Om succesvol te zijn op het gebied van projectbeheer, is het vermogen om de kosten van een project te schatten vitaal. Als u een projectmanager bent die in het diepe wordt gegooid en moeite heeft om met nauwkeurige, realistische schattingen te komen, helpt het om twee van de belangrijkste schattingsstatistieken volledig te begrijpen die u meteen op uw projecten kunt toepassen: ROM en definitief.

Een projectmanager kan helpen om nauwkeurigere schattingen op te stellen; om te beginnen is het essentieel om alle invoer correct te krijgen bij het berekenen van de kosten. Sommige projectmanagers gebruiken historische gegevens bij het berekenen van de kosten van een project; hoewel dit in bepaalde situaties kan werken, zal dit op de lange termijn leiden tot grotere variaties in geschatte en uiteindelijke kosten.

Leer transformerende projecten in het digitale tijdperk op te leveren en blinkt uit op het gebied van projectmanagement met de projectmanagementtraining van Simplilearn.

Er zijn in wezen twee manieren om de kosten van een project te schatten. Een van de meest gebruikte technieken is de ROM-schatting of Rough Order of Magnitude-schatting. Een andere manier om de kosten van een project te schatten, is door een definitieve schatting te gebruiken.

De manier waarop de kosten worden geschat, verschilt in beide methoden, en het is belangrijk voor elke projectmanagementprofessional om te begrijpen hoe beide schattingen werk. Afhankelijk van de gebruikte methode, zal een bedrijf meer of minder tolerantie hebben voor afwijkingen van de schatting.

Laten we deze twee technieken eens nader bekijken.

Bent u een professional die de ambitie heeft om projectmanager te worden? Probeer deze PMP-oefenvoorbereidingsvragen te beantwoorden en beoordeel jezelf.

Wat is een Rom-schatting?

Een ROM-schatting wordt over het algemeen voltooid in een van de eerste fasen van een project. Wanneer een bedrijf of bedrijf een ROM-kostprijs wil laten voltooien, zoeken ze in het algemeen naar een honkbalnummer in plaats van een exact cijfer.

De variatie tussen geschatte en werkelijke kosten met een ROM-schatting kan gemakkelijk plus of min zijn. min vijftig procent. Iedereen die een ROM-schatting opstelt, moet er zeker van zijn dat de nauwkeurigheid van de schatting sterk kan variëren, vooral als deze zich in de vroege stadia van een project bevindt.

Hoe maak ik een ROM-schatting?

Hoewel er een meer geaccepteerde variatie is met een ROM-schatting, is het nog steeds van vitaal belang dat een projectmanagementprofessional het werk voltooit om de schatting zo nauwkeurig mogelijk te maken. Er zijn grenzen aan wat acceptabel is met betrekking tot de prijsvariatie.

Vaak worden projecten over een periode van meerdere jaren voltooid. Het kan moeilijk zijn om de kosten van grondstoffen of arbeid over een periode van meerdere jaren te voorspellen en uit te zetten. Er zijn echter gegevens bekend waarvan de projectmanager zeker weet dat deze correct is. Als algemene regel geldt dat hoe langer de tijdshorizon voor het project, hoe meer variatie in de uiteindelijke prijs mogelijk is.

Bijvoorbeeld, als iemand de bouw van een nieuw huis schatte op $ 200.000 en de uiteindelijke kosten $ 1.000.000 was, zou het niveau van variatie niet acceptabel zijn. Bij het maken van kostenramingen met behulp van deze methode, is het belangrijkste aspect om de bekende factoren correct te krijgen.

Tools voor ROM-schattingen

Er zijn verschillende handige tools op de markt om projectmanagers te helpen geef waarschijnlijke ROM-schattingen. SEER is een interoperabele suite van producten die projectmanagers kunnen helpen bij vele stappen, inclusief softwareoplossingen die helpen bij zowel ROM als definitieve schattingen.

Er zijn ook ROM-sjablonen zoals deze van Doctonic die helpen bij het in kaart brengen van alle variabelen waarmee rekening moet worden gehouden.

Wat is een definitieve schatting?

Een definitieve schatting verschilt sterk van een ROM-schatting. Ten eerste is het geaccepteerde niveau van variatie tussen de verwachte kosten en de uiteindelijke kosten gewoonlijk -10% tot + 10%. Een bedrijf of klant die om een definitieve schatting vraagt, heeft meestal veel minder ruimte voor fouten dan een bedrijf dat ROM-prijzen accepteert.

Iedereen die lang genoeg op het gebied van projectmanagement heeft gewerkt, weet hoe moeilijk het maken van een definitieve schatting kan zijn voor een lang of complex project. Dit betekent dat de persoon die de kostenraming voor een project opstelt met behulp van een definitieve schatting een aanzienlijke hoeveelheid onderzoek moet verrichten om de variatie zo laag te krijgen.

Een definitieve schatting kan ook onjuist blijken te zijn, aangezien het waarschijnlijk is gebaseerd op nogal wat aannames, inclusief factoren waarop niemand controle heeft. Het veranderen van schattingen is een geaccepteerd feit, en de enige manier om onzekerheid in schattingen tegen te gaan, is door ze regelmatig bij te werken – hoe meer onzekerheid, hoe vaker ze opnieuw moeten worden bekeken. Dit is de enige manier om de risico’s te beperken. De PMBOK noemt dit “rollende golfplanning”.”

Hoe maak ik een definitieve schatting?

De methode voor het maken van een definitieve schatting moet gedetailleerder zijn dan een ROM-schatting. Bovendien moeten er meer solide gegevens zijn bij het maken van een definitieve schatting. Een bedrijf of bedrijf kan niet verwachten dat er een nauwkeurige definitieve schatting wordt gemaakt als de juiste gegevenspunten niet worden verstrekt. Over het algemeen zijn er contractdocumenten en een omvang van het werk die wordt verstrekt om de schattingsclaims te ondersteunen. Een definitieve schatting moet worden gemaakt op basis van volledig ontworpen plannen met verschillende scenario’s die kunnen worden geprojecteerd.

Alle directe kosten die aan het project zijn verbonden, zoals bouwmaterialen en arbeid voor een huis, moeten worden gespecificeerd. Een onvoorziene gebeurtenis moet ook worden opgenomen in een definitieve schatting die een projectmanager kan dekken in het geval dat de marktomstandigheden veranderen. Om het voorbeeld van de woningbouw te gebruiken: als de prijs van bakstenen plotseling met vijftig procent stijgt, zou het niet redelijk zijn dat de geschatte kosten van bakstenen in het huis hetzelfde zullen zijn als de uiteindelijke kosten. Om de impact van deze situatie te helpen verminderen, moeten indirecte kosten ook in een project worden begroot.

Kijkt u ernaar uit om een stempel te drukken op het gebied van projectmanagement? Zo ja, schrijf u dan nu in voor het Project Management Fundamental Program en kom een stap dichter bij uw carrièredoel!

Tools voor definitieve schattingen

Veel bedrijven bieden sjablonen en rekenmachines om te helpen bij definitieve schattingen. Smartsheet biedt een sjabloon naast een handige gids voor het schatten van projectkosten.

Als algemene regel is het belangrijk om te begrijpen dat een schatting slechts zo goed is als de input die wordt ingevoerd. Enige wilde variaties in marktkosten of afwijkingen van het plan kunnen en zullen resulteren in minder nauwkeurig.

Hoe bereken ik variatie voor deze schattingen?

Als projectmanager is het belangrijk om accuraat rekening te kunnen houden met variatie. Als de geschatte kosten van een project $ 200.000 bedragen en de werkelijke kosten van het project $ 250.000 bedragen, is de dollarvariatie $ 50.000. Wat er echter echt toe doet, is de procentuele variatie. In dit geval nemen we het verschil van $ 50.000 en delen dat door de geschatte kosten van het project van $ 200.000. In dit eenvoudige voorbeeld zou de kostenvariatie 25% bedragen. Dit zou acceptabel zijn voor een ROM-schatting, maar niet voor een definitieve schatting.

Als algemene regel is het belangrijk om te begrijpen dat een schatting slechts zo goed is als de invoer die wordt ingevoerd. Variaties in marktkosten of afwijkingen van het plan kunnen en zullen resulteren in schattingen die minder nauwkeurig zijn.

Conclusie

Een ROM-schatting en een definitieve schatting functioneren verschillend in termen van zowel omvang als detail. Een klant of bedrijf dat om een ROM-schatting vraagt, zal een heel andere set van verwachtingen hebben dan iemand die om een definitieve schatting vraagt. Uw begrip van de verschillen tussen ROM-kosten, ROM-prijzen, ROM-schatting en definitieve schatting zijn een cruciale eerste stap bij het ontwikkelen van de reikwijdte van een project.

Elke definitieve schatting moet een omvang van het werk bevatten en een gespecificeerde lijst van kosten die in het project zijn gegaan. In tegenstelling tot een ROM-schatting, is het niet waarschijnlijk dat een bedrijf grote afwijkingen van de geschatte en uiteindelijke kosten zal tolereren of accepteren. Ten slotte is het als projectmanager belangrijk om de verwachtingen van de nauwkeurigheid van de verschillende schattingsmethoden uiteen te zetten. Een bedrijf moet begrijpen dat een ROM-schatting lang niet zo nauwkeurig zal zijn als een definitieve.