Por Tyler Nicely em 17 de janeiro de 2020
Neste artigo:
- O que é um recibo de aluguel?
- Por que você deve usar um recibo de aluguel?
- Como escrever um recibo de aluguel
- Como enviar um recibo de aluguel
- Recibos de aluguel para pagamentos eletrônicos
Se seus inquilinos pagarem o aluguel enviando um cheque pelo correio ou entregando-o diretamente a você, eles podem pedir um recibo do aluguel. O pagamento do aluguel é igual a qualquer outra transação financeira ou de varejo, e fornecer recibos é uma boa prática comercial. Metade (50%) dos locatários entrega o aluguel pessoalmente * – portanto, ter um registro escrito de cada pagamento ajudará você e seu locatário a controlar suas finanças. Você mesmo pode criar um modelo de recibo de aluguel ou fazer o download de nosso modelo gratuito.
O que é um recibo de aluguel?
Um recibo de aluguel é um documento que prova que um proprietário ou gerente de propriedade recebeu o pagamento do aluguel do inquilino. Um recibo de aluguel mensal deve ser enviado depois que o inquilino paga sua fatura de aluguel.
Um recibo de aluguel é mais comumente usado para:
- Pagamentos em dinheiro
- Cheque pagamentos
- ordens de pagamento
Como funciona um recibo de aluguel
Aqui estão as etapas para a emissão de recibos de pagamento mensal ou único de inquilino:
- O proprietário cobra o pagamento.
- O proprietário escreve e assina o recibo.
- Tanto o proprietário quanto o inquilino mantêm uma cópia do recibo do aluguel para seus registros.
Você deve dar um recibo aos inquilinos para depósitos de segurança ou aluguel do animal de estimação?
Como um proprietário, você deve comprovar todos os pagamentos do inquilino. Quando um contrato de arrendamento é assinado e o animal de estimação ou depósitos de segurança são pagos, um recibo deve ser emitido. Se você cobrar aluguel de animal de estimação ou outras taxas mensais, eles podem ser incluídos no seu recibo de aluguel, desde que sejam todos pagos ao mesmo tempo. Para pagamentos não mensais, você usará um formato diferente de recibo de aluguel, como um recibo de depósito de segurança.
Por que você deve usar um recibo de aluguel?
Um recibo de aluguel deve ser usado pelo proprietário ou gerente da propriedade para agilizar a forma como os pagamentos são rastreados à medida que são recebidos. Os recibos de aluguel também fornecem ao inquilino o comprovante de pagamento, para que ele possa controlar suas finanças .
Aqui estão algumas razões pelas quais você deve sempre emitir um recibo de aluguel:
1. Os recibos de aluguel criam uma trilha de papel para pagamentos em dinheiro
Você pode não aceitar dinheiro, e tudo bem, basta incluir a cláusula no seu contrato de aluguel. Mas se você fizer isso, um recibo de aluguel mostra o comprovante de pagamento dos fundos que de outra forma não poderiam ser rastreados. Se você for auditado, precisará de uma maneira de documentar seus depósitos de aluguel. O mesmo se aplica a pagamentos feitos por ordem de pagamento, que mais proprietários estão dispostos a aceitar.
2. Os recibos de aluguel podem ser exigidos pela cidade ou estado
Vários estados exigem que os proprietários forneçam um recibo mediante solicitação, portanto, verifique as leis locais. Os estatutos variam, com alguns estados exigindo um recibo para todas as formas de pagamento e outros exigindo recibos apenas para dinheiro ou ordens de pagamento. Mas mesmo se você não tiver uma obrigação legal, fornecer um recibo de aluguel mediante solicitação é uma boa prática comercial.
3. Os recibos de aluguel simplificam sua manutenção de registros
Seu negócio de locador é apenas isso – um negócio. E a contabilidade é uma parte importante de qualquer negócio, especialmente quando as transações financeiras são tão grandes quanto o pagamento do aluguel mensal. Independentemente de você fazer sua contabilidade usando um software específico para aluguel, uma planilha de receitas e despesas de aluguel ou arquivos de papel, você precisará manter uma cópia do recibo de aluguel do proprietário em papel ou formato digital para cada pagamento que o inquilino fizer.
4. Os recibos do aluguel ajudam a minimizar as disputas
Se um inquilino afirma ter feito um pagamento do aluguel que você nunca recebeu, um recibo do aluguel – ou a falta dele – contará a história. Se qualquer problema relacionado ao aluguel aumentar, ter um registro claro dos pagamentos recebidos também pode aumentar sua credibilidade e apoiar seu caso.
Se você estiver preocupado, um inquilino usará um recibo de aluguel para reclamar que o aluguel foi pago quando um cheque for devolvido, não se preocupe:
- Os recibos de aluguel não protegem os seguranças de cheques.
- O cheque devolvido é prova suficiente de que o pagamento não era válido.
Como proprietário, você deve manter uma cópia do recibo do aluguel para seus registros e documentar o detalhes em um sistema de rastreamento de pagamento. Isso o ajudará a controlar os atrasos nos pagamentos, cheques devolvidos, pagamentos perdidos e outros problemas.
Como escrever um recibo de aluguel
Nosso modelo de recibo de aluguel fácil de usar fornece tudo você precisa criar recibos para pagamentos de inquilinos.Ao redigir um recibo de aluguel, você deve incluir:
- A data em que o pagamento foi recebido
- O nome completo do inquilino
- O nome completo de qualquer outra pessoa quem fez o pagamento em nome do inquilino
- O nome do senhorio ou administrador da propriedade que recebe o pagamento
- O endereço do imóvel alugado e o número da unidade
- O aluguel valor do pagamento e quaisquer outros pagamentos, como serviços públicos ou aluguel de animais de estimação
- O método de pagamento
- O período de pagamento do aluguel (por exemplo, 1-31 de maio de 2019)
- O saldo mensal restante e quaisquer taxas atrasadas, se aplicável
Assim que o pagamento for processado, você deve assinar e datar o recibo de aluguel para impressão.
Aqui está um exemplo de recibo de aluguel :
Este recibo de aluguel de amostra grátis (que você pode baixar por meio do botão verde na parte superior do artigo) é um documento personalizável, para que você possa digitar as informações em vez de imprimi-lo e escrevê-lo à mão os detalhes. Isso torna mais fácil evitar erros e você pode até enviar ao seu inquilino o recibo preenchido do pagamento do aluguel por e-mail para garantir a entrega.
Como enviar um recibo do aluguel
Existem alguns formas de enviar um recibo de aluguel:
- Imprima e entregue pessoalmente ao inquilino.
- Imprima e envie o recibo ao inquilino.
- Email recibo do aluguel pago ao inquilino em formato PDF.
Recibos de aluguel para pagamentos eletrônicos
Embora os recibos de aluguel sejam tradicionalmente usados para pagamentos em dinheiro, cheque ou ordem de pagamento, 57% dos locatários preferem pagar online * – e criando os recibos de aluguel ainda são importantes para a contabilidade e os registros do inquilino. Se o inquilino pagar aluguel online, você pode enviar um recibo de pagamento de aluguel tradicional ou eletrônico. Com o Zillow Rental Manager, você pode:
- Coletar aluguel de maneira fácil e segura usando ACH, débito ou crédito – é gratuito para você e gratuito para o seu inquilino se ele optar por pagar usando ACH.
- Configure pagamentos e lembretes automáticos para seu inquilino.
- Receba notificações quando um inquilino iniciar um pagamento.
