Tyler Nicely, 17 stycznia 2020 r.
W tym artykule:
- Co to jest pokwitowanie czynszu?
- Dlaczego warto korzystać z pokwitowania czynszu?
- Jak napisać pokwitowanie czynszu
- Jak wysłać pokwitowanie czynszu
- Rachunki czynszu dla płatności elektronicznych
Jeśli lokatorzy płacą czynsz, wysyłając czek pocztą lub dostarczając go bezpośrednio do Ciebie, mogą poprosić o pokwitowanie czynszu. Opłata czynszu jest taka sama, jak każda inna transakcja finansowa lub detaliczna, a przedstawianie paragonów jest dobrą praktyką biznesową. Połowa (50%) najemców dostarcza czynsz osobiście * – więc posiadanie pisemnego zapisu każdej płatności pomoże Tobie i Twojemu najemcy kontrolować swoje finanse. Możesz samodzielnie utworzyć szablon paragonu czynszu lub pobrać nasz darmowy szablon.
Co to jest pokwitowanie czynszu?
Paragon czynszu to dokument potwierdzający, że wynajmujący lub zarządca nieruchomości otrzymał opłatę czynszową od najemcy. Miesięczny rachunek za czynsz powinien być wysyłany po opłaceniu przez najemcę faktury za czynsz.
Paragon czynszu jest najczęściej używany do:
- Płatności gotówkowe
- Płatności czekiem
- Przekazy pieniężne
Jak działa pokwitowanie czynszu
Oto kroki, aby wystawiać miesięczne lub jednorazowe pokwitowania płatności najemcy:
- Wynajmujący pobiera płatność.
- Wynajmujący pisze i podpisuje rachunek.
- Zarówno właściciel, jak i najemca przechowują kopię paragonu czynszu ich zapisy.
Czy powinieneś wystawiać najemcom pokwitowanie wpłaty kaucji lub czynszu za zwierzę?
Jako właściciel powinieneś udokumentować wszystkie płatności najemców. Po podpisaniu umowy najmu i wpłaceniu kaucji za zwierzę lub kaucji należy wystawić paragon. Jeśli pobierasz czynsz za zwierzę lub inne miesięczne opłaty, można je uwzględnić na pokwitowaniu czynszu, o ile wszystkie są opłacane w tym samym czasie. W przypadku płatności nie miesięcznych użyjesz innego formatu pokwitowania wynajmu, takiego jak pokwitowanie kaucji.
Dlaczego powinieneś używać pokwitowania czynszu?
Wynajmujący lub zarządca nieruchomości powinien korzystać z pokwitowania czynszu, aby usprawnić sposób śledzenia płatności w momencie ich wpływania. Pokwitowania czynszu stanowią również dowód wpłaty najemcy, aby mógł śledzić swoje finanse .
Oto kilka powodów, dla których zawsze powinieneś wystawiać pokwitowanie czynszu:
1. Potwierdzenia czynszu tworzą papierowy ślad dla płatności gotówkowych
Możesz nie akceptować gotówką i to w porządku, po prostu uwzględnij postanowienie w umowie najmu. Ale jeśli to zrobisz, pokwitowanie czynszu zawiera dowód wpłaty środków, których w innym przypadku nie można śledzić. Jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi, będziesz potrzebować sposobu na udokumentowanie swoich depozytów za wynajem. To samo dotyczy płatności przekazem pocztowym, które więcej właścicieli jest skłonnych zaakceptować.
2. Miasto lub stan może wymagać pokwitowania czynszu.
Kilka stanów wymaga od właścicieli pokwitowanie na żądanie, więc sprawdź lokalne przepisy. Ustawy są różne, przy czym niektóre stany wymagają pokwitowań dla wszystkich form płatności, a inne wymagają pokwitowań tylko w przypadku gotówki lub przekazów pieniężnych. Ale nawet jeśli nie masz obowiązku prawnego, okazanie pokwitowania czynszu na żądanie jest dobrą praktyką biznesową.
3. Pokwitowania czynszu upraszczają prowadzenie dokumentacji
Twoja firma wynajmująca jest tylko to – biznes. Księgowość jest ważną częścią każdej firmy, zwłaszcza gdy transakcje finansowe są tak duże, jak miesięczne opłaty za czynsz. Niezależnie od tego, czy prowadzisz księgowość za pomocą oprogramowania przeznaczonego do wynajmu, arkusza kalkulacyjnego przychodów i wydatków z najmu, czy też plików papierowych, musisz zachować kopię paragonu czynszu od właściciela w formie papierowej lub cyfrowej dla każdej płatności dokonywanej przez najemcę.
4. Paragony czynszu pomagają zminimalizować spory
Jeśli najemca twierdzi, że zapłacił czynsz, którego nigdy nie otrzymałeś, dowód czynszu – lub jego brak – opowie historię. W przypadku eskalacji jakichkolwiek problemów związanych z czynszem posiadanie jasnego rejestru otrzymanych płatności może również zwiększyć Twoją wiarygodność i wesprzeć Twoją sprawę.
Jeśli martwisz się, najemca użyje paragonu czynszu, aby zażądać zapłaty czynszu po odbiciu czeku nie martw się:
- Paragony czynszu nie chronią właścicieli czeków.
- Zwrócony czek jest wystarczającym dowodem na to, że płatność nie była ważna.
Jako wynajmujący powinieneś zachować kopię paragonu czynszu i udokumentować szczegóły w systemie śledzenia płatności. Pomoże Ci to śledzić opóźnienia w płatnościach, odesłane czeki, nieodebrane płatności i inne problemy.
Jak napisać pokwitowanie czynszu
Nasz łatwy w użyciu szablon pokwitowania czynszu zawiera wszystkie musisz utworzyć pokwitowania płatności najemców.Pisząc pokwitowanie czynszu, należy podać:
- Datę otrzymania płatności
- Imię i nazwisko najemcy
- Imię i nazwisko innej osoby kto dokonał płatności w imieniu najemcy
- Nazwisko wynajmującego lub zarządcy obiektu otrzymującego płatność
- Adres wynajmowanej nieruchomości i numer lokalu
- Czynsz kwota płatności i wszelkie inne płatności, takie jak opłaty za media lub czynsz za zwierzę
- Sposób płatności
- Okres płatności za wynajem (np. 1-31 maja 2019 r.)
- Pozostałe saldo miesięczne i ewentualne opłaty za opóźnienia, jeśli dotyczy
Po przetworzeniu płatności należy podpisać i opatrzyć datą pokwitowanie czynszu do wydrukowania.
Oto przykład pokwitowania czynszu :
Ten bezpłatny przykładowy rachunek za wypożyczenie (który można pobrać za pomocą zielonego przycisku u góry artykułu) jest dokumentem, który można dostosować, dzięki czemu można wpisać informacje, zamiast drukować je i pisać odręcznie szczegóły. Ułatwia to uniknięcie błędów, a nawet możesz wysłać najemcom e-mail wypełnione pokwitowanie płatności czynszu, aby zapewnić dostawę.
Jak wysłać pokwitowanie czynszu
Jest kilka sposoby wysyłania pokwitowania czynszu:
- Wydrukuj i dostarcz osobiście do najemcy.
- Wydrukuj i wyślij najemcy pokwitowanie.
- E-mail pokwitowanie opłaconego czynszu najemcy w formacie PDF.
Rachunki za czynsz za płatności elektroniczne
Chociaż pokwitowania czynszu są tradycyjnie wykorzystywane do płatności gotówką, czekiem lub przekazem pocztowym, 57% najemców woli płacić online * – i tworząc wpływy z czynszu są nadal ważne dla księgowości i ewidencji lokatora. Jeśli najemca płaci czynsz online, możesz wysłać tradycyjny dowód wpłaty czynszu lub elektroniczny. Dzięki Zillow Rental Manager możesz:
- Łatwo i bezpiecznie pobierać czynsz za pomocą ACH, karty debetowej lub kredytowej – jest to bezpłatne dla Ciebie i dla Twojego najemcy, jeśli zdecyduje się zapłacić za pomocą ACH.
- Skonfiguruj płatności automatyczne i automatyczne przypomnienia dla najemcy.
- Otrzymuj powiadomienia, gdy najemca zainicjuje płatność.
