Pentru a avea succes în domeniul managementului de proiect, abilitatea de a estima costul unui proiect este vital. Dacă sunteți un manager de proiect care a fost aruncat până la capăt și care se luptă să vină cu estimări exacte și realiste, vă ajută să înțelegeți pe deplin două dintre cele mai importante valori estimative pe care le-ați putea aplica imediat proiectelor dvs.: ROM și Definitive.
Un manager de proiect vă poate ajuta să pregătiți estimări mai precise; pentru început, este vital să obțineți toate intrările corecte atunci când calculați costul. Unii manageri de proiect utilizează date istorice atunci când calculează costul unui proiect; deși acest lucru poate funcționa în anumite situații, pe termen lung acest lucru va duce la variații mai mari ale costurilor estimate și finale.
Aflați cum să furnizați proiecte de transformare în era digitală și să excelați în domeniul managementului de proiect cu pregătirea Simplilearn în managementul de proiect.
Există în esență două modalități de estimare a costului unui proiect. Una dintre cele mai frecvent utilizate tehnici este estimarea ROM sau estimarea Rough Order of Magnitude. O altă modalitate de a estima costul unui proiect este utilizând o estimare definitivă.
Modul în care sunt estimate costurile este diferit în ambele metode și este important pentru orice profesionist în managementul de proiect să înțeleagă modul în care ambele estimări sunt muncă. În funcție de metoda utilizată, o companie va avea o toleranță mai mare sau mai mică la variația față de estimare.
Să aruncăm o privire mai profundă asupra acestor două tehnici.
Sunteți un profesionist care aspiră să fie manager de proiect? Încercați să răspundeți la aceste întrebări de pregătire a practicii PMP și evaluați-vă.
Ce este o estimare Rom?
O estimare ROM este, în general, finalizată într-una din primele faze ale unui proiect. În general, atunci când o companie sau o companie dorește ca un cost al ROM-ului să fie finalizat, ei caută un număr de stadion în loc de o cifră exactă.
Variația dintre costurile estimate și cele reale cu o estimare a ROM-ului poate fi cu ușurință plus sau minus cincizeci la sută. Oricine pregătește o estimare ROM ar trebui să indice cu siguranță că acuratețea estimării poate varia foarte mult, mai ales dacă se află în etapele incipiente ale unui proiect.
Cum pregătesc o estimare ROM?
Deși există o variantă mai acceptată cu o estimare a ROM-ului, este totuși vital ca un profesionist în managementul de proiect să finalizeze lucrările pentru ca estimarea să fie cât mai exactă posibil. Există limite pentru ceea ce este acceptabil în ceea ce privește variația prețului.
Adesea, proiectele sunt finalizate pe o perioadă de câțiva ani. Poate fi dificil să se prevadă și să stabilească costul materiilor prime sau al forței de muncă pe o perioadă de mai mulți ani. Cu toate acestea, există informații cunoscute pe care managerul de proiect este sigur că le va corecta. Ca regulă generală, cu cât orizontul de timp pentru proiect este mai mare, cu atât variația posibilă a prețului final este mai mare.
De exemplu, dacă cineva a estimat că construcția unei case noi este de 200.000 USD și costul final a fost de 1.000.000 de dolari, nivelul variației nu ar fi acceptabil. Atunci când pregătiți estimări de costuri utilizând această metodă, cel mai important aspect este să corectați factorii cunoscuți.
Instrumente pentru estimări ROM
Există mai multe instrumente la îndemână pe piață pentru a ajuta managerii de proiect furnizați estimări ROM probabile. SEER este o suită interoperabilă de produse care poate ajuta managerii de proiect cu mai mulți pași pe parcurs, inclusiv soluții software care ajută atât cu ROM, cât și cu estimările definitive.
Există, de asemenea, șabloane ROM ca acesta de la Doctonic, care vor ajuta la identificarea tuturor variabilelor de luat în considerare.
Ce este o estimare definitivă?
O estimare definitivă este foarte diferită de o estimare ROM. În primul rând, nivelul acceptat de variație între costul proiectat și costul final este de obicei de la -10% la + 10%. O companie sau client care solicită o estimare definitivă are, de obicei, mult mai puțin spațiu pentru eroare decât una care va accepta prețurile ROM.
Oricine a lucrat în domeniul managementului de proiect suficient de mult timp știe cât de dificilă poate fi pregătirea unei estimări definitive pentru un proiect lung sau complex. Aceasta înseamnă că persoana care pregătește estimările de cost pentru un proiect folosind o estimare definitivă trebuie să efectueze o cantitate considerabilă de cercetare pentru a obține variația atât de mică.
O estimare definitivă se poate dovedi, de asemenea, incorectă, deoarece se bazează probabil pe destul de multe ipoteze, inclusiv pe factori care nu pot fi controlați de nimeni. Schimbarea estimărilor este un fapt acceptat al vieții și singura modalitate de a contracara incertitudinea estimărilor este de a le actualiza în mod regulat – cu cât mai multă incertitudine, cu atât mai frecvent trebuie revizuite. Aceasta este singura modalitate de a atenua riscurile. PMBOK numește această „planificare a valului de rulare.”
Cum pregătesc o estimare definitivă?
Metoda de pregătire a unei estimări definitive trebuie să fie mai detaliată decât o estimare ROM. În plus, trebuie să existe date mai solide atunci când se pregătește o estimare definitivă. O companie sau o companie nu se poate aștepta să fie pregătită o estimare definitivă exactă dacă nu sunt furnizate punctele de date adecvate. În general, există documente contractuale și un domeniu de lucru care este furnizat pentru a susține creanțele estimate. O estimare definitivă ar trebui pregătită din planuri complet concepute, cu diferite scenarii care pot fi proiectate.
Orice costuri directe asociate proiectului, cum ar fi materialele de construcție și forța de muncă pentru o casă, ar trebui detaliate. O situație neprevăzută ar trebui, de asemenea, să fie încorporată într-o estimare definitivă care poate acoperi un manager de proiect în cazul în care condițiile pieței se schimbă. Pentru a folosi exemplul de construcție a locuințelor, dacă prețul cărămizilor crește brusc cu cincizeci la sută, nu ar fi rezonabil ca costul estimat al cărămizilor în casă să fie același cu costul final. Pentru a ajuta la reducerea impactului acestei situații, costurile indirecte ar trebui, de asemenea, să fie bugetate într-un proiect.
Aștepți cu nerăbdare să faci o notă în câmpul Management de proiect? Dacă da, înscrieți-vă acum în Programul fundamental de gestionare a proiectelor și faceți un pas mai aproape de obiectivul dvs. de carieră!
Instrumente pentru estimări definitive
Multe companii oferă șabloane și calculatoare pentru a ajuta la estimări definitive. Smartsheet oferă un șablon în plus față de un ghid util privind estimarea costurilor proiectului.
Ca regulă generală, este important să înțelegem că o estimare este la fel de bună ca intrările care sunt introduse. Orice variații sălbatice ale costurilor de piață sau abateri de la plan pot și vor avea ca rezultat estimări. mai puțin precisă.
Cum calculez variația acestor estimări?
În calitate de manager de proiect, este important să puteți ține cont cu precizie de variații. Dacă costul estimat al unui proiect este de 200.000 USD, iar costul real al proiectului ajunge să fie de 250.000 USD, variația în dolari este de 50.000 USD. Cu toate acestea, ceea ce contează cu adevărat este variația procentuală. În acest caz, am lua diferența de 50.000 USD și l-am împărți la costul estimat al proiectului la 200.000 USD. În acest exemplu simplu, variația costurilor ar fi de 25%. Acest lucru ar fi acceptabil pentru o estimare ROM – dar nu pentru o estimare definitivă.
Ca regulă generală, este important să înțelegem că o estimare este la fel de bună ca intrările care sunt introduse. variațiile în costurile pieței sau abaterile de la plan pot și vor avea ca rezultat estimările să fie mai puțin exacte.
Concluzie
O estimare ROM și o estimare definitivă funcționează diferit atât în ceea ce privește domeniul de aplicare, cât și detaliile. Un client sau o companie care solicită o estimare ROM va avea un set complet diferit de așteptări decât cel care solicită o estimare definitivă. Înțelegerea dvs. despre diferențele dintre costurile ROM, prețurile ROM, estimarea ROM și estimarea definitivă sunt un prim pas crucial atunci când dezvoltați scopul unui proiect.
Orice estimare definitivă ar trebui să aibă un domeniu de lucru și o listă detaliată a costurilor care au intrat în proiect. Spre deosebire de o estimare ROM, este puțin probabil ca o companie să tolereze sau să accepte variații mari față de costurile estimate și finale. În cele din urmă, ca manager de proiect, este important să stabiliți așteptările cu privire la acuratețea diferitelor metode de estimare. O companie ar trebui să înțeleagă că o estimare ROM nu va fi la fel de exactă ca una definitivă.
