Ceasul este o parte integrantă a majorității afacerilor. Vă ajută să țineți evidența orelor de lucru, astfel încât să puteți plăti angajații în consecință. Indiferent dacă afacerea dvs. are unul sau 100 de angajați, veți avea nevoie de un ceas de timp care să se potrivească nevoilor unice ale afacerii dvs.

Din păcate, nu toate ceasurile de timp sunt create în mod egal. Soluția potrivită pentru o afacere mare poate să nu funcționeze bine pentru o afacere mică.

Din fericire, experții de la Sling sunt aici pentru a vă ajuta să găsiți cel mai bun ceas de timp pentru a satisface nevoile unice ale companiei dvs.

Pe parcurs, vom discuta:

• Ceasuri de timp manuale.
• Ceasuri combinate manuale și de computer.
• Ceasuri de timp software.

De asemenea, vă vom arăta de ce o aplicație de programare cu un tracker integrat al orelor de lucru al angajaților este adesea cel mai bun ceas de timp pentru întreprinderile mici.

De ce un ceas de timp este esențial pentru întreprinderile de toate dimensiunile

1) Asigură o salarizare precisă

Salarizarea corectă este esențială pentru succesul afacerii tale și pentru implicarea membrilor echipei tale. Prea des, însă, acuratețea salarizării angajaților este redusă din cauza politicilor confuze, a erorilor umane sau a problemelor bancare.

Încorporarea unui ceas de timp în fluxul de lucru al afacerii dvs. reduce drastic probabilitatea de a vă confrunta cu aceste probleme.

Multe ceasuri de timp pentru angajați vă permit să programați politicile de salarizare în aparat în sine acesta – nu tu – trebuie să țină evidența variabilelor precum:

• Timpul vacanței
• Pauză plătită
• Fără apel, absență absentă
• Lucrări de schimbare
• Part-time vs. full-time

Permiterea ceasului dvs. de timp să adune toate aceste informații înseamnă că veți petrece mai puțin timp pe salarizare și mai mult timp pentru activități care vă îmbunătățesc afacerea în ansamblu.

Un ceas dedicat elimină, de asemenea, erorile costisitoare de calcul manual (care vă pot economisi până la 7% din costurile de salarizare) și se integrează cu ușurință cu automatizarea directă depunerea salariilor angajaților.

2) Vă avertizează asupra problemelor de prezență

Mo Primele ceasuri de timp modern vă permit să creați rapoarte bazate pe informațiile „punch in” și „punch out” înregistrate de ceasuri. Aceste rapoarte vă oferă o perspectivă asupra problemelor de prezență, cum ar fi:

• Absențe regulate, repetate (de exemplu, angajatul A sună bolnav trei vineri pe lună)
• Întârziere
• Pauze lungi
• Ceas timpuriu -ins
• Ceasuri târzii
• Acumularea neaprobată a orelor suplimentare

Controlul problemelor de prezență de acest fel vă poate economisi afacerea cu până la 21% din costurile anuale de salarizare. Aceasta reprezintă o economie semnificativă.

Un alt mod prin care un ceas de timp vă ajută cu probleme de prezență are legătură cu întreruperile fluxului de lucru care vă pot costa. Absențele (programate sau altele) perturbă progresul proiectelor dvs. și pot avea un impact semnificativ asupra productivității echipei dvs.

O suită de software pentru ceasul de timp vă poate alerta atunci când membrii echipei sunt absenți și vă poate ajuta să redistribuiți volumul de muncă în consecință.

În cele din urmă, un ceas de timp al angajaților împiedică problemele de prezență să afecteze moralul angajaților. Absențele obișnuite de la același angajat înseamnă că alți angajați mai fiabili trebuie să preia munca suplimentară.

Prea mult din acest lucru, iar angajații dvs. de încredere ar putea începe să se supere angajatului absent pentru că a fost plecat tot timpul, iar dvs. pentru că ați permis să se întâmple.

Informațiile generate de ceasul unui angajat vă pot ajuta să mențineți motivația ridicată.

3) Economisiți timpul și banii afacerii dvs.

Unul dintre principalele motive pentru care un ceas de timp este esențial pentru companiile de toate dimensiunile este că vă va ajuta să economisiți timp și bani.

În primul rând , va reduce timpul necesar procesării cardurilor de timp ale angajaților și va calcula salariul. În locul în care tu sau contabilul tău petreci ore întregi calculând ore lucrate, aplicând rețineri și calculând impozite, software-ul cu ceas de timp o face pentru tine. Timpul pe care îl economisiți poate fi apoi mai bine cheltuit cu activități care îmbunătățesc rezultatele economice ale companiei dvs.

Ceasurile de timp vă pot economisi și banii.Acestea fac acest lucru prin:

• Automatizarea colectării și calculului
• Reducerea erorilor
• Prevenirea fraudei cu cartele temporale
• Transferarea responsabilității de a ține evidența orelor de lucru către angajat

În plus față de aceste economii mari, un ceas dedicat pentru angajați reduce (sau chiar elimină) nevoia de articole consumabile scumpe, cum ar fi cardurile de timp și formularele de calcul.

Acestea ar putea să nu pară economii semnificative , dar pe termen lung, se pot adăuga cu adevărat.

4) Oferă informații în timp real despre costurile forței de muncă

Un lucru este să ai rapoarte exacte despre problemele de participare și alte forțe de muncă cheltuieli. Este un alt lucru în totalitate să ai informații în timp real despre toate variabilele care afectează modul în care afacerea ta urmărește timpul.

Un ceas de timp modern al angajaților oferă această perspectivă.

Cu ceasul de timp potrivit, nivelul de detaliu cu privire la costurile forței de muncă este uimitor. De exemplu, puteți vedea:

• Ce angajați și departamente vă costă cel mai mult în ore suplimentare
• Ce angajați, funcții și departamente utilizează cel mai mult timp pentru a finaliza o sarcină
• Cum se compară timpul de muncă al companiei dvs. și costul pe oră cu normele din industrie
• Cum se compară producția dvs. cu timpul petrecut la locul de muncă

Datele profunde precum aceasta împiedică ghicirea și estimarea și vă oferă un control mai strict asupra costurilor de producție și de forță de muncă.

5) Menține echitatea pentru toți angajații

Corectitudinea este o problemă majoră în afacerea dvs., chiar dacă nici dvs., nici angajații dvs. nu ați abordat sau exprimat vreodată aceasta.

Membrii echipei dvs. urmăresc cum faceți lucrurile și, dacă toată lumea este tratată corect, încrederea, responsabilitatea și plăcerea vor crește.

Adăugarea unui ceas de timp îi asigură pe angajați că nimeni va primi un tratament special – preferințele, prejudecățile și chiar prejudecățile sunt eliminate complet. Tot ce a mai rămas este datele reci și dure care îi pun pe toți pe un teren de joc egal.

La sfârșitul zilei, nimeni nu poate acuza ceasul de timp de necorespunzător și favoritism.

Avantajele adăugate ale unui ceas de timp software sau cloud-based

1) Îmbunătățește productivitatea

Urmărirea manuală și calcularea orelor de lucru ale echipei dvs. necesită mult timp din ziua dvs.

Trebuie să colectați cardurile de timp, să verificați exactitatea acestora și să introduceți toate datele în sistemul dvs. de salarizare. Acest lucru poate dura până la câteva ore (dacă nu chiar mai multe) în fiecare perioadă de plată.

O pierdere de timp de această magnitudine costă banii afacerii pe care s-ar putea să nu le permită.

Cu un un sistem integrat de urmărire a timpului, de înaltă calitate, bazat pe cloud, precum Sling, un proces care de obicei durează ore vă va lua doar minute. Acest lucru vă eliberează pentru a vă concentra asupra altor probleme de afaceri mai importante.

2) Elimină eroarea umană

Eroarea umană – atât a dvs., cât și a angajaților dvs. – este omniprezentă atunci când vine vorba de cronometru. în, ceasul și calculul tuturor acestor numere pentru salarizare.

Sistemele manuale de urmărire sunt pline de potențialul de eroare. Tu, managerul, trebuie să calculezi manual, să intabulezi și să introduci numerele pentru toți angajații tăi. Aceasta deschide ușa erorilor de tastare, erori matematice și chiar erori de citire care vă pot distruge calculele.

Și apoi există potențialul de erori de intrare / ieșire – accidentale sau intenționate – pentru angajații dvs. ‘parte, cum ar fi:

• Uitarea de a urmări
• Uitarea de a urmări
• Folosirea unui card greșit
• Punching într-un prieten, deși nu lucrează la lucru

Cu un ceas de timp bazat pe software și un sistem de gestionare a timpului, eroarea umană este aproape eliminată.

Software-ul stochează toate datele într-un singur loc, le întabulează și produce rapoarte pe care le puteți utiliza pentru a simplifica procesul de salarizare. Permiterea unui computer să facă treaba pentru dvs. reduce potențialul de erori care apar atunci când introduceți manual toate numerele.

În ceea ce privește angajații dvs., un sistem de ceas de timp bazat pe software face totul imposibil pentru să le facă greșeli atunci când intră și ies și elimină complet intrările false.

3) Garantează securitatea datelor angajaților dvs.

Când alegeți o oră bazată pe software ceas – sau chiar o combinație de ceas manual și computer – vă asigurați securitatea datelor angajaților dvs.

În primul rând, sistemele bazate pe computer salvează informații sensibile ale angajaților (cum ar fi adresa, numărul de securitate socială, rata de plată și ore lucrate) în format digital, mai degrabă decât într-un dulap fizic.

Cu măsurile de securitate potrivite, stocarea digitală este mult mai sigură decât copierea pe suport și împiedică hoții să acceseze înregistrări sensibile.

În al doilea rând, toate informațiile pertinente de care aveți nevoie pentru a procesa salarizarea pot fi găsite într-un singur loc. Nu mai căutați prin mai multe fișiere pentru a o găsi. Este la îndemână.

4) Vă oferă abilitatea de a vă gestiona echipa de la distanță

Un ceas de restaurant pe computer vă oferă posibilitatea de a vă gestiona echipa de la distanță.

Ca avantaj pentru managerii ocupați, acest factor este aproape de neînlocuit. Nu trebuie să fiți fizic la fața locului pentru a vă asigura că angajații dvs. ajung la timp, își lucrează întreaga tură și pleacă când ar trebui.

Cu un sistem modern de ceas, puteți decideți ce membru al echipei face ce, atribuiți-le sarcini și instrucțiuni specifice și țineți evidența progresului lor pe parcursul zilei.

Acum că am vorbit despre motivul pentru care afacerea dvs. are nevoie de un ceas de timp, să discutăm cele mai bune ceasuri pentru întreprinderile mici.

10 ceasuri pentru întreprinderile mici

Ceasurile pentru întreprinderile mici pot lua mai multe forme. De la ceasurile tradiționale care tipăresc timpul și expirarea pe un card de hârtie până la ceasurile biometrice de înaltă tehnologie care își stochează datele în cloud, există o soluție pentru fiecare afacere. Vom începe cu cele mai elementare: ceasul manual.

1) Ceasul manual

Sursă: Lathem.com

Cea mai simplă și mai răspândită soluție pentru întreprinderile mici este ceasul manual. Indiferent dacă alegeți un model analogic sau un model digital, conceptul este același: angajații folosesc cărți groase de hârtie pentru a „trage” și „a trage”. Ceasul tipărește ora respectivă.

Ceasurile manuale sunt de mult timp și sunt ușor de utilizat de angajați. Dar este nevoie de o cantitate mare de muncă pe partea din spate.

Trebuie să colectați cardurile, să transferați datele către un alt program și apoi să calculați orele de lucru și salariile angajaților.

Acest sistem lasă loc semnificativ pentru erori. De aceea, o suită de planificare a instrumentelor cu un ceas de timp integrat, precum Sling, este adesea cea mai bună soluție pentru întreprinderile mici. Vom discuta despre beneficiile acestui instrument de gestionare a angajaților într-o secțiune ulterioară.

2) Amano Atomic Time Clock

Sursă: Amano.com

Amano Pix-75 este o altă soluție de ceas de timp manuală pentru întreprinderile mici. Are un afișaj digital mare, ușor de citit și o fereastră de imprimare iluminată, transparentă, pentru o aliniere și ștampilare precise.

Alte caracteristici includ:

• Sincronizarea ceasului atomic.
• Stil de tipar militar sau obișnuit.
• Tipărire de minute, sutimi și zecimi pentru calcul precis.
• 13 mesaje prestabilite, cum ar fi trimise, arhivate și primite.

La fel ca ceasul analogic menționat mai sus, această unitate implică o activitate substanțială de back-end. De exemplu, va trebui să verificați dacă angajații dvs. au lucrat în conformitate cu programul lor de schimb.

Funcția de ceas de timp de la Sling este integrată în programul de programare, astfel încât să puteți confirma rapid și ușor că toată lumea a lucrat corespunzător. schimbări.

3) Acroprint BioTouch Time Clock

Sursă: AcroPrintStore.com

Ceasul de timp Acroprint BioTouch este o soluție unică care oferă atât caracteristici manuale, cât și software. Datele și setările pot fi transferate între ceas și computer cu ajutorul unei unități USB.

Angajații pot intra și ieși folosind amprentele digitale, un cod PIN sau o insignă de proximitate RFID sau fob. Alte caracteristici includ:

• Cazare pentru până la 500 de angajați.
• Depozitare pentru până la 200.000 de tranzacții.
• Posibilitatea de a afișa cinci schimburi (inclusiv peste noapte).
• Tipăririle timpurii și târzii imprimate într-o altă culoare pentru un calcul ușor.
• Acces la fișierele care utilizează Microsoft Excel pe computerul dvs.

Salarizare, verificarea programului, iar captarea datelor este mai ușoară cu această soluție datorită compatibilității USB și integrării software ușoare.

Dar această opțiune încă nu oferă instrumentele necesare pentru a eficientiza pe deplin programarea, urmărirea orelor și procesele de salarizare precum funcțiile de ceas și schimbări oferite de Sling.

4) Pictogramă RTC-1000

Sursă: IconTime.com

Ceasul orar Icon RTC-1000 este o altă combinație de instrumente manuale / software care pot fi benefic atât pentru întreprinderile mari, cât și pentru cele mici.

Folosind un număr de identificare care poate fi reglat de la trei la nouă cifre, angajații pot intra, ceasul și vizualiza numărul de ore pe care le-au lucrat în fiecare zi sau săptămână.

Managerii pot stabili chiar perioade de plată unice, cum ar fi săptămânal, bisăptămânal, semestrial și lunar pentru un calcul ușor al salariilor. Alte caracteristici includ:

• Trei niveluri de ore suplimentare: zilnic, săptămânal, zi consecutivă (adică, ore suplimentare din California).
• Pauză plătită, deducerea prânzului și urmărirea orelor de sărbătoare.
• Alerte personalizate care vă permit să monitorizați și să controlați orele suplimentare și prezența neautorizate.
• Urmărire până la 250 de angajați.
• Exportul de date în formatele ADP, CSV și API.

Aceste combinații de ceasuri de timp manuale / software sunt din ce în ce mai aproape de a deveni o adevărată soluție de economisire a timpului, dar încă nu sunt încă acolo.

5) FingerTec

Sursă: FingertecUSA.com

FingerTec TA200 Plus este un ceas de timp bazat pe software care vă permite să gestionați datele despre ora de lucru a angajaților rapid și eficient prin intermediul software-ului încărcat pe desktop, laptop sau dispozitiv mobil.

FingerTec TA200 Plus poate fi utilizat și pentru a preveni accesul neautorizat la zonele restricționate. Alte caracteristici includ:

• Afișaj pe ecran tactil.
• Posibilitatea de a transmite mesaje către toți utilizatori.
• Afișare pe ecran a mesajelor private scurte pentru un singur utilizator.
• Coduri de lucru configurabile care permit utilizatorii trebuie să introducă motive de intrare / ieșire.
• 10.000 de angajați de utilizator.

Capacitatea utilizatorului ar putea să nu fie o considerație pentru majoritatea întreprinderilor mici, dar va rămâne afacerea dvs. „mică” pentru totdeauna? Nu ar fi frumos să aveți capacitatea de a vă extinde soluția de ceas de timp pentru orice număr de utilizatori? mult, este încă limitat. Vă poate dura ceva timp să ajungeți la 10.000 de angajați în mai multe locații, dar ce se întâmplă după aceea?

Cel mai bun ceas de timp pentru întreprinderile mici (sau întreprinderile mari, de altfel) ar trebui să permită un număr nelimitat de angajați.

Sling face asta. Nu vă mai faceți griji dacă noul dvs. angajat va depăși limita maximă de utilizatori. Nu puteți pune un preț pe liniștea sufletească.

6) Icon TotalPass Proximity Time Clock

Sursă: IconTime.com

Ceasul de timp Icon TotalPass folosește senzori de proximitate pentru a înregistra prezența angajaților de la distanță. Angajații își flutură pur și simplu insigna pe fața unității pentru a intra și ieși.

Icon TotalPass acceptă, de asemenea, PIN-uri și chiar date biometrice (cu un supliment opțional).

Icon TotalPass se conectează la sistemul computerului dvs. prin USB, rețea locală sau Wi -Fi pentru a înregistra informații de intrare pentru până la 500 de angajați. Puteți conecta până la 32 de ceasuri de timp prin LAN, WAN, VPN sau internet pentru o mai mare flexibilitate și utilitate.

Acest lucru oferă proprietarilor de afaceri un instrument eficient pentru a optimiza performanța. Unitățile sunt autonome și sunt proiectate pentru întreprinderi mici și includ tot software-ul de care aveți nevoie încorporat în dispozitiv. Asta înseamnă că nu va mai trebui niciodată să instalați software.

Ceasurile de timp detectează chiar instantaneu rețelele Wi-Fi la pornire, permițându-vă să vă conectați în câteva secunde.

În plus, software-ul TotalPass include opțiuni de raportare ușor de rulat și modificați. Iar tehnologia de autoînscriere permite angajaților să introducă informații despre utilizatori fără ajutorul unui manager.

7) Ceasul de timp și timbrul documentului Pyramid 3500

Sursă: PyramidTimeSystems.com

Dacă trebuie să ștampilați documente, precum și carduri de timp, ceasul de timp Pyramid 3500 & Ștampila documentului poate fi soluția pe care o căutați.

Ceasul de 3500 & Ștampila documentului ține evidența a costurilor postului; înregistrează timpul și prezența angajaților; și ștampilează data, ora și până la 14 opțiuni de mesaje preprogramate pe documentele sensibile la timp, cum ar fi

• Mesaje primite
• Jurnalele de prezență
• Documentele legale
• Înregistrări
• Fișiere

Modelul 3500 oferă, de asemenea, un card de încărcare laterală și un flux de documente pentru a se potrivi orientării de imprimare din stânga sau din dreapta.

Iar funcția de reglare automată a timpului înseamnă că nu trebuie să resetați ceasul pentru câteva luni scurte, ani bisecți sau ora de vară.

8) UPunch HN3000

Sursă: uPunch.com

UPunch HN3000 este proiectat cu mici afaceri în minte. Cu o capacitate standard de șase pumni pe zi, acest ceas de timp este un mod accesibil și precis de a urmări pumnii și prezența angajaților.

Puteți utiliza uPunch ca un ceas de timp autonom sau să-l conectați la software-ul lor bazat pe cloud pentru o soluție și mai ușoară la urmărirea orelor și producerea de rapoarte.

UPunch HN3000 identifică instantaneu angajații întârziați, marcându-și timpul de punch-in cu roșu. În acest fel, veți ști dintr-o privire cine a ajuns la timp și cine a întârziat.

Puteți programa până la 12 alarme în fiecare zi pentru a indica orele de pauză și masă sau pentru a anunța sfârșitul zilei de lucru.

Și cu opțiunea de a introduce manual cardul de timp al angajaților date într-un cont online gratuit care este accesibil de pe orice dispozitiv conectat la internet, aveți puterea de a lucra oriunde, oricând, doar cu un singur clic.

După ce ați terminat de introdus datele cardului de timp, puteți utiliza rapoartele avansate privind perioada de plată, urmărirea zilnică și săptămânală a orelor suplimentare și posibilitatea de a exporta în sisteme de salarizare pentru a vă simplifica activitățile de urmărire a timpului.

9) Lathem FR650

Sursă: Lathem.com

Lathem FR650 utilizează o tehnologie de recunoaștere facială infailibilă pentru a identifica angajații fără a fi nevoie de PIN-uri, numere de identificare sau ecusoane RFID care pot fi uitate sau pierdute.

Angajații stau pur și simplu în fața unității și așteaptă câteva secunde ca fețele lor să fie scanate. Computerul face restul. Alte caracteristici includ:

• Alternativă igienică, fără atingere, la cititoarele de amprente.
• Asistență pentru 500 de angajați.
• Posibilitatea de a conecta la software-ul desktop pentru editare și raportare
• Protecție împotriva verificării frauduloase informații și verificări.

Recunoașterea facială este o caracteristică unică, dar este absolut necesară pentru afacerea dvs. mică? Probabil ca nu. Lathem FR650 simplifică back-end-ul atunci când vine vorba de calculul orelor de lucru ale angajaților, dar nu face nimic pentru a reduce timpul petrecut în programare și verificarea faptului că angajații au lucrat când trebuia.

O singură soluție ajută programați angajații, le urmăriți programul de lucru și pregătiți toate aceste informații pentru salarizare.

Cel mai bun ceas pentru întreprinderile mici este sling

Ceasurile de pe această listă sunt bune în ceea ce privește o fac, dar niciunul dintre ei nu îți ușurează viața de muncă decât Sling Sling este conceput ca un sistem de management al angajaților cu servicii complete. Cu instrumente puternice pentru programare, urmărirea orelor de lucru și calculul salariilor, Sling este cu adevărat soluția dvs. unică pentru gestionarea unui angajat sau a unui milion (sau mai mulți) de angajați.

Sling are cinci caracteristici principale:

• Shifts.
• Time Clock.
• Mesaje.
• Newsfeed.
• Sarcini.

Funcția Sling Shifts conține toate instrumentele intuitive și de economisire a timpului la care v-ați aștepta de la o aplicație dedicată programării.

Sling AI oferă îndrumări, sugestii și solicitări și disponibilitate minute de minute. Sling vă anunță chiar dacă ați suprapus schimburile unui angajat sau ați rezervat-o de două ori.

Funcția Sling Time Clock permite angajaților dvs. să intre și să iasă din schimbul lor la un computer central, sau chiar chiar de la telefoane.

Îți face griji în legătură cu programarea timpurie? Configurați un gard geografic pentru a împiedica angajații să pătrundă și să iasă înainte de a se face.

Sling Messages and Newsfeed caracteristicile fac colegii de comunicare o briză. Nu trebuie să vă bazați pe apeluri telefonice, e-mail sau altă aplicație terță parte pentru a rămâne în contact.

Puteți comunica direct cu angajații (și angajații dvs. pot comunica cu dvs.) pe Sling prin notificări push și diverse categorii de mesagerie. Puteți chiar să partajați fișiere, fotografii, videoclipuri și linkuri cu toată lumea sau cu o singură persoană.

Aceasta este o comunicare puternică care nu vă va ține legat de birou toată ziua.

Funcția Sling Tasks vă permite să atribuiți lucrări unor persoane sau grupuri și să urmăriți progresul acestora.

Activitățile vă permit să creați liste de sarcini și să le partajați după nume, grup, locație sau poziție. Puteți chiar să stabiliți datele scadente și să trimiteți mementouri pe măsură ce se apropie termenele limită.

Sling este cu adevărat o soluție de gestionare a angajaților de la început la sfârșit. Trece dincolo de orice ceas orar pentru întreprinderile mici, rezolvând problemele care vă afectează angajații în fiecare zi.

Opriți încercarea de a face ca mai multe programe de planificare, de urmărire a timpului și de salarizare să funcționeze împreună. Obțineți singura aplicație care face totul. Ia Sling.