Seien wir ehrlich: Jeder macht Fehler. Wenn Sie also auf dem Formular W-2 eines Mitarbeiters einen Fehler machen, geraten Sie nicht in Panik. Lernen Sie stattdessen, wie Sie ein W-2-Formular korrigieren und Maßnahmen ergreifen.
Sie können das Formular W-2 auch nach Einreichung bei der Social Security Administration (SSA) korrigieren. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Arten von häufigen W-2-Fehlern vorliegen und wie Sie eine W-2 basierend auf der Art des Fehlers ändern können.
Wann benötigen Sie ein korrigiertes W-2-Formular?
Sie müssen ein geändertes W-2-Formular erstellen, wenn Sie im Formular W-2 einen Fehler machen, z. B. falsche Namen, Sozialversicherungsnummern oder Beträge.
Arbeitgeber können Form W-2-Korrekturen an an Mitarbeiter gesendeten Formularen sowie an bei der SSA eingereichten Formularen vornehmen.
Mögliche Strafen für die Einreichung eines falschen W-2
Leider garantiert die Einreichung eines geänderten Formulars nicht, dass Sie straffrei davonlaufen. Sie können mit Strafen belegt werden, wenn Sie bis zum 31. Januar kein Formular W-2 mit korrekten Informationen einreichen.
Die Höhe der Strafen hängt davon ab, wann Sie ein korrigiertes W-2-Formular einreichen. Das IRS kann Sie von Strafen befreien, wenn Sie einen vernünftigen Grund für die Fehler nachweisen können.
Um Strafen zu vermeiden oder zu reduzieren, senden Sie so schnell wie möglich ein korrigiertes Formular, nachdem Sie den Fehler in Formular W-2 entdeckt haben.
Also, was ist das korrigierte Formular, das Sie benötigen? Form W-2c.
So korrigieren Sie ein W-2-Formular: W-2c-Formular
Um nach der Einreichung ein korrigiertes W-2 zu erstellen, verwenden Sie das Formular W-2c, den korrigierten Lohn und die Steuererklärung. Arbeitgeber verwenden das Formular W-2c, um Fehler in den Formularen W-2 zu korrigieren, die bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht wurden. Manchmal senden Sie das Formular W-2c an Ihren Mitarbeiter, nicht jedoch an die SSA (siehe unten).
Verwenden Sie Formular W-2c, um Fehler zu korrigieren, die Sie auf Formular W-2 gemacht haben, z. B. falsche:
- Mitarbeiternamen oder Sozialversicherungsnummern
- Mitarbeiteradresse (optional zur Verwendung des Formulars W-2c)
- Steuerjahr
- Federal Employer Identification Number (FEIN)
- Mitarbeitereinkommen oder Steuereinbehalte
Möglicherweise müssen Sie auch das Formular W-2c verwenden, wenn Sie zwei Formulare für einen Mitarbeiter unter Ihrem EIN eingereicht haben, obwohl Sie nur eines hätten einreichen sollen. Wenn Sie unter Ihrem EIN zwei Formulare für einen Mitarbeiter eingereicht haben und die Löhne auf einem nicht korrekt waren, müssen Sie auch das W-2c-Formular verwenden.
Ausfüllen des W-2c
Wenn Sie das Formular W-2c ausfüllen, Ihr erster Schritt ist der Kauf von Kopien des Formulars. Es gibt eine Version des Formulars auf der IRS-Website, die jedoch nur zu Informationszwecken dient. Laden Sie das Formular nicht herunter und drucken Sie es nicht aus. Kaufen Sie stattdessen das W-2-Korrekturformular beim IRS oder einem autorisierten Verkäufer (z. B. einem Bürobedarfsgeschäft).
Verwenden Sie beim Ausfüllen des Formulars W-2c nach Möglichkeit schwarze Tinte in 12-Punkt-Courier-Schrift. Die Art und Weise, wie Sie das Formular W-2c ausfüllen, hängt davon ab, welchen Fehler Sie auf dem Formular W-2 korrigieren müssen.
Formular W-2c enthält dieselben Felder wie Formular W-2. Es werden Informationen wie Name des Arbeitgebers und EIN, Name des Arbeitnehmers und SSN sowie Informationen zu Steuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene abgefragt. Im Gegensatz zu Formular W-2 gibt es jedoch zwei Spalten für Lohn- und Steuerinformationen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene. Eine Spalte enthält „zuvor gemeldete“ Informationen und die andere „korrekte Informationen“.
Möglicherweise fragen Sie sich, wie Sie W-2 mit einer falschen Sozialversicherungsnummer korrigieren können. Um ein Formular W-2 mit einer falschen SSN (und / oder einem falschen Mitarbeiternamen) zu korrigieren, füllen Sie einfach die Felder d – i auf Formular W-2c aus. In diesen Feldern wird angezeigt, was Sie zuvor für den Namen und die SSN des Mitarbeiters gemeldet haben, sowie die Korrekturen. Sie müssen die Bundes-, Landes- oder lokalen Lohn- und Steuerfelder nicht berühren.
Um spezifische Anweisungen für das Formular W-2c zu finden, konsultieren Sie die korrigierten Anweisungen für W-2 in den allgemeinen Anweisungen für die Formulare W-2 und W-3.
Einreichen des Formulars W-2c
Legen Sie erneut das Formular W-2c ab, sobald Sie feststellen, dass ein Fehler vorliegt.
Sie können Papierformulare W-2c oder E-File an die Sozialversicherungsbehörde senden. Im Allgemeinen können Sie die von Ihnen bevorzugte Methode auswählen. Die SSA verlangt jedoch, dass Sie Formulare per E-Mail einreichen, wenn Sie 250 oder mehr Formulare W-2c einreichen müssen.
Wenn Sie das Formular W-2c bei der SSA einreichen, müssen Sie auch das Formular W-3c, Übermittlung des korrigierten Lohns und Steuererklärungen, senden.
Form W-3c ist die Übermittlungsform für Form W-2c, genau wie Form W-3 die Übermittlungsform für Form W-2 ist. Sie müssen für jede Gruppe von Formularen W-2c, die Sie senden, ein einzelnes Formular W-3c einreichen.
Legen Sie das Formular W-3c immer ab, wenn Sie ein oder mehrere Formulare W-2c (Kopie A) bei der SSA einreichen.
Wenn Sie das Formular W-2c nicht an die SSA senden müssen
Sie müssen das Formular W-2c möglicherweise nicht bei der SSA einreichen, wenn Sie auf dem Formular W einen Fehler machen -2. Senden Sie das W-2c-Formular nicht an die Sozialversicherungsbehörde, wenn Sie:
- die falsche Adresse eines Mitarbeiters in Formular W-2 eintragen
- Nach dem Senden von Formular W einen Fehler feststellen -2 an den Mitarbeiter, aber vor dem Senden an die SSA
Möglicherweise haben Sie weniger häufige Situationen, in denen Sie das Formular W-2c nicht auch an die SSA senden müssen.
Falsche Mitarbeiteradresse
Haben Sie ein Formular W-2 mit einer falschen Mitarbeiteradresse bei der SSA eingereicht? Waren alle anderen Informationen korrekt? Wenn Sie beide Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, reichen Sie das Formular W-2c nicht bei der SSA ein.
Wenn Sie auf den Kopien des Formulars W-2, die Sie an Ihren Mitarbeiter verteilt haben, die falsche Adresse angegeben haben, Sie müssen einen der folgenden Schritte ausführen (Formular W-2c nicht bei der SSA einreichen):
- Stellen Sie ein neues Formular W-2 mit der richtigen Adresse aus. Schreiben Sie „REISSUED“ ERKLÄRUNG “auf den neuen Mitarbeiterkopien
- Geben Sie dem Mitarbeiter ein Formular W-2c mit der korrekten Adresse in Feld b aus.
- Geben Sie das Formular W-2 mit der falschen Adresse an den Mitarbeiter in erneut aus ein Umschlag mit der richtigen Adresse
Fehler abfangen, bevor Formular W-2 an die SSA gesendet wird
Wenn Sie den Fehler nach dem Senden von Formular W-2 an die SSA abfangen Mitarbeiter, aber vor dem Senden an die SSA ist der Korrekturprozess anders. Es handelt sich nicht um das Formular W-2c.
Markieren Sie stattdessen auf Kopie A des falschen Formulars W-2 (der Kopie für die SSA) „void“. Bereiten Sie dann ein neues Formular W-2 mit den richtigen Informationen vor. Schreiben Sie „CORRECTED“ auf Der Mitarbeiter kopiert und verteilt sie an die Mitarbeiter. Senden Sie die richtige Version von Kopie A an die SSA (schreiben Sie jedoch nicht „KORREKTURIERT“ auf diese Kopie).
Seltenere Situationen
Verwenden Sie das Formular W-2c nicht zum Melden Rückzahlungskorrekturen oder Korrektur des Formulars W-2G, Bestimmte Glücksspielgewinne.
So reichen Sie ein korrigiertes W-2 ein: Schnelle Fakten
Wenn Sie schnelle Informationen zum Erstellen eines W-2 erhalten möchten Beachten Sie bei der Korrektur von Formular W-2 die folgenden Punkte:
- Verwenden Sie Formular W-2c, um (die meisten) Fehler zu korrigieren, die auf Formular W-2
- Dateiformat W- 3c, wenn Sie das Formular W-2c an die SSA senden
- Senden Sie ein W-2c-Formular, sobald Sie feststellen, dass Sie einen Fehler gemacht haben
- Wenn Sie ein Formular einreichen, können Strafen anfallen Falsches Formular W-2
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Dieser Artikel wurde ab dem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum vom 08.02.2011 aktualisiert.
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