Låt oss inse det: alla gör misstag. Så om du gör ett misstag på en anställds formulär W-2, var inte panik. Lär dig istället hur du korrigerar ett W-2-formulär och vidtar åtgärder.
Du kan korrigera formulär W-2 även efter att ha lämnat in det till Social Security Administration (SSA). Läs vidare för att lära dig typer av vanliga W-2-fel och hur man ändrar en W-2 baserat på typen av misstag.
När behöver du ett korrigerat W-2-formulär?
Du måste skapa ett ändrat W-2-formulär om du gör ett fel på formulär W-2, till exempel felaktiga namn, personnummer eller belopp.
Arbetsgivare kan göra formulär W-2-korrigeringar på formulär som skickas till anställda samt formulär som lämnas in till SSA.
Möjliga påföljder för att lämna in en felaktig W-2
Tyvärr garanterar du inte att du lämnar ett ändrat formulär att du går bort strafffritt. Du kan bli föremål för påföljder om du inte skickar in ett formulär W-2 med korrekt information senast den 31 januari.
Straffbelopp beror på när du skickar in ett korrigerat W-2-formulär. IRS kan undanta dig från påföljder om du kan visa rimlig orsak till misstagen.
För att undvika eller minska påföljder, skicka ett korrigerat formulär så snart som möjligt efter att du upptäckt felet på formulär W-2.
Så, vad är det korrigerade formuläret du behöver? Form W-2c.
Så här korrigerar du ett W-2-formulär: W-2c-formulär
För att skapa en korrigerad W-2 efter arkivering använder du formulär W-2c, Korrigerad lön och skatteuppgift. Arbetsgivare använder formulär W-2c för att korrigera fel på formulär W-2 som lämnats in till Social Security Administration. Ibland kan du skicka formulär W-2c till din anställd men inte SSA (förklaras nedan).
Använd formulär W-2c för att korrigera misstag du gör på formulär W-2, till exempel felaktigt:
- Anställdas namn eller personnummer
- Anställdes adress (valfritt att använda formulär W-2c)
- Skatteår
- Federal Employer Identification Number (FEIN)
- Anställdas intäkter eller skattetillstånd
Du kan också behöva använda formulär W-2c om du lämnade in två formulär till en anställd under din EIN när du bara borde ha lämnat in en. Om du lämnade in två blanketter till en anställd under din EIN och lönerna på en var felaktig, måste du också använda W-2c-formuläret.
Fyll i W-2c
När det gäller att fylla i formulär W-2c, ditt första steg är att köpa kopior av formuläret. Det finns en version av formuläret på IRS-webbplatsen, men det är endast av informativt syfte. Ladda inte ner och skriv ut formuläret. Köp istället W-2-korrigeringsformuläret från IRS eller en auktoriserad säljare (t.ex. kontorsvaruaffär).
Använd svart bläck i 12-punkts Courier-teckensnitt, om möjligt, när du fyller i formulär W-2c. Hur du fyller i formulär W-2c beror på vilket fel du behöver korrigera på formulär W-2.
Form W-2c innehåller samma rutor som Form W-2. Den ber om saker som arbetsgivarnamn och EIN, anställds namn och SSN, och federal, statlig och lokal skatteinformation. Men till skillnad från Form W-2 finns det två kolumner för federal, statlig och lokal löne- och skatteinformation. En kolumn är för ”tidigare rapporterad” information och den andra för ”korrekt information.”
Du undrar kanske hur du korrigerar W-2 med fel personnummer. För att korrigera ett formulär W-2 med fel SSN (och / eller anställds namn), fyll bara i rutorna d – i på formulär W-2c. Dessa rutor visar vad du tidigare rapporterade för anställdas namn och SSN samt korrigeringarna. Du behöver inte röra de federala, statliga eller lokala löne- och skattelådorna.
För att hitta specifika formulär W-2c-instruktioner, se de korrigerade W-2-instruktionerna i de allmänna instruktionerna för formulär W-2 och W-3.
Registreringsformulär W-2c
Återigen, filformulär W-2c så snart du inser att det finns ett fel.
Du kan skicka pappersformulär W-2c eller e-fil med Social Security Administration. Generellt kan du välja vilken metod du föredrar. SSA kräver dock att du skickar e-filformulär om du måste skicka 250 eller fler formulär W-2c.
När du skickar formulär W-2c till SSA måste du också skicka formulär W-3c, överföring av korrigerade löner och skatteuppgifter.
Form W-3c är den sändande formen för Form W-2c, precis som Form W-3 är den sändande formen för Form W-2. Du måste skicka ett enda formulär W-3c för varje grupp av formulär W-2c som du skickar.
Registrera alltid formulär W-3c när du arkiverar ett eller flera formulär W-2c (kopia A) med SSA.
När du inte behöver skicka formulär W-2c till SSA
Du kanske inte behöver skicka formulär W-2c till SSA om du gör ett misstag på formulär W -2. Skicka inte W-2c-formuläret till Social Security Administration om du:
- Lägg en anställds felaktiga adress på formulär W-2
- Fånga ett misstag efter att du skickat formulär W -2 till medarbetaren men innan du skickar till SSA
Du kan ha mindre vanliga situationer som inte kräver att du också skickar formulär W-2c till SSA.
Felaktig anställds adress
Har du lämnat in ett formulär W-2 som visar en felaktig medarbetaradress till SSA? Var all annan information korrekt? Om du svarade ”ja” på båda dessa frågor ska du inte skicka in blankett W-2c till SSA.
Om du lägger fel adress på kopiorna av formulär W-2 som du distribuerade till din anställd, du måste göra något av följande (igen, skicka inte formulär W-2c till SSA):
- Ge ut ett nytt formulär W-2 som innehåller rätt adress. Skriv ”REISSUED UTTALANDE ”på de nya medarbetarnas kopior
- Utfärda ett formulär W-2c till den anställde som visar rätt adress i ruta b
- Återutfärda formulär W-2 med fel adress till arbetstagaren ett kuvert som säger rätt adress
Fånga ett misstag innan du skickar formulär W-2 till SSA
Om du får fel efter att du skickat formulär W-2 till innan den skickas till SSA är korrigeringsprocessen annorlunda. Det omfattar inte formulär W-2c.
Markera istället ”ogiltig” på kopia A av fel formulär W-2 (kopian för SSA). Förbered sedan ett nytt formulär W-2 med rätt information. Skriv ”KORRIGERAD” på medarbetaren kopierar och distribuerar dem till anställda. Skicka rätt version av kopia A till SSA (men skriv inte ”KORRIGERAD” på den här kopian).
Mindre vanliga situationer
Använd inte formulär W-2c för att rapportera tillbaka lönekorrigeringar eller för att korrigera formulär W-2G, vissa spelvinster.
Hur man arkiverar en korrigerad W-2: Snabba fakta
Om du vill ha snabb information om hur du gör en Form W-2-korrigering, ta en titt på följande saker att tänka på:
- Använd formulär W-2c för att korrigera (de flesta) misstag som gjorts på Form W-2
- Registrera inte formulär W-2c till SSA om ditt enda misstag är felaktig anställds adress eller om du får ett misstag efter att ha skickat till din anställd men innan du skickat det till SSA
- Filformulär W- 3c när du skickar formulär W-2c till SSA
- Skicka in ett W-2c-formulär så snart du inser att du har gjort ett misstag
- Du kan få påföljder när du skickar in en felformulär W-2
Om du använder Patriot Softwares fullständiga löneprogram kommer våra löntjänster att lämna in formulär W-2 åt dig. Du behöver bara skriva ut medarbetarkopiorna och ge dem till dina anställda. Få en gratis testversion nu!
Den här artikeln har uppdaterats från dess ursprungliga publiceringsdatum 2011-02-08.
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning. för mer information, klicka här.
