Aby odnieść sukces w dziedzinie zarządzania projektami, umiejętność oszacowania kosztu projektu jest istotny. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, który został rzucony na głęboką wodę i ma trudności z wymyśleniem dokładnych, realistycznych szacunków, pomocne jest pełne zrozumienie dwóch najważniejszych wskaźników szacunkowych, które możesz od razu zacząć stosować do swoich projektów: ROM i Definitive.

Kierownik projektu może pomóc w przygotowaniu dokładniejszych szacunków; na początek ważne jest, aby przy obliczaniu kosztów uzyskać poprawne dane wejściowe. Niektórzy kierownicy projektów używają danych historycznych przy obliczaniu kosztu projektu; chociaż może to zadziałać w pewnych sytuacjach, w dłuższej perspektywie doprowadzi to do większych różnic w szacowanych i końcowych kosztach.

Naucz się realizować projekty transformacji ery cyfrowej i osiągaj doskonałe wyniki w dziedzinie zarządzania projektami ze szkoleniem Simplilearn z zarządzania projektami.

Zasadniczo istnieją dwa sposoby oszacowania kosztu projektu. Jedną z najczęściej stosowanych technik jest oszacowanie ROM lub oszacowanie przybliżonego rzędu wielkości. Innym sposobem oszacowania kosztu projektu jest użycie ostatecznego oszacowania.

Sposób szacowania kosztów jest różny w obu metodach i ważne jest, aby każdy specjalista od zarządzania projektami zrozumiał, w jaki sposób oba te szacunki praca. W zależności od zastosowanej metody firma będzie miała mniejszą lub większą tolerancję na odchylenia od oszacowania.

Przyjrzyjmy się bliżej tym dwóm technikom.

Czy jesteś profesjonalista, który aspiruje do roli kierownika projektu? Spróbuj odpowiedzieć na te pytania przygotowujące do praktyki PMP i oceń siebie.

Co to jest oszacowanie ROM?

Oszacowanie ROM jest generalnie zakończone w jednej z pierwszych faz projektu. Ogólnie rzecz biorąc, gdy firma lub firma chce uzupełnić koszt ROM, szuka numeru Ballpark zamiast dokładnej liczby.

Różnica między szacowanymi i rzeczywistymi kosztami z oszacowaniem ROM może łatwo wynosić plus lub minus pięćdziesiąt procent. Każdy, kto przygotowuje oszacowanie ROM, powinien upewnić się, że wskazał, że dokładność oszacowania może się znacznie różnić, zwłaszcza jeśli jest na wczesnych etapach projektu.

Jak przygotować oszacowanie ROM?

Chociaż istnieje bardziej akceptowana odmiana oszacowania ROM, nadal ważne jest, aby specjalista ds. zarządzania projektem ukończył pracę, aby oszacowanie było jak najbardziej dokładne. Istnieją granice tego, co jest akceptowalne w odniesieniu do wahań cen.

Często projekty są realizowane w ciągu kilku lat. Prognozowanie i wykreślanie kosztów surowców lub robocizny na przestrzeni wielu lat może być trudne. Istnieją jednak znane dane wejściowe, które kierownik projektu z pewnością poprawi. Z reguły im dłuższy horyzont czasowy projektu, tym większa możliwa zmiana ostatecznej ceny.

Na przykład, jeśli ktoś oszacował budowę nowego domu na 200 000 USD, a ostateczny koszt wynosił 1 000 000 USD, poziom zmienności byłby nie do przyjęcia. Podczas przygotowywania szacunków kosztów przy użyciu tej metody, najważniejszym aspektem jest prawidłowe ustalenie znanych czynników.

Narzędzia do szacowania ROM

Na rynku dostępnych jest kilka przydatnych narzędzi, które pomagają kierownikom projektów podać prawdopodobne szacunki ROM. SEER to interoperacyjny pakiet produktów, który może pomóc kierownikom projektów na wielu etapach, w tym rozwiązania programowe, które pomagają zarówno w przypadku ROM, jak i ostatecznych szacunków.

Istnieją również szablony ROM, takie jak ten od Doctonic, które pomogą zmapować wszystkie zmienne do wzięcia pod uwagę.

Co to jest ostateczne oszacowanie?

Ostateczne oszacowanie bardzo różni się od oszacowania ROM. Po pierwsze, akceptowany poziom rozbieżności między przewidywanymi kosztami a ostatecznymi kosztami wynosi zwykle -10% do + 10%. Firma lub klient, który żąda ostatecznej wyceny, zwykle ma znacznie mniej miejsca na błędy niż firma, która zaakceptuje ceny ROM.

Każdy, kto wystarczająco długo zajmował się zarządzaniem projektami, wie, jak trudne może być przygotowanie ostatecznej wyceny w przypadku długiego lub złożonego projektu. Oznacza to, że osoba przygotowująca kosztorys projektu przy użyciu ostatecznego oszacowania musi przeprowadzić znaczną ilość badań, aby uzyskać tak niskie odchylenie.

Ostateczne oszacowanie może również okazać się nieprawidłowe, ponieważ prawdopodobnie opiera się na kilku założeniach, w tym czynnikach niezależnych od kogokolwiek. Zmiana szacunków jest akceptowanym faktem, a jedynym sposobem przeciwdziałania niepewności szacunków jest ich regularna aktualizacja – im więcej niepewności, tym częściej trzeba je przeglądać. Tylko w ten sposób można ograniczyć ryzyko. PMBOK nazywa to „planowaniem fali toczącej się”.”

Jak przygotować ostateczne oszacowanie?

Metoda przygotowania ostatecznego oszacowania musi być bardziej szczegółowa niż oszacowanie ROM. Ponadto przy przygotowywaniu ostatecznych szacunków muszą istnieć solidniejsze dane. Firma lub firma nie może oczekiwać, że dokładne ostateczne oszacowanie zostanie przygotowane, jeśli nie zostaną dostarczone odpowiednie punkty danych. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dokumenty kontraktowe i zakres prac, które są dostarczane w celu poparcia roszczeń szacunkowych. Ostateczne oszacowanie należy przygotować na podstawie w pełni zaprojektowanych planów z różnymi scenariuszami, które można przewidzieć.

Należy wyszczególnić wszelkie bezpośrednie koszty związane z projektem, takie jak materiały budowlane i robocizna w domu. W ostatecznym oszacowaniu, które może obejmować kierownika projektu, w przypadku zmiany warunków rynkowych, należy również uwzględnić sytuację awaryjną. Aby skorzystać z przykładu budowy domu, jeśli cena cegieł nagle wzrośnie o pięćdziesiąt procent, nie byłoby rozsądne, aby szacowany koszt cegieł w domu był taki sam jak ostateczny koszt. Aby pomóc zmniejszyć wpływ tej sytuacji, koszty pośrednie powinny być również ujęte w budżecie w projekcie.

Czy nie możesz się doczekać, aby zaznaczyć swoją obecność w obszarze Zarządzanie projektem? Jeśli tak, zarejestruj się teraz w Programie podstawowym zarządzania projektami i zbliż się o krok do celu zawodowego!

Narzędzia do ostatecznych szacunków

Wiele firm oferuje szablony i kalkulatory pomagające w ostatecznym oszacowaniu. Smartsheet oferuje szablon jako dodatek do pomocnego przewodnika po szacowaniu kosztów projektu.

Zasadniczo ważne jest, aby zrozumieć, że oszacowanie jest tak dobre, jak wprowadzone dane wejściowe. Wszelkie dzikie wahania kosztów rynkowych lub odchylenia od planu mogą i będą skutkować mniej dokładne.

Jak obliczyć odchylenie dla tych szacunków?

Jako kierownik projektu ważne jest, aby móc dokładnie uwzględnić odchylenie. Jeśli szacowany koszt projektu wynosi 200 000 USD, a rzeczywisty koszt projektu wyniesie 250 000 USD, odchylenie w dolarach wynosi 50 000 USD. Jednak to, co naprawdę ma znaczenie, to zmienność procentowa. W tym przypadku weźmiemy różnicę w wysokości 50 000 USD i podzielimy ją przez szacowany koszt projektu wynoszący 200 000 USD. W tym prostym przykładzie różnica kosztów wyniosłaby 25%. Byłoby to do przyjęcia dla oszacowania ROM – ale nie dla ostatecznego oszacowania.

Zasadniczo ważne jest, aby zrozumieć, że oszacowanie jest tak dobre, jak wprowadzone dane wejściowe. różnice w kosztach rynkowych lub odchylenia od planu mogą i spowodują, że szacunki będą mniej dokładne.

Wniosek

Oszacowanie ROM i ostateczne oszacowanie działają inaczej pod względem zakresu i szczegółowości. Klient lub firma, która prosi o wycenę ROM, będzie miała zupełnie inny zestaw oczekiwań niż ta, która prosi o ostateczną wycenę. Zrozumienie różnic między kosztami ROM, cenami ROM, oszacowaniem ROM i oszacowaniem ostatecznym jest kluczowym pierwszym krokiem podczas opracowywania zakresu projektu.

Każde ostateczne oszacowanie powinno zawierać zakres prac i szczegółową listę kosztów, które zostały poniesione w ramach projektu. W przeciwieństwie do szacunków ROM, firma prawdopodobnie nie będzie tolerować ani akceptować dużych odchyleń od szacowanych i ostatecznych kosztów. Wreszcie, jako kierownik projektu, ważne jest, aby określić oczekiwania dotyczące dokładności różnych metod szacowania. Firma powinna zrozumieć, że oszacowanie ROM nie będzie tak dokładne, jak ostateczne.