíte si jen vytisknout kopie zaměstnanců a dát je svým zaměstnancům. Získejte bezplatnou zkušební verzi hned teď!
Tento článek je aktualizován od původního data vydání 2. 8. 2011.
Toto není zamýšleno jako právní poradenství; Další informace získáte kliknutím sem.
