Spójrzmy prawdzie w oczy: każdy popełnia błędy. Więc jeśli popełnisz błąd w formularzu W-2 pracownika, nie panikuj. Zamiast tego dowiedz się, jak poprawić formularz W-2 i podjąć działania.
Możesz poprawić formularz W-2 nawet po złożeniu go w Social Security Administration (SSA). Czytaj dalej, aby poznać rodzaje typowych błędów W-2 i jak poprawić W-2 w oparciu o rodzaj błędu.
Kiedy potrzebujesz poprawionego formularza W-2?
Musisz utworzyć zmieniony formularz W-2, jeśli popełnisz błąd w formularzu W-2, na przykład podając nieprawidłowe nazwiska, numery ubezpieczenia społecznego lub kwoty.
Pracodawcy mogą wprowadzać poprawki do formularza W-2 na formularzach wysyłanych do pracowników, jak również na formularzach składanych w SSA.
Możliwe kary za wypełnienie nieprawidłowego W-2
Niestety wypełnienie zmienionego formularza nie gwarantuje, że odejdziesz bez kar. Możesz podlegać karom, jeśli nie prześlesz formularza W-2 z poprawnymi informacjami do 31 stycznia.
Kwota kar zależy od tego, kiedy złożysz poprawiony formularz W-2. IRS może zwolnić Cię z kar, jeśli możesz wykazać uzasadnione przyczyny błędów.
Aby uniknąć lub zmniejszyć kary, prześlij poprawiony formularz tak szybko, jak to możliwe po odkryciu błędu w formularzu W-2.
Więc jakiego poprawionego formularza potrzebujesz? Formularz W-2c.
Jak poprawić formularz W-2: formularz W-2c
Aby utworzyć poprawiony formularz W-2 po złożeniu, użyj formularza W-2c, Skorygowane zestawienie wynagrodzeń i podatków. Pracodawcy używają formularza W-2c do poprawiania błędów w formularzach W-2 składanych do Social Security Administration. Czasami możesz wysłać formularz W-2c do swojego pracownika, ale nie do SSA (wyjaśnione poniżej).
Skorzystaj z formularza W-2c, aby poprawić błędy popełnione w formularzu W-2, takie jak nieprawidłowe:
- Nazwiska pracowników lub numery PESEL
- Adres pracownika (opcjonalnie do wypełnienia formularza W-2c)
- Rok podatkowy
- Federalny numer identyfikacyjny pracodawcy (FEIN)
- Zarobki pracownika lub zaliczki na podatek
Może zaistnieć potrzeba skorzystania z formularza W-2c, jeśli złożyłeś dwa formularze dla pracownika pod numerem EIN, podczas gdy należało złożyć tylko jeden. Jeśli złożyłeś dwa formularze dla pracownika pod numerem EIN, a wynagrodzenie na jednym było nieprawidłowe, musisz również skorzystać z formularza W-2c.
Wypełnianie W-2c
Jeśli chodzi o wypełnienie formularza W-2c, pierwszym krokiem jest zakup kopii formularza. Wersja formularza znajduje się na stronie IRS, ale ma ona jedynie charakter informacyjny. Nie pobieraj i nie drukuj formularza. Zamiast tego kup formularz korekty W-2 od IRS lub autoryzowanego sprzedawcy (np. Sklep z artykułami biurowymi).
Wypełniając formularz W-2c, używaj czarnego tuszu 12-punktową czcionką Courier, jeśli to możliwe. Sposób wypełnienia formularza W-2c zależy od tego, jaki błąd należy poprawić w formularzu W-2.
Formularz W-2c zawiera te same pudełka, co formularz W-2. Prosi o podanie takich informacji, jak nazwa pracodawcy i numer EIN, imię i nazwisko pracownika i numer PESEL oraz federalne, stanowe i lokalne informacje podatkowe. Jednak w przeciwieństwie do formularza W-2, istnieją dwie kolumny na federalne, stanowe i lokalne informacje o płacach i podatkach. Jedna kolumna dotyczy „wcześniej zgłoszonych” informacji, a druga „poprawnych informacji”.
Być może zastanawiasz się, jak poprawić W-2, podając nieprawidłowy numer ubezpieczenia społecznego. Aby poprawić formularz W-2, wpisując nieprawidłowy numer SSN (i / lub nazwisko pracownika), wystarczy wypełnić pola d – i na formularzu W-2c. Te pola pokazują, co wcześniej zgłosiłeś dla nazwiska i numeru PESEL pracownika, a także poprawki. Nie musisz dotykać federalnych, stanowych lub lokalnych pól płac i podatków.
Aby znaleźć szczegółowe instrukcje na formularzu W-2c, zapoznaj się z poprawionymi instrukcjami W-2 w Ogólnych instrukcjach dotyczących formularzy W-2 i W-3.
Zgłoszenie W-2c
Ponownie wypełnij formularz W-2c, gdy tylko zorientujesz się, że wystąpił błąd.
Możesz wysłać papierowe formularze W-2c lub e-File do Social Security Administration. Ogólnie możesz wybrać dowolną metodę. Jednak SSA wymaga, abyś składał formularze elektroniczne, jeśli musisz złożyć 250 lub więcej formularzy W-2c.
Kiedy składasz formularz W-2c w SSA, musisz również wysłać formularz W-3c, Przekazanie skorygowanych deklaracji płac i podatków.
Formularz W-3c jest formą przekazu dla formularza W-2c, tak jak formularz W-3 jest formą przekazu dla formularza W-2. Musisz przesłać jeden formularz W-3c dla każdej grupy formularzy W-2c, które wysyłasz.
Zawsze składaj formularz W-3c, gdy składasz jeden lub więcej formularzy W-2c (kopia A) w SSA.
Kiedy nie musisz wysyłać formularza W-2c do SSA
Jeśli popełnisz błąd w formularzu W, nie będziesz musiał składać formularza W-2c w SSA -2. Nie wysyłaj formularza W-2c do Social Security Administration, jeśli:
- Podałeś nieprawidłowy adres pracownika na formularzu W-2
- Po wysłaniu formularza W złapałeś błąd -2 do pracownika, ale przed wysłaniem do SSA
Możesz mieć mniej typowe sytuacje, które nie wymagają również wysyłania formularza W-2c do SSA.
Nieprawidłowy adres pracownika
Czy złożyłeś formularz W-2 pokazujący nieprawidłowy adres pracownika w SSA? Czy wszystkie inne informacje były prawidłowe? Jeśli odpowiedziałeś „tak” na oba te pytania, nie przesyłaj formularza W-2c do SSA.
Jeśli umieścisz zły adres na kopiach formularza W-2, które przekazałeś swojemu pracownikowi, musisz wykonać jedną z następujących czynności (ponownie nie przesyłaj formularza W-2c do SSA):
- Wystaw nowy formularz W-2 zawierający poprawny adres. Napisz „REISSUED OŚWIADCZENIE ”na kopiach nowego pracownika
- Wydać pracownikowi formularz W-2c, podając poprawny adres w polu b
- Ponownie wystaw formularz W-2 z nieprawidłowym adresem do pracownika koperta z poprawnym adresem
Wychwycenie błędu przed wysłaniem formularza W-2 do SSA
Jeśli zauważysz błąd po wysłaniu formularza W-2 do pracownika, ale przed wysłaniem go do SSA proces korekty jest inny. Nie dotyczy formularza W-2c.
Zamiast tego zaznacz „nieważne” na kopii A nieprawidłowego formularza W-2 (kopii dla SSA). Następnie przygotuj nowy formularz W-2 z poprawnymi informacjami. Napisz „POPRAWIONO” na pracownik kopiuje je i rozprowadza wśród pracowników. Wyślij poprawną wersję kopii A do SSA (ale nie pisz „POPRAWIONO” na tej kopii).
Mniej typowe sytuacje
Nie używaj formularza W-2c do zgłaszania zaległe spłaty lub poprawienie formularza W-2G, określone wygrane z hazardu.
Jak złożyć poprawiony W-2: najważniejsze fakty
Jeśli chcesz szybko uzyskać informacje na temat Korekta w formularzu W-2, weź pod uwagę następujące kwestie, o których należy pamiętać:
- Użyj formularza W-2c, aby poprawić (większość) błędów popełnionych w formularzu W-2
- Nie składaj formularza W-2c w SSA, jeśli jedynym błędem jest nieprawidłowy adres pracownika lub jeśli zauważysz błąd po wysłaniu go do swojego pracownika, ale przed wysłaniem go do SSA
- Formularz W- 3c podczas wysyłania formularza W-2c do SSA
- Prześlij formularz W-2c, gdy tylko zorientujesz się, że popełniłeś błąd
- Możesz zostać ukarany nieprawidłowy formularz W-2
Jeśli korzystasz z oprogramowania Patriot Software Full Service Payroll, nasze usługi płacowe będą wypełniać formularze W-2 za Ciebie. Wystarczy wydrukować kopie pracownicze i przekazać je swoim pracownikom. Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej już teraz!
Ten artykuł jest aktualizowany w stosunku do pierwotnej daty publikacji, tj. 08.02.2011.
Nie ma to na celu porady prawnej; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.
