Door Tyler Nicely op 17 januari 2020

In dit artikel:

• Wat is een huurbewijs?
• Waarom zou je een huurbewijs gebruiken?
• Hoe schrijf je een huurbewijs
• Hoe stuur je een huurbewijs
• Huurbewijs voor elektronische betalingen

Als uw huurders hun huur betalen door een cheque per post te sturen of deze rechtstreeks bij u af te leveren, kunnen ze om een huurbewijs vragen. Een huurbetaling is hetzelfde als elke andere financiële of retailtransactie, en het verstrekken van kwitanties is een goede zakelijke praktijk. De helft (50%) van de huurders levert hun huur persoonlijk af * – dus als u elke betaling op schrift heeft, kunnen u en uw huurder uw financiën bijhouden. U kunt zelf een huurbewijs-sjabloon maken of onze gratis sjabloon downloaden.

Wat is een huurbewijs?

Een huurbewijs is een document dat bewijst dat een verhuurder of vastgoedbeheerder de huurbetaling van een huurder heeft ontvangen. Een maandelijkse huurbewijs moet worden verzonden nadat een huurder zijn huurfactuur heeft betaald.

Een huurbewijs wordt meestal gebruikt voor:

• Contante betalingen
• Betalingen controleren
• Postwissels

Hoe een huurbewijs werkt

Hier zijn de stappen voor het uitgeven van maandelijkse of eenmalige betalingsbewijzen voor huurders:

1. De verhuurder int de betaling.
2. De verhuurder schrijft en ondertekent het ontvangstbewijs.
3. Zowel de verhuurder als de huurder bewaren een kopie van het huurbewijs voor hun gegevens.

Moet u huurders een kwitantie geven voor borgsommen of huur van huisdieren?

Als verhuurder dient u het bewijs van alle huurderbetalingen te documenteren. Wanneer een huurovereenkomst is ondertekend en een huisdier of borg is betaald, moet een ontvangstbewijs worden afgegeven. Als u een huisdierhuur of andere maandelijkse kosten in rekening brengt, kunnen deze worden vermeld op uw huurbewijs, zolang ze allemaal tegelijkertijd worden betaald. Voor niet-maandelijkse betalingen gebruikt u een ander huurbewijs, zoals een borg.

Waarom zou u een huurbewijs gebruiken?

Een huurbewijs moet door de verhuurder of beheerder worden gebruikt om de manier te stroomlijnen waarop betalingen worden bijgehouden wanneer ze binnenkomen. Huurbewijzen bieden de huurder ook een betalingsbewijs, zodat ze hun financiën kunnen bijhouden .

Hier zijn enkele redenen waarom u altijd een huurbewijs zou moeten uitgeven:

1. Huurontvangstbewijzen creëren een papieren spoor voor contante betalingen

Mogelijk accepteert u geen contant geld, en dat is prima, neem de voorziening gewoon op in uw huurovereenkomst. Maar als u dat doet, toont een huurbewijs een betalingsbewijs voor bedragen die anders niet kunnen worden gevolgd. Als u ooit wordt gecontroleerd, heeft u een manier nodig om uw huurwaarborg te documenteren. Hetzelfde geldt voor betalingen per postwissel, die meer verhuurders bereid zijn te accepteren.

2. Huurbewijzen kunnen worden gevraagd door de stad of staat

Verschillende staten eisen dat verhuurders een ontvangstbewijs op verzoek, dus controleer uw lokale wetgeving. De statuten variëren, waarbij sommige staten een ontvangstbewijs verplichten voor alle vormen van betaling en andere alleen ontvangstbewijzen vereisen voor contanten of postwissels. Maar zelfs als u geen wettelijke verplichting heeft, is het verstrekken van een huurbewijs op verzoek een goede zakelijke gewoonte.

3. Huurbewijzen vereenvoudigen uw administratie

Uw verhuurder is alleen dat – een bedrijf. En boekhouding is een belangrijk onderdeel van elk bedrijf, vooral wanneer financiële transacties zo groot zijn als maandelijkse huurbetalingen. Of u nu uw boekhouding doet met huurspecifieke software, een spreadsheet voor huurinkomsten en -kosten of papieren bestanden, u moet een kopie van het huurbewijs van de verhuurder in papieren of digitale vorm bewaren voor elke betaling die de huurder doet.

4. Huurbewijzen helpen geschillen te minimaliseren.

Als een huurder beweert een huurbetaling te hebben gedaan die je nooit hebt ontvangen, zal een huurbewijs – of het ontbreken daarvan – het verhaal vertellen. Als huurgerelateerde problemen escaleren, kan het hebben van een duidelijk overzicht van de ontvangen betalingen ook uw geloofwaardigheid vergroten en uw zaak ondersteunen.

Als u zich zorgen maakt, zal een huurder een huurbewijs gebruiken om te claimen dat de huur is betaald wanneer een cheque terugkeert, hoeft u zich geen zorgen te maken:

• Huurbewijzen beschermen de uitsmijters van cheques niet.
• De teruggestuurde cheque is voldoende bewijs dat de betaling niet geldig was.

Als verhuurder dient u een kopie van het huurbewijs te bewaren voor uw administratie en de details in een betalingsvolgsysteem. Dit helpt je bij het bijhouden van te late betalingen, teruggestuurde cheques, gemiste betalingen en andere problemen.

Hoe schrijf je een huurbewijs

Onze gebruiksvriendelijke sjabloon voor huurbonnen biedt alles u moet betalingsbewijzen voor huurderbetalingen creëren.Bij het schrijven van een huurbewijs, moet u het volgende vermelden:

• De datum waarop de betaling is ontvangen
• De volledige naam van de huurder
• De volledige naam van iemand anders die de betaling heeft gedaan namens de huurder
• De naam van de verhuurder of beheerder die de betaling heeft ontvangen
• Het adres van de huurwoning en het unitnummer
• De huur betalingsbedrag en alle andere betalingen zoals nutsvoorzieningen of huur van huisdieren
• De betalingswijze
• De betalingstermijn van de huur (bijv. 1-31 mei 2019)
• Het resterende maandelijkse saldo en eventuele late kosten, indien van toepassing.

Zodra een betaling is verwerkt, moet u de afdrukbare huurbon ondertekenen en dateren.

Hier is een voorbeeld van een huurbewijs :

Deze gratis proefhuurbon (die u kunt downloaden via de groene knop bovenaan het artikel) is een aanpasbaar document, zodat u de informatie kunt invoeren in plaats van deze af te drukken en met de hand te schrijven de details. Dit maakt het gemakkelijk om fouten te voorkomen, en u kunt zelfs het ingevulde ontvangstbewijs voor huurbetaling naar uw huurder e-mailen om aflevering te garanderen.

Hoe u een huurbewijs verzendt

Er zijn een paar manieren om een huurbewijs te verzenden:

• Druk het af en bezorg het persoonlijk aan de huurder.
• Druk het ontvangstbewijs af en mail het naar de huurder.
• E-mail het betaalde huurbewijs aan de huurder in pdf-formaat.

Huurbewijzen voor elektronische betalingen

Terwijl huurbewijzen traditioneel worden gebruikt voor contant geld, cheques of postwisselbetalingen, geeft 57% van de huurders er de voorkeur aan online te betalen * – en huurbewijzen zijn nog steeds belangrijk voor de boekhouding en de administratie van uw huurder. Als de huurder de huur online betaalt, kunt u een traditioneel betalingsbewijs voor de huur of een elektronische factuur sturen. Met Zillow Rental Manager kunt u:

• Gemakkelijk en veilig huur innen met ACH, debet of krediet – het is gratis voor u en gratis voor uw huurder als hij ervoor kiest om met ACH te betalen.
• Stel automatische betalingen en automatische herinneringen in voor uw huurder.
• Meldingen ontvangen wanneer een huurder een betaling initieert.